Tim manajemen SDM (Human Resource/HR) memainkan peran kunci dalam keberhasilan pengembangan karyawan di perusahaan. Dari mengurus rekrutmen, surat perjanjian, hingga pengunduran diri karyawan, melibatkan banyak tugas rutin namun penting.
Mengelola semua rutinitas secara manual bisa melelahkan dan menghabiskan waktu, terutama jika perusahaan memiliki jumlah karyawan yang cukup besar.
Untuk membuatnya lebih mudah, beberapa tim manajemen SDM saat ini mulai menggunakan perangkat lunak SDM (softwareHR) berbasiscloud untuk mengotomatiskan proses dan sistem SDM organisasi mereka.
Pemanfaatan teknologi dalam sistem SDM ini tidak hanya membebaskan waktu mereka dan membuat pekerjaan mereka lebih menyenangkan, tetapi juga memberi mereka kesempatan untuk memberikan pengalaman karyawan yang lebih baik.
Software HR memiliki semua fitur yang diperlukan untuk membantu tim manajemen SDM dan para praktisi HR menciptakan budaya kerja yang unggul di organisasi mereka.
Apa itu software HR?
Pada dasarnya, softwareHR adalah solusi digital untuk mengelola dan mengoptimalkan tugas rutin yang menyangkut manajemen SDM secara keseluruhan dari suatu perusahaan.
Softwaresemacam ini memungkinkan staf dan manajer HR untuk mengalokasikan waktu dan sumber daya mereka dengan lebih baik untuk sesuatu yang lebih produktif dan menguntungkan.
Sekitar 80% praktisi HR percaya bahwa menggabungkan teknologi HR dapat mengubah sikap karyawan terhadap perusahaan mereka ke arah yang lebih positif.
Tugas apa yang dapat diotomatiskan dengan softwareHR?
1. Orientasi karyawan baru
Orientasi karyawan, alias onboarding, yang terencana dengan baik sangat membantu agar karyawan baru tetap terlibat dan termotivasi. Tanpa software HR, tim manajemen SDM harus melakukan semuanya secara manual. Hasilnya, pengalaman orientasi pun jadi tidak maksimal.
Memperkenalkan sistem digital ke karyawan baru berarti memungkinkan mereka menyelesaikan dokumen onboarding secaraonline. Perangkat lunak SDM juga biasanya menyediakan tanda tangan digital untuk membantu karyawan Anda menandatangani berbagai surat perjanjian dan kontrak langsung di ponsel atau laptop mereka.
Laporan onboarding juga tersedia otomatis untuk melacak progres karyawan di setiap tahap orientasi. Setelah orientasi selesai, softwareHR menyimpan semua dokumen penting secara otomatis untuk menjamin compliance (kepatuhan) terhadap standar yang berlaku di suatu perusahaan.
2. Melakukan penilaian kerja
Dengan menggunakan softwareHR, Anda dapat dengan mudah menjalankan penilaian kerja secara reguler. Ini memungkinkan Anda memberi karyawan lebih banyak informasi tentang berbagai aspek kinerja mereka, seperti:
- Progres karyawan menuju tujuan mereka sendiri
- Apakah mereka memenuhi Key Result Area (KRA) mereka
- Keterampilan apa yang mungkin perlu mereka kembangkan
- Apa kompetensi pokok mereka
Karyawan juga dapat melakukan evaluasi diri dan mempresentasikannya kepada manajer SDM atau pimpinan mereka untuk mendapatkan kejelasan tentang performa kerja.
Dengan bantuan teknologi, tim HR mampu melihat informasi penilaian dari atasan dan rekan kerja si karyawan. Ini akan membantu manajer untuk menjalankan penilaian kerja yang netral dan memberikan saran yang dapat ditindaklanjuti oleh karyawan.
Selain itu, karyawan juga dapat membagikan tanggapan mereka tentang proses penilaian dan memberikan masukan agar budaya kerja di perusahaan bertumbuh dengan baik.
3. Kelola presensi dan pengajuan cuti
Mengelola presensi dan cuti secara manual dapat menjadi tantangan bagi tim HR. Dengan menggunakan softwareHR, tim HR dapat memantau kehadiran mereka secara online. Fitur geo-tracking dan pengenalan wajah (face recognition) dapat digunakan untuk memastikan bahwa karyawan Anda bekerja dari lokasi yang ditugaskan.
Perangkat lunak ini juga dapat diintegrasikan dengan perangkat absensi di tempat kerja. Karyawan dapat meminta cuti melalui aplikasi dan manajer dapat langsung menyetujui permintaan ini dari sistem yang sama.
Alur sederhana ini memungkinkan semuanya tetap teratur dan terdokumentasi. Karyawan bisa mendapatkan informasi sisa cuti dan status pengajuan mereka tanpa harus menghubungi departemen manajemen SDM.
4. Mengotomatiskan tugas yang berulang
Tim HR kerap berurusan dengan banyak tugas yang remeh, membosankan, repetitif, tapi penting; seperti mengirim surat penawaran ke calon karyawan, membuat pengingat, pembaruan pelatihan, menyusun kontrak, dan banyak lagi.
Dengan softwareHR, mereka tak perlu lagi mengurus semuanya secara manual dengan membuat alur kerja otomatis.
Misalnya, saat melakukan orientasi karyawan baru, mereka dapat membuat alur kerja yang secara otomatis akan mengirim email selamat datang ke seluruh karyawan baru.
Tim lain yang berkaitan langsung dengan karyawan baru, misalnya tim IT atau departemen General Affair juga akan mendapat informasi adanya karyawan baru secara otomatis dan mereka akan menyiapkan semua perangkat dan fasilitas karyawan sesuai aturan perusahaan.
Tim HR kemudian dapat melacak status setiap tugas melalui software yang ada.
5. Mendukung pelatihan dan pengembangan karyawan
Menawarkan kesempatan belajar dan pengembangan diri kepada karyawan Anda berarti memberi kesempatan untuk dapat bekerja lebih baik untuk perusahaan.
Pilih softwareHR yang memiliki Learning Management System (LMS). Dengan toolsini karyawan Anda dapat belajar dari mana pun mereka berada. Program pelatihan dan pengembangan dapat dibangun dari awal dan semua materi dapat ditambahkan dalam bentuk dokumen, video, URL, gif, podcast, dan lainnya.
Peserta dapat memulai diskusi dengan rekan dan instruktur mereka dalam LMS untuk mengklarifikasi setiap poin yang mereka pelajari. Selain memberikan penilaian kepada peserta secara otomatis, Anda juga bisa mendapatkan tanggapandari karyawan mengenai program pelatihan tersebut.
Penutup
Dengan menggunakan software HR, tim manajemen SDM dapat mengotomatiskan dan menyederhanakan tugas rutin yang memakan banyak waktu dan tenaga. Tim HR kemudian dapat lebih fokus pada tugas-tugas lain yang lebih strategis.
Comments