Soluções para trabalho remoto

Soluções para trabalho remoto - Zoho

É importante entender e testar boas soluções para trabalho remoto por conta da rápida disseminação do COVID-19. Leia o conteúdo completo que preparamos!

Mesmo algumas das maiores empresas de tecnologia do mundo, como Google, Amazon e Facebook, implementaram o trabalho remoto, e não se sabe quando isso mudará.

Se sua empresa nunca teve funcionários em tempo integral trabalhando remotamente antes, essa pode ser uma transição desafiadora. Graças à tecnologia, no entanto, os funcionários podem ser tão produtivos em casa quanto no escritório, se não mais.

Mas afinal,  você sabe como funciona o trabalho remoto?

Quando falamos em trabalho remoto, nos referimos a uma situação em que uma pessoa não precisa se deslocar ao escritório para realizar atividades laborais CLT ou prestar serviços a terceiros.

Na maioria das vezes, as pessoas optam por trabalhar em um espaço da própria casa, mas há opções como o coworking — uma alternativa para mudar o ambiente, ou para quem precisa de mais espaço reservado e ferramentas não disponíveis em casa.

De qualquer forma, os requisitos mínimos incluem uma boa conexão com a internet e um computador. Para implantar com sucesso um home office em uma empresa, ela deve ter uma boa cultura organizacional, sendo necessário:

● Ter um sistema de gestão envolvendo tanto funcionários internos quanto remotos;

● Investir na criação e gestão de equipas;

● Defina metas e papéis claros;

● Forneça treinamento para que os trabalhadores remotos façam seus trabalhos sem grandes contratempos.

As novas tecnologias também são ferramentas essenciais: telefones celulares, tablets, computadores, laptops, câmeras digitais e outros dispositivos de acesso e comunicação à internet são necessários para que as pessoas cumpram seus compromissos.

Além disso, as empresas precisam ter uma intranet clara, fornecer ferramentas para trabalhar em casa e estabelecer um canal de comunicação para videochamadas para facilitar as reuniões remotas.

Com isso, o trabalho será completamente normal, sem a necessidade de os profissionais irem ao escritório todos os dias, mas mantendo a comunicação entre as equipes.

Um dos cuidados que as organizações devem tomar ao implementar um home office é a segurança dos dados. Um bom gerenciamento de conformidade é fundamental para a confiabilidade e o relacionamento de uma empresa com as partes interessadas. Portanto, treinamento, segurança e auto responsabilidade devem ser prioridades para equipes remotas.

E quanto ao tempo? O trabalho remoto pode ser configurado em regime de meio período, com certos dias da semana indo para o escritório ou uma carga de trabalho diária reduzida.

Durante a pandemia, como agora, todo o trabalho pode ser feito remotamente, ajudando a manter a saúde dos colaboradores.

Se você é um gerente ou membro de uma equipe de TI ou liderança, você tem mais responsabilidade. Você precisa garantir o bem-estar da organização e, por sua vez, esses cargos devem garantir que os funcionários possam trabalhar de forma cada vez mais eficaz sem colocar a organização em risco. No entanto, não é fácil, principalmente quando falamos de trabalho remoto. Vamos dar uma olhada em cinco dicas que ajudarão seus funcionários a trabalhar de forma eficaz e a se manterem seguros.

Tenha ferramentas de segurança para trabalho remoto

Muitas empresas já possuem algum tipo de infraestrutura que permite o trabalho remoto – no entanto, muitas não possuem a tecnologia e o conhecimento necessários para permitir que todos os funcionários trabalhem em casa. É importante garantir que você tenha algumas ferramentas básicas para habilitar o acesso remoto, como VPNs, serviços em nuvem como o Zoho e opções de armazenamento como o Zoho Workdrive.

Mas não se contente com o mínimo. O mundo como o conhecemos acabará se adaptando a um novo normal, um futuro cheio de falhas. Esses investimentos serão úteis novamente se seu escritório de tijolo e argamassa precisar ser fechado para um evento menor, como manutenção, ou um grande evento, como um desastre natural.

Cuidado com ataques cibernéticos

Embora alguns grupos de cibercriminosos tenham se comprometido a não realizar nenhum ataque que prejudique outras pessoas durante esta crise, não tome isso como uma forma de garantia. À medida que as pessoas continuam a trabalhar em redes domésticas não seguras, muitos cibercriminosos veem isso como uma oportunidade única na vida.

Certifique-se de que seus funcionários saibam como lidar com tentativas de ataques, como phishing. Embora algumas tentativas de ataque sejam fáceis de identificar, outras podem ser bastante sofisticadas. Lembre seus funcionários de que organizações legítimas não solicitarão detalhes pessoais e peça que verifiquem todos os links antes de clicar. Para entender quais funcionários são mais vulneráveis ​​a esse tipo de ataque, crie seus próprios e-mails de phishing e acompanhe quais funcionários caíram em golpes falsos.

Além disso, certifique-se de que toda a sua tecnologia esteja atualizada, incluindo as máquinas e redes que seus funcionários estão usando. Muitos hackers fazem engenharia reversa de atualizações de software para encontrar vulnerabilidades, portanto, um dispositivo não atualizado pode colocar toda a sua organização em risco. É importante pedir aos funcionários que atualizem suas máquinas.

Garanta que seus colaboradores estejam conectados em dispositivos e redes seguros

Quando as empresas locais reabrem, alguns de seus funcionários podem começar a desejar trabalhar em um ambiente diferente. No entanto, os funcionários devem ter cuidado ao usar redes Wi-Fi públicas gratuitas e devem habilitar uma VPN adequada.

Como essas redes geralmente não oferecem nenhuma criptografia, elas se tornam uma emboscada para hackers observarem o tráfego do seu computador. Se seus funcionários não tiverem acesso à Internet em casa, forneça a eles pontos de acesso – embora isso possa custar dinheiro, custará muito menos do que interromper toda a rede.

Além disso, certifique-se de que os funcionários estejam trabalhando apenas em dispositivos aprovados pela empresa. As equipes de TI podem garantir que os dispositivos atendam aos padrões de segurança e, em seguida, garantir a compatibilidade com as redes corporativas, mas os dispositivos pessoais trazem uma nova dimensão aos ataques cibernéticos.

Se você permitir o uso de dispositivos pessoais, certifique-se de que sua equipe de TI verifique o dispositivo para garantir que ele siga as diretrizes de segurança de sua organização.

Encontre novas maneiras de conectar os trabalhadores

Os colaboradores devem ser incentivados a usar serviços como Zoho Meeting, Zoho Show, entre outras soluções e programas de colaboração semelhantes. Como seus colaboradores atualmente não podem falar sobre seus projetos pessoalmente, você precisa garantir que eles ainda possam se comunicar de forma eficaz.

Além disso, alguns de seus funcionários mais extrovertidos podem ficar frustrados por não terem as interações diárias espontâneas com seus colegas. Se você faz parte de uma equipe de liderança, incentive sua equipe a encontrar maneiras de se divertir e se conectar ao longo do dia.

Por exemplo, você pode iniciar um bate-papo do Zoho Cliq onde os colaboradores podem se envolver e relaxar. Às vezes, essas conversas dão aos seus funcionários um impulso extra de motivação para o dia de trabalho e podem ajudá-los a se sentirem mais conectados à organização como um todo.

Garanta a adoção da tecnologia

Sem dúvida, sempre haverá um membro da sua organização que não gosta de uma das soluções de trabalho remoto aprovadas pela sua organização. Embora todos tenham direito à sua própria opinião, a adoção de novas tecnologias pode unir toda a sua organização.

Antes de enviar um email, considere como você pode incentivar a adoção do Microsoft Teams em sua organização. Muitas pessoas evitam a solução porque simplesmente não entendem e não acreditam que a opção funcione. Com alguma educação e orientação profissional, você pode ajudar esses funcionários a entender como determinados aplicativos podem ajudá-los a colaborar com suas equipes.

Por que implementar o trabalho remoto?

Quando se fala em trabalho remoto, uma das vantagens mais citadas tem a ver com o controle da sua agenda. Não ter que reservar tempo é o que muitos funcionários desejam. No entanto, você precisa garantir que eles sejam responsáveis ​​e organizados o suficiente para usar essa flexibilidade.

Além de não ter que perder tempo e recursos no deslocamento diário entre o escritório e a casa, os benefícios de trabalhar remotamente para os funcionários incluem:

● mais autonomia;

● maior produtividade;

● mais vida familiar;

● oportunidades trabalho;

● menos estresse.

Além disso, esse tipo de trabalho permite que pessoas com deficiência se integrem melhor às equipes.

Portanto, desde que as organizações tenham as soluções de RH certas para implementar o teletrabalho, essa é uma medida que pode gerar enormes benefícios, reduzir custos e aumentar a produtividade da equipe.

Benefícios do gerenciamento de conteúdo corporativo do trabalho remoto

O CRM pode agregar valor a organizações de qualquer tamanho ou configuração, e os benefícios da solução são ainda mais pronunciados para trabalhadores remotos. Abaixo estão os benefícios específicos que o CRM traz para um ambiente de trabalho remoto.

1. Melhor experiência geral do cliente

Os documentos digitalizados são mais fáceis de encontrar, pesquisar e analisar, melhorando sua capacidade de responder às perguntas dos clientes e simplificando seu fluxo de trabalho, melhorando sua prestação geral de atendimento ao cliente.

Os recursos de digitalização e automação do CRM permitem que sua organização acelere os processos em toda a empresa e aumente a produtividade reduzindo os tempos de espera do cliente. Essas melhorias no atendimento ao cliente podem aumentar o envolvimento e a retenção do cliente, aumentando assim o ROI das soluções de CRM.

2. Aprimore a segurança do conteúdo por meio da autenticação do usuário e outras práticas

Ao contrário da crença popular, o armazenamento de documentos digitais pode realmente fornecer proteção de segurança mais eficaz do que o armazenamento tradicional de documentos em papel – que podem ser roubados, perdidos, danificados ou destruídos.

O CRM permite a modificação fácil das permissões e autenticação do usuário para que apenas pessoal autorizado possa acessar determinado conteúdo, incluindo documentos confidenciais ou confidenciais.

3. Melhore a conformidade de ativos digitais

O CRM aplica uniformemente a política de conteúdo da sua empresa, melhorando a consistência com guias de estilo e outros requisitos de documentação. A tecnologia também pode dar suporte à conformidade legal de contratos e outros registros – um recurso importante ao assinar e gerenciar documentos remotamente.

4. Simplifique o acesso e o uso de conteúdo para aumentar a produtividade remota

O CRM melhora o acesso ao conteúdo interno para todos os funcionários sem comprometer a segurança. O armazenamento de documentos digitais é contínuo e o conteúdo digital aplicável pode ser facilmente integrado aos fluxos de trabalho existentes. Isso permite que sua organização aprimore os processos estabelecidos que são críticos para suas operações.

5. Melhor monitoramento de faturamento e fluxo de caixa

O CRM substitui o processo de faturamento tradicional por ferramentas digitais que fornecem faturas, saldos de pagamento e lidam com atividades de faturamento. Essas eficiências podem reduzir os tempos de resposta em horas, dias ou até semanas. O monitoramento digital facilita o acompanhamento das contas e garante o rápido processamento das faturas em aberto, melhorando seu fluxo de caixa.

Usando o CRM para melhorar as taxas de sucesso do trabalho remoto

Sem gerenciamento de conteúdo corporativo, as limitações impostas pelo trabalho remoto reduzem a produtividade e aumentam os riscos de segurança. Isso afeta diretamente o potencial de receita de uma organização e a exposição ao passivo financeiro.

Ao adotar o CRM, você pode proteger seu conteúdo e ativos de negócios dos riscos representados pelo trabalho remoto, ao mesmo tempo em que oferece suporte a fluxos de trabalho diários com automação, acesso seguro e outras ferramentas de aumento de produtividade.

Invista em sua força de trabalho remoto

Se a sua organização vê os acordos de trabalho remoto como um mal necessário ou uma oportunidade de inovação, certifique-se de ter as ferramentas e soluções certas para impulsionar o sucesso pessoal e em toda a empresa.

Um arranjo de trabalho remoto bem-sucedido requer as soluções de software certas para dar suporte às operações comerciais diárias. Embora o trabalho remoto ofereça benefícios tanto para as empresas quanto para seus funcionários, esses benefícios só podem ser percebidos por ambas as partes se o trabalho remoto permitir a mesma produtividade de um ambiente de trabalho tradicional e aproveitar as eficiências dos acordos de trabalho remoto.

O trabalho remoto representa uma grande mudança para trabalhadores e empresas, mas o planejamento e a infraestrutura corretos podem desempenhar um papel importante. O software de trabalho remoto oferece um conjunto de ferramentas e serviços que permitem mover seus funcionários para um ambiente totalmente remoto sem perder o ritmo, mas ainda requer alguma preparação para tornar a mudança o mais fácil possível.

Antes de implementar uma solução de trabalho remoto para sua empresa, siga estas etapas para garantir que você esteja lidando com essa transição da maneira certa.

1. Identifique seus recursos essenciais de software de trabalho remoto.

A maioria das empresas exige uma variedade de recursos de software para tornar o trabalho remoto uma opção viável. Mas algumas empresas podem confiar mais em determinados serviços do que outras. Por exemplo, uma empresa de serviços financeiros precisa do melhor firewall, VPN e outros recursos de segurança de rede muito mais do que uma agência de marketing.

Ao mesmo tempo, sem acesso a ferramentas remotas de gerenciamento de projetos, bem como ferramentas de colaboração baseadas em nuvem e canais acessíveis para se comunicar com os membros da equipe por meio de bate-papo e vídeo, os gerentes de projeto não podem supervisionar as tarefas e a conclusão do projeto.

Antes de explorar suas opções de software e identificar possíveis soluções, liste as necessidades básicas e certifique-se de que sua solução de software de trabalho remoto esteja à altura da tarefa.

2. Compare as soluções de software de trabalho remoto para encontrar a melhor solução.

O ideal é que as empresas escolham uma solução de trabalho remoto que atenda a todas as suas necessidades, oferecendo uma solução de trabalho abrangente que possa atender a todos os funcionários. Com uma lista de suas necessidades, encontre uma solução que atenda a todas elas.

Em alguns casos, as organizações podem não conseguir encontrar soluções que atendam a todas as suas necessidades profissionais. Ou eles podem já estar usando soluções existentes como a Zoho, que a empresa planeja manter à medida que avança para o trabalho remoto.

Embora isso crie software adicional para instalar e gerenciar – e integrar com a pilha de software da sua empresa – pode ajudá-lo a escolher uma solução de trabalho remoto que melhor complemente suas necessidades atuais, levando em consideração as soluções remotas que você já possui no Programa.

3. Crie uma política escrita da empresa que regule as expectativas de trabalho remoto.

A tecnologia desempenha um papel importante na viabilização de acordos de trabalho remoto para qualquer empresa. Mas uma política eficaz de trabalho remoto também é outro aspecto que as empresas precisam considerar. Até mesmo o melhor software de trabalho remoto conta com políticas abrangentes e aplicáveis ​​para garantir que os funcionários usem suas soluções de software corretamente.

A política precisa abranger o uso pretendido do software de trabalho remoto, incluindo as melhores práticas para evitar riscos de segurança e compartilhar dados confidenciais em conexões inseguras.

Você também pode abordar critérios como quando conceder permissões a usuários autorizados para que eles possam acessar determinados ativos da empresa e expectativas de quando e como você deve se comunicar com os gerentes e mantê-los atualizados sobre sua carga de trabalho atual.

4. Configure a integração e o treinamento para ajudar os funcionários a se adaptarem ao novo software.

O software de trabalho remoto pode representar uma mudança radical nas atividades diárias da maioria, se não de todos os funcionários. Se você os jogar no fundo do poço e pedir que aprendam o software por conta própria, você certamente experimentará perda de produtividade e outras interrupções. Você também corre o risco de que seus funcionários não estejam usando este software corretamente.

Evite esse problema criando um plano para integrar os funcionários ao novo software. Reserve um tempo para participar de treinamentos, webinars, videoconferências ou o que você achar que ajudará seus funcionários a se adaptarem a esse novo software e aproveitar ao máximo seus recursos. O investimento de tempo em fazer esse tipo de treinamento pode ser uma pílula difícil de engolir, mas fornece mais valor a longo prazo do que pedir aos funcionários que se treinem.

Construir uma plataforma de sucesso empresarial

Quando os líderes de negócios tomam as medidas certas para implementar a mudança nos negócios, eles podem minimizar as interrupções do dia-a-dia e orientar os funcionários para que tenham sucesso no novo ambiente remoto.

Zoho Workplace

É pensando nessas mudanças do mercado que o Zoho Workplace foi desenvolvido para otimizar tempo, gerenciar processos e pessoas, sempre priorizando a experiência do cliente, economizando custos e auxiliando na alocação de recursos.

Desta forma, este novo sistema integra todas as soluções necessárias para sua empresa em um só lugar, diferente de modelos que utilizam múltiplas plataformas e serviços separados.

Pode-se dizer que o Zoho Workplace é um espaço digital colaborativo, adaptável e abrangente que pode atender melhor os clientes e proporcionar aos funcionários uma experiência mais envolvente e envolvente.

Conecte-se facilmente com colegas usando as ferramentas de comunicação corporativa do Zoho Workplace.

Compartilhe e-mails com sua equipe no trabalho, comunique-se com seus colegas por meio de bate-papo ou inicie discussões em grupo em fóruns.

Baixe o aplicativo móvel para simplificar seu trabalho em trânsito e atingir seus objetivos na metade do tempo!

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