Saat ini, sudah banyak bisnis modern yang berbasis langganan (subscription) atau penggunaan (usage-based model). Oleh karena itu, ketepatan dan transparansi tagihan menjadi hal yang penting.
Tentunya pelanggan ingin memastikan bahwa mereka hanya membayar sesuai dengan layanan yang benar-benar digunakan, sementara bisnis perlu sistem yang mampu menangani perubahan di tengah periode penagihan seperti upgrade, downgrade, pembatalan, atau langganan baru.
Inilah peran penting dari prorated billing atau tagihan prorata yang hadir sebagai solusi untuk menjaga transparansi dan akurasi. Sistem ini menghitung biaya atau kredit secara proporsional sesuai dengan durasi pemakaian dalam satu siklus tagihan. Dengan begitu, pelanggan hanya membayar (atau menerima pengembalian dana) untuk jangka waktu layanan yang benar-benar digunakan.
Metode tagihan ini membantu bisnis menghindari permasalahan tagihan, meningkatkan kepercayaan pelanggan, serta memastikan laporan keuangan tetap akurat dan sesuai dengan layanan yang diberikan.
Apa Itu Prorated Billing?
Sederhananya, prorated billing atau tagihan prorata adalah metode penyesuaian biaya agar pelanggan membayar hanya untuk sebagian periode penagihan yang mereka gunakan.
Alih-alih membayar harga penuh untuk satu bulan, sistem akan menghitung biaya secara proporsional berdasarkan jumlah hari penggunaan atau unit layanan yang dikonsumsi.
Contoh:
Misalnya biaya berlangganan sebuah aplikasi senilai Rp 300.000/bulan dan pelanggan mulai berlangganan di pertengahan bulan (tanggal 15 dari 30 hari). Maka pelanggan hanya akan dikenakan biaya Rp 150.000 untuk bulan tersebut.
Sebaliknya, jika pelanggan menurunkan paket atau membatalkan langganan sebelum periode berakhir, sistem dapat memberikan kredit untuk sisa hari yang tidak terpakai.
Sistem ini banyak digunakan di industri SaasS (Software-as-a-Service), telekomunikasi, layanan utilitas, dan keanggotaan (membership), di mana penagihan harus fleksibel namun tetap akurat.
Kapan Prorated Billing Diterapkan?
Tagihan prorata biasanya digunakan dalam situasi berikut:
- Upgrade atau downgrade paket: Saat pelanggan mengganti paket langganan di tengah periode tagihan.
- Aktivasi di tengah bulan: Ketika pelanggan mendaftar setelah periode tagihan berjalan.
- Pembatalan lebih awal: Saat layanan dihentikan sebelum periode tagihan berakhir.
- Perubahan fitur atau jumlah pengguna: Misalnya menambah atau menghapus pengguna dalam sistem berlangganan.
- Transisi dari trial ke berbayar: Saat masa uji coba gratis beralih ke paket berbayar di tengah periode.
Dengan menerapkan prorata, bisnis bisa memastikan pelanggan tidak dikenakan biaya berlebih atau kekurangan, menjaga keadilan dan akurasi finansial.
Baca juga:
Invoice vs Proforma Invoice: Apa Bedanya dan Kapan Harus Digunakan?
Bagaimana Cara Menghitung Prorated Billing?
Rumus umumnya adalah:
Biaya Prorata = (Hari Digunakan ÷ Total Hari dalam Siklus Penagihan) × Harga Penuh
Contoh 1 – Aktivasi di tengah bulan
Seorang pelanggan mendaftar paket seharga Rp600.000 per bulan pada 16 Agustus. Karena bulan Agustus memiliki 31 hari, mereka hanya menggunakan layanan selama 16 hari.
Perhitungannya:
(16 ÷ 31) × 600.000 = Rp309.677
Jadi, pelanggan hanya akan membayar Rp309.677 untuk bulan pertama.
Contoh 2 – Downgrade paket di pertengahan bulan
Seorang pelanggan menggunakan Paket Pro (Rp600.000/bulan) mulai 10 Agustus, lalu menurunkan ke Paket Basic (Rp400.000/bulan) pada 20 Agustus.
Rinciannya:
- 10–19 Agustus (10 hari) – Paket Pro
(10 ÷ 31) × 600.000 = Rp193.548
- 20–31 Agustus (12 hari) – Paket Basic
(12 ÷ 31) × 400.000 = Rp154.838
Total tagihan prorata: Rp348.386
Contoh 3 – Upgrade di tengah bulan
Seorang pelanggan beralih dari Paket Standard (Rp400.000/bulan) ke Paket Premium (Rp800.000/bulan) pada 22 Agustus.
- 1–21 Agustus (21 hari) – Paket Standard
(21 ÷ 31) × 400.000 = Rp270.968
- 22–31 Agustus (10 hari) – Paket Premium
(10 ÷ 31) × 800.000 = Rp258.065
Total tagihan prorata: Rp529.033
Bisa dibayangkan, untuk 5 atau 10 pelanggan, perhitungan ini masih mudah dilakukan manual. Tapi jika bisnis Anda memiliki ratusan hingga ribuan pelanggan, masing-masing dengan tanggal pendaftaran, upgrade, dan pembatalan yang berbeda, proses ini akan menjadi sangat rumit dan rawan kesalahan.
Itulah mengapa otomatisasi sangat penting dalam sistem billing modern.
Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menerapkan sistem prorata ini. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Perbedaan jumlah hari dalam bulan: Sistem harus dapat menyesuaikan antara 28, 29, 30, atau 31 hari.
- Aturan pembulatan: Gunakan pembulatan dua desimal untuk menghindari selisih tagihan.
- Kepatuhan regulasi: Pengembalian dana, pajak, dan kredit harus sesuai dengan aturan akuntansi di Indonesia.
- Otomatisasi skala besar: Platform seperti Zoho Billing dapat menangani semua ini secara otomatis—mulai dari variasi tanggal, pembulatan, hingga kepatuhan pajak dan logika proration.
Manfaat Prorated Billing
Penerapan prorated billing membawa sejumlah keuntungan bagi bisnis. Dengan sistem penagihan yang transparan dan mudah dipahami, kepercayaan pelanggan meningkat karena mereka tahu persis apa yang mereka bayar.
Pendekatan ini juga membantu menekan angka churn dan keluhan pelanggan, karena tidak ada pihak yang merasa dirugikan oleh sistem tagihan.
Selain itu, prorated billing mendorong optimasi pendapatan pelanggan akan lebih nyaman melakukan upgrade di tengah siklus tanpa khawatir akan biaya ganda.
Dari sisi operasional, sistem ini memastikan pencatatan pendapatan lebih akurat dan sesuai dengan layanan yang benar-benar digunakan, sehingga mempermudah proses rekonsiliasi keuangan.
Bagi pelanggan, prorated billing memberikan pengalaman yang lebih adil dan fleksibel. Mereka hanya membayar sesuai waktu atau porsi layanan yang digunakan, tanpa perlu takut dikenakan biaya tambahan saat melakukan perubahan paket.
Transparansi ini juga meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang, karena mereka merasa bisnis beroperasi dengan jujur dan profesional.
Kesimpulan
Prorated billing bukan hanya soal keadilan, tapi juga efisiensi dan transparansi. Dengan sistem ini, pelanggan hanya membayar sesuai waktu dan layanan yang mereka nikmati, sementara bisnis dapat menjaga pencatatan pendapatan tetap akurat dan sesuai regulasi.
Namun, menghitung prorata secara manual dalam jumlah besar bisa menjadi tantangan besar dan rentan kesalahan. Di sinilah Zoho Billing berperan: otomatis menghitung penagihan prorata untuk berbagai skenario seperti pendaftaran tengah bulan, upgrade, downgrade, maupun pembatalan layanan.
Sistem ini juga memastikan kepatuhan pajak, pembulatan nilai yang konsisten, dan pengelolaan siklus tagihan tanpa campur tangan manual—mewujudkan proses billing yang adil, transparan, dan bebas repot.
Ingin melihat bagaimana cara kerjanya?
Coba akun demo gratis Zoho Billing dan rasakan sendiri kemudahan otomatisasi penagihan yang cerdas dan akurat.
Comments