Empezar a usar Zoho One. Una guía básica

La primera vez que escucha de Zoho One, puede resultar muy abrumador el concepto de comprar más de 45 aplicaciones de una sola vez.

En esta nota queremos mostrarle lo fácil que es comenzar a usar Zoho One y lo rápido que es hacer las configuraciones básicas en esta plataforma. Después de todo, como dijo Lao-Tse: "el viaje de las mil millas comienza con un sólo paso".

¿Realmente necesita tantas aplicaciones?

 Para comenzar queríamos quitar del camino una de las dudas más comunes respecto a Zoho One. ¿Por qué contratar un paquete de más de 45 aplicaciones? ¿No es algo excesivo?

Las empresas están en constante cambio. Cambian sus procesos, sus prioridades y su tamaño. Pensando en eso, creamos Zoho One, un paquete de aplicaciones que se adapta a las necesidades de su negocio y que cambia junto con él.

Imagine que usted comienza usando solo aplicaciones de marketing y ventas, como un CRM, pero posteriormente desea integrar herramientas de finanzas y recursos humanos. Tradicionalmente tendría que comprar más aplicaciones y terminaría gastando mucho dinero. Mientras tanto, con One podría añadir estas nuevas aplicaciones en minutos, sin gastar más.

En resumen:

Puede que en un inicio no necesite todas las aplicaciones, pero cuando lo haga, las tendrá ya disponibles y no tendrá que hacer inversiones adicionales para poder usarlas. Suena bien, ¿no?

Con esto claro, abordemos las configuraciones.

¿Cómo crear una cuenta de Zone One?

Siga estos pasos para crear una cuenta de Zoho One y probarlo de manera totalmente gratuita durante 30 días:

1. Entre a https://www.zoho.com/es-xl/one/
2. Llene los datos del formulario.
3. Marque el recuadro con la leyenda Estoy de acuerdo con los Términos de servicio y la Política de privacidad, una vez haya leído estos documentos.
4. Dé click en Comenzar ahora.

Alternativamente, también puede iniciar sesión con su cuenta de LinkedIn o Google haciendo click en los botones ubicados en la parte inferior.

Ya tengo una cuenta. ¿Cómo inicio sesión en Zoho One?

En caso de que usted ya tenga una cuenta de Zoho One, puede iniciar sesión de la siguiente manera:

1. Entre a https://www.zoho.com/es-xl/one/
2. Dé click en el botón Iniciar Sesión, ubicado en la esquina superior derecha.
   
3. Ingrese el correo electrónico con el que creó su cuenta y dé click en Siguiente.
   
4. Ingrese su contraseña y dé click en Iniciar Sesión.
   

Al igual que al crear su cuenta, puede iniciar sesión usando servicios como su cuenta de Google. Simplemente haga click en el botón del servicio que desea usar.

Primeros pasos con Zoho One

La primera vez que inicie sesión en Zoho One, deberá elegir una categoría inicial de aplicaciones.

Este paso le ayudará a comenzar con aplicaciones dedicadas a un área específica de su negocio. No se preocupe si en un inicio no sabe qué categoría elegir, posteriormente podrá agregar o eliminar aplicaciones según lo necesite. Este paso solo hace el proceso un poco más rápido.

Una vez hecho esto, dé click en Siguiente y el proceso estará terminado.

Posteriormente, será llevado al panel de administración de Zoho One, donde recibirá un tour de bienvenida que le explicará los conceptos básicos de la plataforma. Si bien puede omitir este paso, recomendamos que lo lea. Cuando termine de leerlo simplemente haga click en el botón Siguiente.

Panel de configuración de Zoho One

Si ya ha terminado el recorrido guiado, es hora de abordar las funciones del panel de configuración.

El panel de configuración es el lugar donde usted puede administrar todos los aspectos de su cuenta de Zoho One, incluyendo los usuarios que tienen acceso, datos de su organización, las aplicaciones que desea usar, etc.

Para acceder al panel de configuración, simplemente haga click en el botón con forma de engrane ubicado en la esquina superior derecha.

Ahora exploremos algunas de las principales funciones del panel de administración, que le permitirán comenzar a operar inmediatamente.

¿Cómo editar los datos de mi organización en Zoho One?

Puede editar los datos de su organización (como nombre, teléfono, sitio web o dirección) siguiendo estos tres pasos:

1. Ingrese al panel de configuración y haga click en la opción Organización.

2. De click en la opción Editar.
   

3. Llene los datos faltantes de su organización y de click en Actualizar.
   

¿Cómo agrego nuevas aplicaciones a Zoho One?

Puede añadir nuevas aplicaciones a su cuenta de Zoho One cuando lo desee, siguiendo estos pasos:

1. Ingrese al panel de configuarción y seleccione la opción Aplicaciones del menú lateral.
2. Haga click en el botón Agregar Aplicación, ubicado en la esquina superior derecha.
   
3. Seleccione la aplicación que desea añadir y de click en Agregar.
   
4. Dé click en Aceptar y estará listo para usarla.
   

También puede añadir la aplicación que necesita utilizando la barra de búsqueda.

¿Cómo agregar usuarios a mi cuenta de Zoho One?

Si desea añadir a nuevos miembros a su organización, dentro de Zoho One, siga estos simples pasos:

1. Entre al panel de configuración y seleccione la opción Usuarios del menú izquierdo.
2. Presione el botón Agregar Usuario.
   
3. Llene los datos requeridos y dé click en Agregar.
   
4. Dé click en Finalizar o bien en la opción Agregar más usuarios.
   

Para completar el proceso, el usuario que agregó deberá aceptar la invitación enviada a su correo electrónico e iniciar sesión en Zoho. En caso de que lo necesite, usted puede reenviar o cancelar la invitación, en cualquier momento, desde el panel de configuración. 

¿Cómo crear grupos en Zoho One?

Los Grupos sirven para asignar a los usuarios un departamento (mercadotecnia, finanzas, etc.) o un grupo de trabajo. Si bien cada usuario puede pertenecer a varios grupos de trabajo, solo puede pertenecer a un departamento. Mantenga eso en mente al crear Grupos:

1. Ingrese al panel de configuración y seleccione la opción Grupos del menú lateral.
2. De click en el botón Agregar grupo.
   
3. Llene los datos correspondientes (tipo de grupo, jefe de departamento, miembros, etc.) y dé click en Agregar.
   

¿Cómo asignar aplicaciones a usuarios en Zoho One?

Una vez haya agregado aplicaciones y usuarios a su cuenta de Zoho One, el siguiente paso es asignar a cada usuario las aplicaciones que necesita para su trabajo.

Hay dos formas principales de dar acceso, a los nuevos usuarios, a las aplicaciones de Zoho One: de manera individual o mediante el uso de grupos.

Asignar aplicaciones de manera individual

1. Ingrese al panel de configuración y seleccione la pestaña Usuarios.
2. Seleccione al usuario al que desea asignarle las aplicaciones.
   
3. Dentro del perfil del usuario, en la pestaña Aplicaciones, de click en el botón + y seleccione las aplicaciones que desea asignarle.
   
4. Seleccione la función del usuario y haga click en Finalizado. La Función se refiere a los permisos que tendrá el usuario dentro de la aplicación, es decir, si solo puede usarla o si puede administrarla (añadir o eliminar usuarios, etc.).
   
5. Una vez haya seleccionado todas las aplicaciones que le desea asignar al usuario, haga click en el botón Asignar.
   

Asignar aplicaciones mediante grupos

1. Ingrese al panel de configuración y seleccione la pestaña Grupos. 

2. Haga click en el grupo que desea.
   

3. Vaya a la pestaña Asignación Condicional y presione el botón Asignar aplicación.
   

4. Elija las aplicaciones que necesita cada área de su negocio haciendo click en el botón Asignar.
   

5. Seleccione si desea asignar la aplicación a todos los miembros o solo a ciertas personas, basado en reglas (como el rol, nombre correo, etc.), y dé click en Guardar.
   
   

6. Confirme haciendo click en Asignar aplicación.
   

A partir de que configure esta opción, todos los usuarios de un área podrán contar con las aplicaciones que necesitan para trabajar, desde el momento que usted los añada a Zoho One. Esto le ahorrará mucho tiempo a usted y sus colaboradores.

¿Listo para comenzar a usar Zoho One?

 Esperamos que esta pequeña guía le ayude a comenzar a usar Zoho One desde el primer día. Si bien quedan muchas otras cosas por mostrar, puede empezar a trabajar inmediatamente con estas acciones básicas.

Si tiene alguna duda sobre este proceso o busca recomendaciones sobre qué aplicaciones debería configurar primero, envíenos un correo a consultas@zohocorp.com. Nos dará gusto saber de usted y apoyarle con lo que podamos.

También puede registrarse a nuestros webinars y seminarios, donde nuestros expertos le mostrarán en vivo las funciones de este conjunto de aplicaciones.