אם אתם משתמשים ב-Zoho CRM על בסיס יומי, אתם כבר יודעים כמה המערכת הזו חזקה. היא מטפלת בניהול ה-Pipeline, בתחזיות, באוטומציה, בדוחות ובכל מה שהופך מערכת CRM לחיונית לניהול מערך מכירות.
אבל בפועל, חלק ניכר מתהליך המכירה לא מתרחש רק בתוך ה-CRM. הוא קורה בתיבת הדוא"ל שלכם, בשיחות בצ'אט הצוותי, במסמכים משותפים שעוברים כמה סבבים של משוב ובפולו-אפים מהירים בדרך לסגירת עסקה.
Zoho Workplace היא הפלטפורמה בה אתם מבלים את רוב יום העבודה שלכם (Mail, Cliq, WorkDrive או בכל אחת מהאפליקציות האחרות). כשהפלטפורמה מחוברת אל Zoho CRM, ניתן לבצע פעולות מסוימות ישירות מתוך הכלים האלה מבלי לפתוח את ה-CRM בכל פעם מחדש. זה אינו תחליף ל-Zoho CRM. לצורך ניהול תהליכי מכירה ולידים, הפקת דוחות, אוטומציות ותחזיות המקום הנכון לעבוד בו הוא עדיין בתוך מערכת ה-CRM עצמה.
עם זאת, אם אתם משתמשים ב-Zoho Workplace לצד Zoho CRM, ישנו שינוי פרקטי שאתם יכולים לעשות. במקום להתייחס לעדכוני ה-CRM כמשימה נפרדת שאתם מנסים לדחוס בסוף היום, הרבה מהעדכונים האלה יכולים לקרות באופן טבעי כחלק מהעבודה הרגילה שלכם ב-Mail, ב-Cliq וב-WorkDrive. הנה כמה דרכים שבהן צוות המכירות יכול לייעל את אותן משימות קטנות שממלאות את היום.
צפייה בפרטי ה-CRM ישירות מתוך Zoho Mail
אחת הפיצ'רים השימושיות ביותר הוא גם אחד שהכי שנוטים לפספס: ה-CRM eWidget בתוך Zoho Mail.
כשאתם פותחים מייל מליד או מאיש קשר קיים, הרשומה שלהם ב-CRM מופיעה אוטומטית בסרגל הכלים שבצד. אתם מקבלים תמונת מצב של שלבי העסקה שלהם, אינטראקציות אחרונות, משימות פתוחות והערות מבלי לפתוח טאב חדש או לחפש בתוך ה-CRM.
לשאלה 'יש עדכון?' יש משמעות שונה לחלוטין כשהעסקה נמצאת בעיצומו של משא ומתן, לעומת מצב שבו היא פשוט תקועה ב-CRM ומעלה אבק כבר שבועות. ללא ה-eWidget, הייתם צריכים לעבור בין טאבים, לחפש את איש הקשר, לעבור על הרשומה ואז לחזור לאינבוקס. עם הוווידג'ט, כל התהליך הזה נמנע. אתם יכולים לקרוא את המייל כשכל הקונטקסט כבר מולכם, ולהשיב בהתאם.
הוספת לידים חדשים ל-CRM ישירות מתוך האינבוקס
מבחינת אנשי קשר שעדיין לא נמצאים ב-CRM שלכם, ניתן להוסיף אותם כליד או כאיש קשר ישירות מתוך המייל. השם, כתובת המייל ושם החברה או הארגון שלהם יתווספו אוטומטית.
מאותו סרגל כלים, תוכלו לבצע פעולות שבדרך כלל דורשות לעבור אל ה-CRM:
הוספת ליד או איש קשר חדש, אם הם עדיין לא קיימים במערכת שלכם.
פתיחת עסקה ישירות מתוך התכתבות בדוא"ל.
הוספת הערה עם פרטים חשובים מתוך השיחה.
הגדרת משימת Follow-up עם תזכורת.
הפעולות האלו קורות תוך כדי המענה למייל, מה שמבטיח שהן באמת יבוצעו ולא יישכחו.
סנכרון מסמכים אוטומטי בין WorkDrive ל-CRM
כמעט בכל עסקה פעילה, הצעת המחיר עוברת כמה סבבים של פידבק ותיקונים. הגרסה הסופית יושבת ב-Zoho WorkDrive שם הצוות שלכם עובד עליה יחד. לעומת זאת, ברשומת ה-CRM עדיין מצורפת הגרסה מסבב התיקונים השני, פשוט כי היא צורפה בתחילת התהליך ומעולם לא עודכנה.
עכשיו יש לכם שני מקורות מידע מרכזיים שונים, מה שבפועל אומר שאין לכם אף מקור מידע אמין. כך קורה שקובץ בשם "גרסה_סופית_4_לשלוח_את_זה.docx" נשלח ללקוח שכבר קיבל בשבוע שעבר את "גרסה_סופית_2_מתוקן.docx".
כאשר אתם מצרפים קובץ מתוך WorkDrive לרשומת CRM, המערכת מייצרת קישור למסמך המקורי במקום ליצור עותק נפרד. עדכנו את המסמך ב-WorkDrive והרשומה ב-CRM תשקף את השינוי הזה באופן אוטומטי. אין צורך להעלות את הקובץ מחדש, מה שמפחית את הסיכון לבלבול בין גרסאות.
עדכוני CRM ישירות לתוך Cliq
רוב השיחות של צוותי המכירות מתרחשות באפליקציית ההודעות הארגונית, Zoho Cliq. זה המקום שבו מישהו שואל "מה הסטטוס של העסקה עם (לקוח X)?" ומצפה לתשובה מהירה. ב-Zoho CRM המידע הזה כבר קיים, אבל כדי להגיע אליו צריך בדרך כלל לצאת מ-Cliq, לפתוח את ה-CRM, למצוא את הרשומה ולהעתיק את הפרטים חזרה אל השיחה.
כאשר Cliq ו-CRM מחוברים דרך Zoho Workplace, העדכונים האלה מגיעים לאותו מקום שבו השאלות נשאלות.
מערכת ה-CRM יכולה להזרים מידע לתוך ה-Cliq באופן אוטומטי באמצעות חוקי זרימת עבודה (Workflow Rules). תחת 'אוטומציה' ← 'חוקי זרימת עבודה' ב-CRM, ניתן להגדיר טריגרים ספציפיים שישלחו התראות ישירות לערוץ ב-Cliq או בהודעה פרטית.
לדוגמה, כאשר נוצרת עסקה בשווי של מעל 50,000$, הודעה יכולה להישלח מיד לערוץ התקשורת של מחלקת המכירות שלכם. זה מאפשר לצוות לדון על כך באופן מיידי ועוזר לכולם לתעדף את תשומת הלב שלהם בצורה נכונה.
הנה כמה חוקי זרימת עבודה (Workflows) שכדאי ליישם:
כשזה קורה ב-CRM: | שליחת התראה אל: |
ליד חדש מוקצה לנציג או לצוות | הודעה פרטית לנציג או לערוץ של הצוות |
עסקה עוברת סף ערך מסוים | ערוץ המכירות או הודעה למנהל/ת |
עסקה עוברת לשלב משא ומתן או נסגרת בהצלחה | ערוץ הצוות בתוספת סיכום תהליך העסקה |
איש קשר חדש מתווסף מטופס מקוון | למי שמטפל בפנייה הראשונית |
משימת פולו-אפ מתעכבת | לנציג המוקצה בהודעה פרטית |
מעבר להתראות האוטומטיות, הבוט של Zoho CRM בתוך Cliq מביא את נתוני ה-CRM שלכם לתוך השיחות היומיומיות. הוא שולף רשומות לפי דרישה ומזכיר לכם על שיחות קרובות, וובינרים ופגישות מתוזמנות, כך שאתם לא חייבים לצאת מ-Cliq כדי לענות על שאלות קצרות ב-CRM.
צוותי מכירות יכולים להשתמש בבוט כדי:
לחפש אנשי קשר ותיקי לקוחות
לשלוף רשימות מתוך מודולים ב-CRM:
העסקאות שלכם
לידים שהומרו
מוצרים זמינים
הכנסה שנתית של לקוח
פעילויות פתוחות
לשאול שאלות על נתונים מצטברים:
עסקאות שנוצרו היום
מספר הלידים שנוצרו היום
כדי להתחיל להשתמש בבוט של Zoho CRM בתוך Cliq, תצטרכו תחילה להפעיל אותו מתוך Zoho Workplace. עברו אל: הגדרות (Settings) ← סרגל צד (Configure Sidebar) ← תצוגה (Display) ← סרגל ניווט צידי (Navigation Sidebar) ← אפליקציות מורשות (Allowed Apps) ← בוטים (Bots), וגררו את מודול הבוטים למקומו. ברגע שזה נעשה, תוכלו ללחוץ על מודול הבוטים בסרגל הצידי, לבחור בבוט של Zoho CRM, ותיפתח חלונית צ'אט ייעודית ב-Cliq שבה תוכלו להתחיל לשאול את השאלות האלו.
לאחד את הכל עם Trident
אפליקציית Trident היא גרסת ה-Desktop של Zoho Workplace. היא משלבת את Mail, Cliq, ה-WorkDrive והיומן לחלון אחד מרכזי. בשילוב עם ה-CRM eWidget, האפליקציות שבהן אתם משתמשים הכי הרבה ונתוני ה-CRM שאתם מסתמכים עליהם נמצאים אחד ליד השני.
מייל מגיע מליד שטיפחתם במשך כמה שבועות. רשומת ה-CRM שלו כבר גלויה בסרגל הכלים הצדדי, כך שאתם יכולים לעבור על ההיסטוריה שלו, להשיב למייל, להוסיף הערה על השיחה ולהגדיר תזכורת להמשך - הכל מאותו מסך מבלי לעבור בין אפליקציות.
התראה מה-Cliq מופיעה על עסקה חדשה בעלת ערך גבוה. אתם יכולים לפתוח את הרשומה, לעבור על הפרטים ולשתף מידע רלוונטי חזרה אל הערוץ לפני שפגישת הצוות שלכם מתחילה.
כל מה שראיתם עד כה, כמו המייל עם ה-CRM eWidget וה-Cliq עם התראות ה-CRM והבוט, מתחברים יחד ב-Trident לחוויית דסקטופ מאוחדת אחת.
Trident עובדת על Windows, Mac ו-Linux, והיא זמינה כחלק מ-Zoho Workplace ללא עלות נוספת.
זה עובד גם בכיוון ההפוך
כל מה שדיברנו עליו עד כה עסק בטיפול במשימות CRM מתוך פלטפורמת ה-Workplace. אבל זה עובד גם בכיוון ההפוך.
מתוך כל רשומת ליד או איש קשר ב-Zoho CRM, תוכלו לקבוע פגישת Zoho Meeting או להתחיל פגישה מיידית (Meet Now). הפגישה מתועדת אוטומטית תחת 'פעילות' באותה רשומה, כך שהיא הופכת לחלק מהיסטוריית העסקה ולא נשארת כאירוע מבודד ביומן.
ניתן לשלוח מייל דרך Zoho Mail ישירות מתוך רשומת CRM, וכל שרשור ההתכתבות נשאר מחובר לאותו איש קשר. זה שימושי במיוחד כאשר הטיפול בתיק הלקוח עובר למישהו אחר ודרוש עדכון מהיר. כך יש נראות מלאה על היסטוריית המיילים מבלי לבקש מכם להעביר לו הודעות או להסביר על מה דובר כבר בתהליך.
ניתן גם לשתף רשומת עסקה או ליד לתוך ערוץ ב-Zoho Cliq בתוספת הערה, ובכך לתת לצוות שלכם בדיוק את המידע הנדרש בלי צילומי מסך או לסכם ידנית את מה שה-CRM מציג.
לא משנה באיזה חלון תעבדו, הכלים האחרים נשארים מחוברים ונגישים.
איך Workplace מצמצם את המעבר בין כלים (Context switching)
כדי להבהיר את היקף ההשפעה: זוהי דרך להפחית את התדירות שבה אתם צריכים לפתוח את ה-CRM עבור משימות שגרתיות ולא דרך להחליף את ה-CRM לחלוטין. עבור פונקציות הליבה, אתם עדיין תרצו להשתמש ב-CRM.
Zoho Workplace עוזר בביצוע פעולות קטנות ותכופות:
צפייה בפרטי ה-CRM של איש קשר או ליד (מתוך חלונית הצד במייל).
הוספת לידים חדשים ממיילים נכנסים (מתוך חלונית הצד במייל).
הוספת הערות או משימות על גבי רשומות (מתוך חלונית הצד במייל).
פתיחת עסקאות מתוך התכתבויות במייל (מתוך חלונית הצד במייל).
מעקב אחר מתי לידים פותחים מיילים או לוחצים על קישורים (Signals ב-CRM).
צירוף מסמכים שנשארים מעודכנים (קישורי WorkDrive).
שליחת גרסאות קבצים נכונות במיילים (WorkDrive מתוך חלון כתיבת המייל).
קבלת התראות על ה-Pipeline ללא בדיקה ידנית (התראות Cliq).
חיפוש ושליפת נתוני עסקאות תוך כדי שיחה (הבוט של Cliq).
שיתוף רשומות CRM עם קונטקסט (ערוצי Cliq).
תאום וקביעת פגישות מתוך הרשומות (Zoho Meeting).
עבור פונקציות הליבה של CRM, עדיין עדיף לעבוד דרך הפלטפורמה.
ניהול ה-Pipeline ותחזיות.
הפקת דוחות מפורטים ויצירת לוחות בקרה.
אוטומציה של זרימות עבודה (Workflows).
ניהול מלא של אנשי קשר ותיקי לקוחות (Accounts).
ניתוח נתונים מתקדם והפיצ'רים של Zia AI.
איך מתחילים לעבוד עם האינטגרציות האלו?
רוב הפיצ'רים האלה אינם דורשים תוכנית הטמעה מורכבת. הם פועלים כברירת מחדל או דורשים השקעה של כמה דקות בלבד בהגדרה. מה שאומר שתוכלו להתחיל לראות את ההשפעה בתוך תהליך העבודה הקיים שלכם, במקום לתכנן אותו מחדש מאפס.
פיצ'ר | איך מתחילים? |
Mail eWidget | פועל כברירת מחדל. פתחו כל מייל מאיש קשר ב-CRM והביטו בחלונית הצד. |
Signals | עברו אל CRM ← הגדרות (Setup) ← מרכז חוויית משתמש (Experience Center) ← אותות (Signals) כדי להגדיר אילו אירועים יפעילו התראות. |
ניהול קבצים ב-WorkDrive | בתוך כל רשומת CRM, עברו לאזור הקבצים המצורפים (Attachments) ובחרו קבצים מתוך WorkDrive במקום להעלות עותקים. |
התראות Cliq מחוקי אוטומציה | הגדירו חוקים תחת CRM ← אוטומציה (Automation) ← חוקי זרימת עבודה (Workflow Rules), ובחרו ב-Cliq כשיטת קבלת ההתראות. |
ZohoCRM bot@ | הוסיפו אותו לערוצי Cliq מתוך תפריט ההגדרות ב-Cliq. |
אינטגרציה עם Zoho Meeting | זמינה באזור הפעילות (Activities) בכל רשומת ליד או איש קשר ב-CRM. |
עם הזמן, ה-Pipeline שלכם יישאר מעודכן ללא צורך ללהגדיר מראש מסגרת זמן לעדכון CRM ביומן שלכם. הגרסה האחרונה של כל מסמך תהיה פשוט הגרסה שכולם רואים בתוך ה-CRM.
למה זה חשוב?
מערכת Zoho CRM כבר נותנת מסגרת לתהליך המכירות שלכם. בפועל, היום שלכם עדיין מתנהל בין שרשורי הודעות בדוא"ל, התראות בצ'אט, תיקיות משותפות ולינקים לפגישות.
כאשר Zoho CRM מחוברת ל- Zoho Workplace, יותר מהעדכונים האלה מתרחשים בזמן אמת כשאתם משיבים למיילים, משתפים מסמכים או משוחחים בצ'אט עם הצוות שלכם. העבודה המשרדית המנהלתית לא נעלמת, אבל חלק גדול ממנה עובר לרקע. מה שחוסך לצוות שלכם כמה דקות בכל עסקה, במקום לגזול מהם בלוק של זמן בסוף היום.
Comments