이메일을 단순히 메시지를 주고받는 수단으로만 생각했다면, 이제는 받은 편지함을 새로운 시각으로 바라볼 때입니다.
그동안 Zoho Mail은 단순한 커뮤니케이션 도구를 넘어, 업무 전반을 관리하는 하나의 완성된 운영 플랫폼으로 발전해 왔습니다. 저희는 단순히 서비스 운영 기간을 늘려온 것이 아니라, 사용자의 목소리에 끊임없이 귀를 기울여 왔습니다. 더욱 강력해진 보안 프로토콜부터 스마트한 AI 연동에 이르기까지, 사용자가 더 빠르고 안전하게 업무를 수행할 수 있도록 설계된 다양한 기능을 선보였습니다.
하지만 이 모든 기능들을 충분히 활용하고 계신가요?
Zoho Mail을 오랫동안 사용해 온 분은 물론 이제 막 시작한 분들에게도 유용한 정보를 준비했습니다. 평범한 편지함을 나만의 업무 컨트롤 센터로 바꿔줄 15가지 강력한 기능을 소개합니다.
이 기능들을 카드 게임의 네 가지 문양에 비유해 보겠습니다. 다이아몬드는 보안, 스페이드는 관리, 클로버는 접근성, 그리고 하트는 협업을 상징합니다. 이제 이 카드 덱을 하나씩 살펴보며, Zoho Mail이 제공하는 주요 기능들을 자세히 알아보겠습니다.
다이아몬드: 더욱 강력해진 보안
비즈니스 데이터는 무엇보다 철저하게 보호되어야 합니다. 앞서 비유한 다이아몬드처럼, Zoho Mail은 결코 뚫리지 않는 강력한 보안 기능을 제공합니다.
클라이언트 측 암호화
클라이언트 측 암호화 기술을 사용하면 데이터가 사용자의 서버에서 로컬로 암호화되므로, 다른 서버를 거치더라도 그 내용을 절대 읽을 수 없습니다. 데이터는 전송 중일 때는 물론 저장 시에도 안전하게 보호되며, 복호화 키를 가진 지정된 수신자만이 내용을 확인할 수 있습니다. 이러한 방식은 PGP(Pretty Good Privacy)와 더불어 한층 더 견고한 보안 계층을 형성합니다.
URL 클릭 보호
도로 위의 ‘공사 중’ 표지판을 떠올려 보세요. 이메일에 포함된 링크를 클릭하면 경고 메시지 창이 나타나 잠재적인 보안 위협을 미리 알려줍니다. 덕분에 사용자는 주의를 기울여 예상치 못한 보안 사고를 방지할 수 있습니다. 한마디로, 위험을 직관적으로 알려주는 강력한 경고 표지판과 같은 역할을 합니다.
데이터 손실 방지 (DLP)
DLP는 중요한 정보가 실수로 외부에 유출되는 것을 막아주는 든든한 안전장치입니다. 기본으로 제공되는 유형뿐만 아니라 사용자가 직접 설정한 유형까지, 광범위한 정보 보호 옵션을 지원합니다. 관리자는 DLP 정책을 수립하여 조직 내 데이터를 안전하게 관리할 수 있습니다.
또한, 민감도 레이블 기능을 통해 특정 이메일에 접근할 수 있는 대상을 세밀하게 지정할 수 있어, 승인된 담당자 외에는 중요 정보가 공유되지 않도록 철저히 보장합니다.
메시지 식별을 위한 브랜드 지표(BIMI)
로고는 브랜드의 신뢰를 상징합니다. 거리에서 특정 브랜드의 로고만 보고도 어떤 곳인지 바로 알 수 있는 것과 같은 원리입니다. BIMI를 활용하면 수신된 이메일 옆에 해당 조직의 공식 로고가 표시되어, 수신자가 신뢰할 수 있는 발신자임을 즉시 확인할 수 있습니다. 수많은 이메일이 쏟아지는 환경에서 진짜 발신자를 명확하게 구분해 주는 것이죠. 여기에 더해, 조직도 로고를 설정하고 브랜드의 공신력을 한 차원 더 높여보세요!
스페이드: 효율적인 관리를 위한 도구
관리자는 조직의 보안과 운영을 책임지는 파수꾼과 같습니다. 아래 소개하는 기능들은 관리자가 조직의 전체적인 운영을 더욱 효과적으로 감독하고 제어할 수 있도록 지원합니다.
규칙
규칙 기능을 활용하면 관리자는 특정 조건과 기준, 예외 사항 및 실행 조치를 설정하여 조직 내 사용자를 안전하게 보호할 수 있습니다. 수신 허용할 이메일 유형을 결정하거나, 스팸 처리 및 격리 보관함 이동 등 이메일 관리 방식을 세밀하게 정의해 보세요.
피싱 시뮬레이터
카드로 성을 쌓을 때 단 하나의 카드만 흔들려도 전체가 무너질 수 있듯이, 보안 역시 모든 구성원이 함께 주의를 기울여야 유지됩니다. 하지만 모든 직원이 매일 실제 피싱 공격을 경험하며 대비하기는 어렵습니다. 이때 피싱 시뮬레이터를 활용하면 가상의 공격 상황을 연출하여 구성원들에게 실전 교육을 제공할 수 있습니다. 관리자는 링크 클릭, 메일 삭제, 스팸 신고 등의 통계를 모니터링함으로써, 구성원들이 피싱 위협에 경각심을 갖고 대응 능력을 키울 수 있도록 돕습니다.
모바일 기기 관리(MDM)
이제 업무는 데스크톱에서만 이루어지지 않습니다. 스마트폰과 태블릿은 이미 중요한 업무 도구로 자리 잡았습니다. 모바일 기기 관리(MDM) 기능을 통해 관리자는 다양한 스마트 기기와 엔드포인트에 보안 정책을 적용하고 관리할 수 있습니다. 앱 단위 설정을 제어해 스크린샷을 제한하거나, 매번 비밀번호 입력을 요구하는 프롬프트를 설정하는 등 세부적인 보안 통제도 가능합니다.
클로버: 접근성과 유연성
클로버는 어떤 지형에서도 잘 자라며 환경에 맞게 적응하는 특성이 있습니다. 이와 마찬가지로, 아래 소개할 기능들은 사용자가 언제 어디서나 편리하게 업무 환경에 접속하고 상황에 맞춰 유연하게 활용할 수 있도록 돕습니다.
할 일을 ToDo로 관리
기존 Zoho Mail의 핵심 기능이었던 '할 일(Tasks)'이 한층 더 발전하여, 이제 독립 서비스인 Zoho ToDo로 새롭게 태어납니다. 이를 통해 업무를 더욱 체계적이고 끊김 없이 관리할 수 있습니다. 특히, 기업 계정뿐만 아니라 개인 이메일 계정으로도 간편하게 시작할 수 있어 활용도가 더욱 높아졌습니다.
통합 아젠다
그동안 할 일 목록을 확인하기 위해 여러 Zoho 앱을 번갈아 가며 확인하느라 번거로우셨나요? 이제 그 수고를 덜어드릴 수 있게 되었습니다. 통합 아젠다(Unified Agenda) 기능을 활용하면 다양한 Zoho 앱에 흩어져 있는 모든 할 일을 한곳에 모아 관리할 수 있습니다. 사용자의 업무 방식에 맞춰 목록을 조회하고, 필터링하거나 정렬하여 효율적으로 관리해 보세요.
웨비나 생성
웨비나를 예약하는 과정이 실제 웨비나를 진행하는 시간만큼 길어져서는 안 됩니다. 이제 Zoho Calendar에서 버튼 클릭 한 번으로 Zoho Webinar를 간편하게 예약하고 생성해 보세요.
반응형 Zoho Mail
다양한 기기를 사용하는 업무 환경에서 '단일 표준' 방식은 더 이상 효율적이지 않습니다. 기기마다 화면을 확대하거나 축소해야 하는 번거로움 또한 업무의 흐름을 방해합니다. 이제 Zoho Mail은 사용 중인 모든 기기에 최적화된 반응형 디자인을 지원합니다. 화면 크기에 맞춰 레이아웃이 자동으로 조정되므로, 어떤 플랫폼에서도 끊김 없이 쾌적하게 메일을 확인할 수 있습니다. 이제 화면을 일일이 늘려야 하는 수고 없이 업무에만 집중하세요.
하트: 연결과 협업
협업은 소통을 가로막는 벽이 아니라, 서로를 잇는 다리가 되어야 합니다. 아래 소개하는 기능들은 공통의 목표를 향해 나아가는 팀원들이 더욱 긴밀하게 소통하고 협력할 수 있도록 돕는 촉매제 역할을 합니다.
작업 게시
번거로운 과정 없이도 팀원들과 손쉽게 협업해 보세요. 작업 게시 기능을 활용하면 조직 구성원은 물론, 외부 협력사나 특정 개인에게도 작업 내용을 공유할 수 있어 프로젝트 진행 상황을 투명하게 관리할 수 있습니다.
외부 CalDav 클라이언트
여러 캘린더에 흩어져 있는 미팅과 일정을 조율하는 과정이 마치 1,000피스 퍼즐을 맞추는 것처럼 복잡해서는 안 됩니다. 개인 일정을 관리하는 Apple 캘린더나 업무용 Zimbra 캘린더를 함께 사용하고 계신가요? 이제 Zoho Calendar 하나로 외부 일정까지 한곳에 모아 관리해 보세요. 모든 일정을 자유자재로 제어하는 통합 리모컨처럼 편리한 일정 관리가 가능해집니다.
참석 가능 시간 공유
동료나 고객이 미팅을 제안하고 싶어도 여러분의 일정을 몰라 망설이는 상황을 떠올려 보세요. 미리 참석 가능한 시간을 확인할 수 있다면 모두의 업무가 훨씬 효율적으로 변하지 않을까요? 이제 조직 내부는 물론 외부 사용자도 여러분과 간편하게 미팅을 예약할 수 있습니다. 가능한 일정을 공유하고 상대방에게 정중하게 초대를 보내 보세요!
국제화 도메인 네임(IDN) 지원
언어의 장벽을 낮추고 진정한 글로벌 비즈니스를 경험해 보세요. IDN 지원 기능을 통해 각 지역의 언어로 구성된 도메인을 사용하고, 고객에게 친숙한 언어로 소통할 수 있습니다. 이는 다양한 문화를 포용하며 비즈니스의 범위를 넓히는 든든한 기반이 될 것입니다.
마무리하며
지금까지 살펴본 15가지 핵심 기능들을 통해, Zoho Mail은 이메일 사용 경험을 한 단계 끌어올리고, 보안을 강화하며, 관리 부담을 줄이고, 협업을 더욱 원활하게 지원합니다. 또다른 혁신적인 카드를 새롭게 준비하며, 항상 Zoho Mail을 사용해 주시는 여러분께 진심으로 감사드립니다. Zoho Mail은 앞으로도 더 많은 가능성을 선보일 예정이며, 그 새로운 여정을 여러분과 함께하게 되어 매우 기쁩니다. 저희가 준비한 다양한 기능들을 직접 경험해 보시기 바랍니다.
최신 기술들을 확인하셨다면, 이제 서비스의 기본을 완벽하게 마스터해 볼 차례입니다. Zoho Mail의 활용도를 높여줄 알아두면 유용한 15가지 숨은 팁 가이드도 함께 확인해 보세요.
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