A reunião por videoconferência se tornou uma realidade para empresas de todos os portes, especialmente para aquelas que concentram a maioria de suas ferramentas em um ambiente online, mesmo que trabalhem em modo híbrido ou presencial.
Infelizmente, muitas corporações podem não estar devidamente preparadas para uma videoconferência bem-sucedida. É por isso que, neste conteúdo, vamos falar sobre: como funciona a videoconferência, o que você deve procurar em uma plataforma, dicas práticas e mais.
Veja os benefícios dessa abordagem e quais são as melhores ferramentas para realizar reuniões produtivas!
O que é videoconferência ?
A videoconferência é um formato de comunicação que permite a realização de reuniões em tempo real. Para isso, ela usa tecnologias de áudio e vídeo, permitindo que os colaboradores vejam e ouçam uns aos outros.
O processo precisa de conexão à internet, bons dispositivos e programas, e, de preferência, um agendamento. Os participantes costumam receber o link para o acesso à videoconferência, e assim podem se conectar por vídeo de qualquer lugar do mundo.
Qual a diferença entre videoconferência e videochamada?
A diferença entre videoconferência e videochamada está principalmente no número de participantes, no propósito da comunicação e nos recursos disponíveis.
A videochamada é mais simples e direta, ideal para comunicação rápida entre duas pessoas ou pequenos grupos, e usada frequentemente em aplicativos de comunicação mais informais.
Já a videoconferência tem estrutura mais profissional e colaborativa, permite vários participantes simultâneos, geralmente com controle de acesso. É muito usada em reuniões de equipe, entrevistas, workshops e treinamentos.
É preciso que ela conte com recursos mais robustos, como gravação, transcrição, enquetes, integração com agendas e mais segurança. Para o ambiente corporativo, a videoconferência é a escolha mais segura e funcional.
O que é preciso para fazer uma videoconferência?
Para garantir esse aumento da eficiência e da produtividade a partir do uso da videoconferência, é importante contar com a plataforma certa. Confira o que é preciso:
1. Boa capacidade de pessoas
A plataforma deve ter a capacidade de acomodar os participantes que a sua empresa precisa, variando de algumas dezenas a centenas de pessoas. Além disso, ela deve permitir que você controle quem pode entrar na reunião para ter segurança e privacidade.
2. Compartilhamento de tela, áudio e vídeos
A plataforma deve proporcionar um vídeo de qualidade, suportando chamadas com clara visualização e áudio nítido, sem atrasos. A ferramenta também deve permitir que você compartilhe a tela, faça apresentações e colabore em arquivos. Esses fatores também vão depender dos equipamentos e da internet.
3. Versão para aplicativo móvel
Uma boa plataforma deve ter um aplicativo para permitir que os participantes usem os seus dispositivos móveis, como smartphones e tablets, para colaborar e participar de qualquer lugar, a qualquer momento.
4. Sessões de reunião por videoconferência seguras
É importante que você conte com recursos como criptografia de ponta a ponta, autenticação de dois fatores, controle de acesso e mais. Eles são essenciais para proteger a privacidade dos dados.
É o caso da plataforma Zoho Meeting, onde as gravações contam com criptografia e armazenamento seguro, e o acesso às reuniões pôde ser restringido por autenticação de dois fatores. O resultado? Segurança reforçada, confidencialidade e mais confiança.
Com a Zoho, você reduz riscos jurídicos e promove mais transparência, até mesmo com impacto financeiro.
5. Gravação da reunião
O recurso de gravar uma reunião é útil para usar o vídeo para referências futuras, treinamentos, registros e para compartilhar com aqueles que não puderam comparecer. Use uma plataforma que grave, reproduza e compartilhe gravações com colaboradores.
6. Solução de webinar
Além de videoconferências tradicionais, uma boa plataforma pode oferecer possibilidade de webinar para que você realize apresentações para vários participantes, com recursos como perguntas e respostas, enquetes e mais.
7. Área de chat
Um recurso de chat instantâneo dentro da plataforma vai te ajudar a agilizar várias tarefas durante a reunião. Troque mensagens e compartilhe links com a sua equipe para facilitar o fluxo.
8. Compartilhamento de arquivos
A plataforma deve possibilitar que você compartilhe arquivos com a equipe durante a videoconferência para colaboração e debate, seja de documentos, projetos, apresentações e outros materiais.
9. Geração de relatórios
Uma boa plataforma de videoconferência pode ainda fornecer recursos de geração de relatórios para acompanhar o desempenho das reuniões: veja métricas como o número de participantes, duração e engajamento.
10. Planos flexíveis e escaláveis
Garanta planos flexíveis e escaláveis, que se adaptem às necessidades da empresa e possam ser expandidos ou reduzidos conforme necessário. O Zoho Meeting tem todas essas vantagens e muito mais!
A plataforma tem amplos recursos para facilitar o dia a dia da sua empresa, seja para reunião online ou webinar. Ela ajuda o seu time a colaborar e trabalhar com mais eficácia.
Aproveite reuniões seguras, com integração a calendários, controle de participantes, criptografia, chat, amplo suporte e mais. O Zoho Meeting tem um plano gratuito, mas, se você quiser funções avançadas, pode contar com planos pelo melhor custo-benefício.
O que uma ferramenta de vídeoconferência precisa ter?
E o que uma boa ferramenta de videoconferência precisa oferecer? Falamos um pouco no tópico anterior, mas reforçamos na lista abaixo as funcionalidades que são essenciais!
Alto volume de participantes e funções de controle de acesso ;
Qualidade de áudio, vídeo e compartilhamento de tela compatível para diferentes eventos ;
Aplicativo móvel disponível ;
Segurança robusta nas reuniões ;
Gravação e compartilhamento de reuniões ;
Funcionalidades de webinar integradas ;
Chat em tempo real durante a chamada .
Qual a melhor plataforma para videoconferência
Existem diversos benefícios no uso da videoconferência. Como você já sabe, contanto que você tenha acesso a uma Internet estável (com ou sem fio) e um dispositivo, é possível realizar a reunião de qualquer lugar do mundo.
Não importa a ocupação que você exerça, onde quer que esteja, você pode planejar e definir metas com a sua equipe de trabalho. Seja viajando localmente, em outra cidade ou até em outro país num fuso horário completamente diferente.
Conte com o Zoho Meeting para entregar todos esses recursos com foco em segurança e produtividade, dois pilares que não podem faltar na empresa moderna.
Confira:
1. Reuniões instantâneas e programadas
Planeje reuniões e envie convites aos participantes com a agenda. Para colaboração instantânea, inicie reuniões imediatamente e compartilhe o link por chat, SMS ou e-mail.
2. RSVP e lembretes
Tenha RSVPs dos convidados para saber quem estará presente com antecedência. Edite ou replaneje sua reunião, envie lembretes automáticos com links e informações.
3. Links de reunião incorporados
Incorpore links de reunião no site da sua organização para que os membros possam participar apenas digitando seus endereços de e-mail.
4. Adicionar co-hosts
Compartilhe as responsabilidades de hospedagem com outro colaborador. Atribua a função de co-host para que ele possa iniciar e gerenciar na sua ausência.
5. Reuniões privadas
Mantenha reuniões confidenciais para protegê-las. Seja notificado quando alguém tentar entrar e escolha se deseja conceder acesso.
6. Controles do moderador
Conduza discussões, controle interrupções e até silencie todos os participantes ou apenas alguns. Você também pode remover usuários.
7. Plano de fundo virtual
Ative planos de fundo virtuais durante reuniões online. Escolha entre imagens estáticas e GIFs.
8. Quadro branco
Use o quadro branco para colaborar em tempo real com os participantes, trocando ideias, anotações, fluxogramas, resumos e mais.
9. Pesquisas em tempo real
Crie pesquisas ao vivo e reúna insights, podendo compartilhar resultados com outros participantes.
10. Breakout rooms
Divida as reuniões em grupos menores e focados com os breakout rooms, transformando uma chamada extensa em sessões mais produtivas.
11. Inteligência artificial
Com a Inteligência Artificial do Zoho Meeting, você cria experiências mais imersivas e memoráveis.
Tenha a Zia, a sua assistente virtual de Inteligência Artificial, e cumpra tarefas em poucos cliques.
Aproveite o recurso de transcrição que converte automaticamente os discursos das suas sessões em texto em questão de minutos, transformando horas de discussões em pontos-chave concisos e organizados.
Gere palestras e transcrições automaticamente, de forma precisa e completa, e deixe a IA capturar sem esforço a essência do que é discutido nas reuniões, facilitando a recuperação de informações e o acompanhamento delas.
Copie ou baixe as transcrições, evite fazer tudo manualmente e ganhe economia de tempo, mais eficiência, além de se livrar daquelas tarefas que custam a sua colaboração e criatividade.
O Zoho Meeting é parte do Zoho Workplace, a melhor suíte de produtividade para apoiar a sua empresa na garantia dos melhores resultados!
A suíte é baseada na nuvem, ideal para empresas que buscam colaboração integrada, comunicação eficiente e segurança em cada etapa. Além do Meeting, é composta por aplicativos como:
Zoho Mail (email corporativo),
Zoho Cliq (chat corporativo),
Pacote Office: Zoho Writer (editor de texto online), Zoho Sheet (planilhas), Zoho Show (apresentações),
Zoho WorkDrive (armazenamento e compartilhamento de arquivos na nuvem),
Zoho Connect (intranet social corporativa),
E mais. Conheça o Zoho Workplace, a plataforma que oferece tudo o que sua equipe precisa para trabalhar com agilidade, seja no escritório ou remotamente.
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