פוסט אורח מאת DigiSmith.
רשימת המשימות ב-CRM שלכם הולכת ומתארכת? מוצאים את עצמכם עוברים בין אינספור פולו-אפים, פגישות ומטלות, בלי לדעת מאיפה בכלל להתחיל? בסביבת עבודה אינטנסיבית של מכירות, שירות לקוחות וניהול פרויקטים, טבעי להרגיש מוצפים ולחשוש שמשימות חשובות יתפספסו. "שיתוק המשימות" (task paralysis) הזה עלול לפגוע בפרודוקטיביות ואפילו לגרום לפספוס הזדמנויות עסקיות.
ארגון המשימות לפי רמת דחיפות וחשיבות מאפשר לקבל החלטות חכמות יותר ולהישאר ממוקדים בפעולות שמייצרות את הערך הגבוה ביותר.
כאן נכנסת לתמונה מטריצת אייזנהאואר (Eisenhower Matrix) - מסגרת פשוטה, פופולרית ויעילה מאוד לניהול זמן ותעדוף משימות. המודל הזה עוזר להבחין בין משימות שבאמת חשובות לבין משימות שהן פשוט דחופות. השיטה עובדת על ידי חלוקה של המשימות לארבעה רבעים ברורים:
Do first (דחוף וחשוב) | Schedule (חשוב אבל לא דחוף) |
Delegate (דחוף אבל לא חשוב) | Defer ( לא דחוף ולא חשוב) |
יישום של המטריצה הזו מעביר את העבודה ממצב תגובתי למצב פרואקטיבי, מה שמאפשר להתחיל להחליט באופן מודע היכן הכי נכון להשקיע את האנרגיה. כך מטרות חשובות וארוכות טווח לא יידחקו הצידה כל הזמן לטובת “כיבוי שריפות” של משימות דחופות אבל פחות קריטיות.
עבור משתמשי CRM, הצגה של המשימות בתוך מטריצה ברורה בעלת ארבעה רבעים עוזרת למנף את מלוא הפוטנציאל של המערכת - לא רק לניהול נתוני מכירות, אלא גם לביצוע פעולות מדויקות וממוקדות.
אם אתם משתמשי Zoho CRM, הטמעת מסגרת התעדוף הזו ישירות ללוח הבקרה שלכם משלבת את השיטה הקלאסית הזו הישר לתוך זרימת העבודה היומיומית שלכם ב-CRM.
כך תמנפו את מטריצת אייזנהאואר בתוך זרימות העבודה שלכם ב-Zoho CRM:
שלב 1: להתחיל את היום עם המטריצה
במקום לקפוץ ישר למיילים או לרשימת המשימות ב-CRM, התחילו את היום עם תצוגת המטריצה. תוך רגע תראו מה דורש פעולה מיידית, ותוכלו להחליף כאוס בבהירות ולהשקיע את הזמן והמאמץ במה שבאמת חשוב.
שלב 2: להתאים את סדרי העדיפויות תוך כדי תנועה
סדרי עדיפויות משתנים במהלך היום, כך גם המשימות. אפשר להזיז משימה מרבע ה-“Schedule It” לרבע ה-“Do It” ברגע שהיא הופכת לדחופה יותר. גמישות תוך כדי תנועה מבטיחה שהפוקוס שלכם תמיד יתאים לסדר העדיפויות הנוכחי בלי שתצטרכו לערוך ידנית את רשומות ה-CRM בכל פעם.
שלב 3: להשתמש ברבע “Delegate It” כדי לשתף פעולה
האזור של "Delegate It" מאפשר להקצות משימות לקולגות ישירות מתוך המטריצה. בין אם מדובר בשיחת טלפון קצרה, עדכון מסמך או מייל פולואפ, הרבע הזה מונע מצב שבו אתם הופכים לצוואר הבקבוק ומבטיח ששום דבר לא נופל בין הכיסאות. האצלת סמכויות אפקטיבית משפרת גם את הפרודוקטיביות של הצוות ומוודאת שכל משימה מטופלת על ידי האדם המתאים.
שלב 4: לחסום ולהגדיר מראש זמן למשימות “Schedule It”
משימות חשובות אך לא דחופות - כמו פגישות אסטרטגיה או ניתוח נתונים - נוטות להידחק הצידה שוב ושוב. אזור ה - "Schedule It" עוזר לוודא שהן לא הולכות לאיבוד. השתמשו בו כדי לחסום זמן ביומן לעבודה מעמיקה, תכנון יעדים או שיפור תהליכים. הגדרת משבצת זמן מראש מבטיחה שהמשימות האלה יקבלו את תשומת הלב המגיעה להן לפני שהן הופכות לדחופות.
שלב 5: לעבור על רבע “Defer It” פעם בשבוע
אזור "Defer It" הוא "החנייה הזמנית" שלכם למשימות בעדיפות נמוכה. אבל הוא לא אמור להפוך למגרש גרוטאות. סמנו ביומן תזכורת לבצע סקירה קצרה בסוף כל שבוע עבודה ועברו על המשימות שנמצאות שם. אם משהו הפך לרלוונטי, העבירו אותו לרבע אחר. אם לא, שקלו למחוק או לשלוח אותו לארכיון. ההרגל הזה עוזר לשמור על מטריצה נקייה ועל זרימת משימות יעילה.
להטמיע את המטריצה ב-CRM בפועל
אם אתם משתמשים ב-Zoho CRM לניהול מכירות ולקוחות, Eisenhower Matrix for Zoho CRM מבית Digismiths היא הרבה מעבר לכלי פרודוקטיביות נוסף עבורכם. עם ממשק אינטואיטיבי המציע יכולת גרירה-ושחרור (drag & drop), התוסף הזה לא רק מוסיף בהירות ופוקוס לזרימת העבודה שלכם ב-Zoho CRM, אלא גם עוזר לרכז את ניהול המשימות במקום אחד בצורה יעילה יותר.
Comments