עיבוד מסמכים חכם עם Zoho RPA

עבור ארגונים רבים, הטיפול במסמכים עדיין מהווה צוואר בקבוק משמעותי. חשבוניות, חוזים, טפסים, תעודות מזהות וקבלות - הכול מגיע במגוון צורות וגדלים, סרוקים או דיגיטליים, חלק בכתב יד וחלקם הוקלדו או הודפסו. העתקת נתונים מתוך מסמכים, העברה לגורמים רלוונטיים, אימות פרטים והזנה למערכות באופן ידני הם תהליכים ארוכים, איטיים וחשופים לטעויות אנוש.

לכן, הוספנו עיבוד מסמכים חכם (IDP) ליכולות של Zoho RPA - מערכת האוטומציה העסקית מבוססת סוכני ה-AI של Zoho. הבוטים שלנו יכולים כעת לנתח מסמכים ללא מבנה קבוע, להוציא מתוכם את הפרטים החשובים, לארגן אותם בפורמט מסודר ולבצע פעולות בהתאם.

יתרונות מרכזיים ב-IDP של Zoho RPA:

• גישה לנתונים מכל מסמך: יכולות ה-IDP מאפשרות לבוטים של Zoho RPA לנתח קבצי PDF, תמונות ומסמכים בכתב יד, ולהפוך אותם למידע דיגיטלי שהמערכות יכולות לעבוד איתו.

• הגדרה ויזואלית ללא קוד (No-code): אין צורך בכתיבת קוד או סקריפטים. פשוט מגדירים אזורים או מילות מפתח על ממשק Drag-and-click, מבצעים מיפוי שדות ומשלבים בזרימות העבודה.

• חיבור חלק לזרימות העבודה: לאחר שליפת הנתונים, הבוטים יכולים להזין אותם אוטומטית למערכות ה-CRM וה-ERP, לאפליקציות בענן ואפליקציות שולחניות, לשלוח אותם לארכיון, או לנתב הלאה ולהפעיל את השלבים הבאים בתהליך.

• שליפת נתונים מ-PDF בעזרת פרומפט (Prompt): ניתן לשלוף מידע ספציפי ממסמכים על ידי תיאור המידע המבוקש בשפה פשוטה.

• שליפת נתונים לפי הקשר (Context): גם אם מבנה המסמך משתנה, הבוט יכול לחפש תווית (כמו "מספר חשבונית", "תאריך" וכו') ולמשוך את הערך המופיע לידה.

• שליפת נתונים לפי איזור: שליפה לפי אזור מבוססת IDP מאפשרת לכם לבחור חלק ספציפי במסמך, כמו שדה מידע, כותרת, טבלה או גוש טקסט, ולשלוף ממנו נתונים חשובים באופן אוטומטי.

איך עובדת שליפת נתונים לפי אזור (Region-based extraction):

1. הגדרת אזור ידנית או דינמית:
   סמנו או ביחרו אזור ספציפי במסמך (מבוסס עוגן, קואורדינטות או זיהוי AI).

2. מנוע ה-IDP מנתח את האזור:
   טכנולוגיית OCR הופכת כל תמונה או PDF לטקסט המתאים לעיבוד ממוחשב (machine-readable). מודלי AI/ML מסווגים את התוכן, מזהים שדות ומבינים את ההקשר.

3. שליפת הנתונים: 
   במקום רק לקרוא טקסט גולמי, ה-IDP מזהה תבניות (Patterns) כמו מספרי חשבונית, שמות, סכומים, תאריכים, שורות פירוט (Line items) וחתימות.

4. שימוש בנתונים בזרימות העבודה:
    הפלט מועבר בחזרה לזרימת העבודה (Workflow) לצורך אימות, רישום ב-ERP, עדכון מסד נתונים או פעולות אחרות.

דוגמאות מהעולם האמיתי

הנה כמה תרחישים שבהם היכולת הזו יכולה לתת ערך באופן מיידי:

1. עיבוד חוזים ויצירת פרויקטים

הבוט מנטר תיקייה נכנסת של חוזי לקוחות, שולף את שם הלקוח, הכתובת, התקציב והתוצרים (Deliverables), מעדכן את הנתונים בכלי לניהול פרויקטים ומעלה את מסמך החוזה למערכת.

2.הפקת חשבוניות דיגיטליות מקבלות בכתב יד

חנות קמעונאית מקבלת מדי יום מאות קבלות שנכתבו בכתב יד. בוט ה-RPA שולף את פרטי הלקוח ואת נתוני הפריטים לחיוב מתוך הקבלות, מעדכן אותם בתוכנת הנהלת החשבונות (Zoho Books) ובמקביל מפיק חשבונית דיגיטלית.

איך מתחילים לעבוד עם IDP?

1.זהו תהליך הכולל מסמכים בנפח גבוה, שונות נמוכה והרבה פעולות ידניות (למשל, חשבוניות ספקים, טפסים שבשגרה, מסמכי Onboarding).

2.התקינו סוכן Zoho RPA (אם עדיין לא הותקן) וחברו את הבוט לניטור מקור המסמכים - תיקייה, תיבת דוא"ל נכנס, פורטל של אתר אינטרנט וכדומה.

3.השתמשו בממשק ה-drag-and-drop של הפלטפורמה כדי: ליצור טריגר ← להגדיר OCR ← למפות את השדות ← ליצור כללי אימות ← לבצע קונפיגורציה לפעולה המבוססת על הטקסט שנשלף.

4.הגדירו נתיבי שגיאות וחריגות (error and exception paths): במידה ושדה מידע חשוב חסר, ניתן להגדיר זרימת עבודה נפרדת לביצוע או לנתב לבדיקה אנושית.

5.הרחיבו את התהליך בהדרגה: ברגע שהאוטומציה הראשונית מצליחה, שכפלו אותה עבור סוגי מסמכים, קטגוריות ומחלקות אחרות, ובצעו אינטגרציה עמוקה יותר בניהול זרימות העבודה.

בהמשך הדרך

עם יכולת ה-IDP הזו בתוך Zoho RPA, אנחנו מתקדמים לעבר כוח עבודה דיגיטלי שלא רק לוחץ על כפתורים, אלא יכול להבין ולפעול על פי מידע המוטמע בתוך מסמכים.

בקרו ב-zoho.com/rpa כדי להתחיל תקופת ניסיון חינמית ל-15 יום. אם תרצו לדעת יותר על האופן שבו ניתן ליישם עיבוד מסמכים חכם בארגון שלכם, תוכלו להזמין דמו חי או התייעצות כאן, או לכתוב לנו בכתובת support@zohorpa.com