Knowledge Silo: Ketika Pengetahuan Perusahaan Terjebak di Dalam Tim

Bayangkan seorang karyawan membutuhkan informasi penting untuk menyelesaikan pekerjaannya. Informasi tersebut sebenarnya sudah pernah dibahas dan bahkan mungkin sudah tersedia di perusahaan. Namun, ia tidak tahu di mana harus mencarinya atau siapa yang memilikinya. Akhirnya, ia harus bertanya kepada rekan kerja, mencari-cari dokumen lama, atau bahkan membuat ulang informasi yang sebenarnya sudah tersedia.

Situasi seperti ini merupakan salah satu gambaran dari knowledge silo. Pengetahuan memang ada di dalam perusahaan, tetapi hanya dapat diakses oleh orang atau kelompok tertentu. Ketika informasi tidak mengalir dengan baik antarindividu dan tim, perusahaan dapat kehilangan banyak waktu, sementara pekerjaan yang sama berisiko dilakukan berulang kali.

Di lingkungan kerja modern yang semakin bergantung pada kolaborasi dan informasi, menghilangkan knowledge silo menjadi semakin penting.

Apa itu knowledge silo?

Knowledge silo terjadi ketika informasi, pengalaman, atau pengetahuan yang dimiliki seseorang atau sebuah tim tidak dibagikan secara efektif kepada bagian lain dalam organisasi. Pengetahuan tersebut akhirnya hanya diketahui oleh kelompok tertentu dan sulit diakses oleh orang yang membutuhkannya.

Silo dapat terbentuk secara alami. Setiap departemen memiliki tanggung jawab, sistem, dan cara kerja masing-masing. Tim marketing mungkin menyimpan data kampanye di satu tempat, sales memiliki catatan interaksi pelanggan di tempat lain, sementara tim support menyimpan informasi mengenai permasalahan pelanggan dalam sistemnya sendiri.

Masalah muncul ketika informasi tersebut tidak dapat diakses atau ditemukan oleh tim lain. Pengetahuan yang seharusnya menjadi aset perusahaan berubah menjadi informasi yang hanya tersedia bagi sebagian orang.

Mengapa knowledge silo menjadi masalah?

Dampak knowledge silo mungkin tidak langsung terlihat. Namun, ketika terjadi terus-menerus, pengaruhnya dapat terasa dalam berbagai aktivitas sehari-hari.

Karyawan dapat menghabiskan waktu hanya untuk mencari informasi yang mereka perlukan. Mereka mungkin harus menunggu jawaban dari rekan kerja atau mengulang proses yang sebenarnya sudah pernah dilakukan oleh tim lain. Produktivitas pun menurun karena waktu yang seharusnya digunakan untuk pekerjaan bernilai tinggi tersita untuk mencari dan mengumpulkan informasi.

Knowledge silo juga dapat memengaruhi kualitas pengambilan keputusan. Ketika sebuah tim hanya memiliki sebagian informasi, keputusan yang dibuat mungkin tidak mempertimbangkan konteks yang lebih lengkap. Misalnya, tim sales yang tidak mengetahui riwayat permasalahan pelanggan dari tim support dapat memberikan pendekatan yang kurang tepat dalam interaksi berikutnya.

Dalam jangka panjang, kondisi ini juga membuat perusahaan terlalu bergantung pada individu tertentu. Ketika karyawan yang memegang pengetahuan penting pindah atau tidak lagi tersedia, informasi tersebut dapat ikut hilang jika sebelumnya tidak pernah didokumentasikan.

Baca juga: 

Brand Storytelling: Cara Brand Membangun Identitas Lewat Cerita

Project Management yang Berpusat pada Manusia untuk Tingkatkan Kolaborasi dan Produktivitas

Bagaimana knowledge silo terbentuk?

Teknologi bukan satu-satunya penyebab munculnya knowledge silo. Budaya kerja juga memainkan peran penting.

Dalam organisasi yang tidak memiliki kebiasaan mendokumentasikan dan membagikan pengetahuan, informasi sering kali hanya disampaikan melalui percakapan pribadi, email, atau pesan instan. Informasi tersebut mungkin cukup untuk menyelesaikan kebutuhan saat itu, tetapi sulit ditemukan kembali ketika orang lain membutuhkannya di kemudian hari.

Silo juga dapat muncul ketika setiap tim menggunakan aplikasi yang berbeda tanpa adanya ruang bersama untuk menyimpan informasi. Akibatnya, pengetahuan tersebar di berbagai tempat dan karyawan harus mengetahui sistem mana yang digunakan untuk menemukan informasi tertentu.

Pertumbuhan perusahaan dapat memperbesar masalah ini. Semakin banyak orang, departemen, dan proses yang terlibat, semakin sulit memastikan bahwa informasi penting dapat mengalir dengan lancar di seluruh organisasi.

Membangun budaya berbagi pengetahuan

Menghilangkan knowledge silo tidak cukup hanya dengan meminta karyawan untuk lebih sering berbagi informasi. Perusahaan perlu menyediakan lingkungan yang membuat proses tersebut mudah dilakukan dan menjadi bagian dari kebiasaan kerja.

Dokumentasi merupakan salah satu fondasi penting. Pengetahuan yang hanya tersimpan di kepala seseorang atau dalam percakapan pribadi akan sulit dimanfaatkan oleh orang lain. Dengan mendokumentasikan prosedur, panduan kerja, solusi atas masalah yang sering terjadi, dan informasi penting lainnya, perusahaan dapat mengubah pengalaman individu menjadi pengetahuan bersama.

Namun, dokumentasi saja tidak cukup. Informasi tersebut juga harus mudah ditemukan. Basis pengetahuan yang terorganisasi memungkinkan karyawan mencari jawaban tanpa selalu bergantung pada orang tertentu.

Forum diskusi juga dapat membantu. Tidak semua pengetahuan dapat dituangkan ke dalam dokumen formal. Terkadang, solusi terbaik muncul dari percakapan ketika seseorang menghadapi masalah tertentu. Jika percakapan tersebut dapat disimpan dan ditemukan kembali, pengalaman tersebut dapat memberikan manfaat bagi karyawan lain di kemudian hari.

Teknologi dapat membantu memecah silo

Di sinilah platform kolaborasi dapat memainkan peran penting. Alih-alih membiarkan informasi tersebar di berbagai aplikasi dan percakapan pribadi, perusahaan dapat menyediakan ruang terpusat untuk mendokumentasikan, berbagi, dan menemukan pengetahuan.

Zoho Workplace mendukung pendekatan ini melalui berbagai aplikasi yang membantu tim bekerja dan berkolaborasi dalam satu ekosistem. Zoho Connect, misalnya, dapat digunakan sebagai ruang bagi tim untuk mendokumentasikan dan berbagi pengetahuan melalui basis pengetahuan serta forum diskusi.

Dengan pendekatan tersebut, informasi tidak hanya menjadi milik satu individu atau departemen. Pengetahuan yang sebelumnya tersimpan dalam percakapan atau pengalaman seseorang dapat diubah menjadi sumber daya yang dapat digunakan oleh seluruh organisasi.

Dari knowledge silo menjadi knowledge sharing

Knowledge silo pada dasarnya bukan hanya masalah tentang di mana informasi disimpan. Ini adalah masalah tentang bagaimana pengetahuan bergerak di dalam perusahaan.

Ketika karyawan dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan tanpa harus selalu bertanya kepada orang tertentu, pekerjaan menjadi lebih efisien. Ketika pengalaman dan solusi dapat didokumentasikan dan digunakan kembali, perusahaan tidak harus terus-menerus memulai dari awal.

Membangun budaya knowledge sharing membutuhkan kombinasi antara kebiasaan, proses, dan teknologi yang tepat. Dengan menciptakan lingkungan di mana pengetahuan mudah dibagikan, ditemukan, dan digunakan kembali, perusahaan dapat mengubah informasi yang sebelumnya terjebak di dalam silo menjadi aset bersama yang mendukung kolaborasi dan produktivitas.