Empezar a usar Zoho One. Una guía básica

La primera vez que escucha de Zoho One, puede resultar muy abrumador el concepto de comprar más de 45 aplicaciones de una sola vez.

En esta nota queremos mostrarle lo fácil que es comenzar a usar Zoho One y lo rápido que es hacer las configuraciones básicas en esta plataforma. Después de todo, como dijo Lao-Tse: «el viaje de las mil millas comienza con un sólo paso».

¿Realmente necesita tantas aplicaciones?

Para comenzar queríamos quitar del camino una de las dudas más comunes respecto a Zoho One. ¿Por qué contratar un paquete de más de 45 aplicaciones? ¿No es algo excesivo?

Las empresas están en constante cambio. Cambian sus procesos, sus prioridades y su tamaño. Pensando en eso, creamos Zoho One, un paquete de aplicaciones que se adapta a las necesidades de su negocio y que cambia junto con él.

Imagine que usted comienza usando solo aplicaciones de marketing y ventas, como un CRM, pero posteriormente desea integrar herramientas de finanzas y recursos humanos. Tradicionalmente tendría que comprar más aplicaciones y terminaría gastando mucho dinero. Mientras tanto, con One podría añadir estas nuevas aplicaciones en minutos, sin gastar más.

En resumen:

Puede que en un inicio no necesite todas las aplicaciones, pero cuando lo haga, las tendrá ya disponibles y no tendrá que hacer inversiones adicionales para poder usarlas. Suena bien, ¿no?

Con esto claro, abordemos las configuraciones.

¿Cómo crear una cuenta de Zone One?

Siga estos pasos para probar Zoho One de manera totalmente gratuita durante 30 días:

    1. Entre a https://www.zoho.com/es-xl/one/
    2. Llene los datos del formulario.
    3. Marque el recuadro con la leyenda «Estoy de acuerdo con los Términos de servicio y la Política de privacidad», una vez haya leído estos documentos.
    4. Dé click en «comenzar ahora».

Alternativamente, también puede iniciar sesión con su cuenta de LinkedIn o Google haciendo click en los botones ubicados en la parte inferior.

¿cómo crear cuenta de zoho one?

Ya tengo una cuenta. ¿Cómo inicio sesión?

En caso de que usted ya tenga una cuenta de Zoho One, puede iniciar sesión de la siguiente manera:

    1. Entre a https://www.zoho.com/es-xl/one/
    2. Dé click en el botón «Iniciar Sesión», ubicado en la esquina superior derecha.

      ¿cómo inicio sesion zoho one?

    3. Ingrese el correo electrónico con el que creó su cuenta y dé click en «siguiente».

      ¿cómo inicio sesion zoho one?

    4. Ingrese su contraseña y dé click en «Iniciar Sesión».

      ¿cómo inicio sesion zoho one?

Al igual que al crear su cuenta, puede iniciar sesión usando servicios como su cuenta de Google. Simplemente haga click en el botón del servicio que desea usar.

¿cómo inicio sesión en zoho one?

Primeros pasos con Zoho One

La primera vez que inicie sesión en Zoho One, deberá elegir una categoría inicial de aplicaciones.

Este paso le ayudará a comenzar con aplicaciones dedicadas a un área específica de su negocio. No se preocupe si en un inicio no sabe qué categoría elegir, posteriormente podrá agregar o eliminar aplicaciones según lo necesite. Este paso solo hace el proceso un poco más rápido.

Primeros pasos con zoho one

Una vez hecho esto, dé click en «Siguiente» y el proceso estará terminado.

Primeros pasos con zoho one

Primeros pasos con zoho one

Posteriormente, será llevado al panel de administración de Zoho One, donde recibirá un tour de bienvenida que le explicará los conceptos básicos de la plataforma. Si bien puede omitir este paso, recomendamos que lo lea. Cuando termine de leerlo simplemente haga click en el botón «Siguiente».

tour de bienvenida zoho one

Panel de configuración

Si ya ha terminado el recorrido guiado, es hora de abordar las funciones del panel de configuración.

El panel de configuración es el lugar donde usted puede administrar todos los aspectos de su cuenta de Zoho One, incluyendo los usuarios que tienen acceso, datos de su organización, las aplicaciones que desea usar, etc.

Para acceder al panel de configuración, simplemente haga click en el botón con forma de engrane ubicado en la esquina superior derecha.

panel de configuración zoho one

Ahora exploremos algunas de las principales funciones del panel de administración, que le permitirán comenzar a operar inmediatamente.

¿Cómo editar los datos de mi organización? 

    1. Ingrese al panel de configuración y haga click en la opción «Organización».
    2. De click en la opción «editar».

      editar datos de organización zoho one

    3. Llene los datos faltantes de su organización y de click en «Actualizar».

      editar datos de organización zoho one

¿Cómo agrego nuevas aplicaciones?

    1. Ingrese al panel de configuarción y seleccione la opción Aplicaciones del menú lateral.
    2. Haga click en el botón «Agregar Aplicación» ubicado en la esquina superior derecha.

      añadir aplicaciones a zoho one

    3. Seleccione la aplicación que desea añadir y de click en «Agregar».

      añadir aplicaciones a zoho one

    4. Dé click en «Aceptar» y estará listo para usarla.

      añadir aplicaciones a zoho one
      También puede añadir la aplicación que necesita utilizando la barra de búsqueda.

      añadir aplicaciones a zoho one

¿Cómo agregar usuarios a mi cuenta de Zoho One?

    1. Entre al panel de configuración y seleccione la opción «Usuarios» del menú izquierdo.
    2. Presione el botón «Agregar Usuario».

      añadir usuarios zoho one

    3. Llene los datos requeridos y dé click en «Agregar».

      añadir usuarios zoho one

    4. Dé click en «Finalizar» o bien el la opción «Agregar más usuarios».

      añadir usuarios zoho one

Para completar el proceso, el usuario que agregó deberá aceptar la invitación enviada a su correo electrónico e iniciar sesión en Zoho. En caso de que lo necesite, usted puede reenviar o cancelar la invitación en cualquier momento desde el panel de configuración. 

¿Cómo crear grupos en Zoho One?

Los grupos sirven para asignar a los usuarios un departamento (mercadotecnia, finanzas, etc.) o un grupo de trabajo. Si bien cada usuario puede pertenecer a varios grupos de trabajo, solo puede pertenecer a un departamento. Mantenga eso en mente al crear grupos.

    1. Ingrese al panel de configuración y seleccione la opción «Grupos» del menú lateral.
    2. De click en el botón «Agregar grupo».

      crear departamentos en zoho one

    3. Llene los datos correspondientes (tipo de grupo, jefe de departamento, miembros, etc.) y dé click en «Agregar».

      crear departamentos en zoho one

¿Cómo asignar aplicaciones a usuarios?

Una vez haya agregado aplicaciones y usuarios a su cuenta de Zoho One, el siguiente paso es asignar a cada usuario las aplicaciones que necesita para su trabajo.

Hay dos formas principales de dar acceso, a los nuevos usuarios, a las aplicaciones de Zoho One: de manera individual o mediante el uso de grupos.

Asignar aplicaciones de manera individual.

    1. Ingrese al panel de configuarciuón y seleccione la pestaña «Usuarios».
    2. Seleccione al usuario al que desea asignarle las aplicaciones.

      asignar aplicaciones a usuarios en zoho one

    3. Dentro del perfil del usuario, en la pestaña «Aplicaciones», de click en el botón «+» y seleccione las aplicaciones que desea asignarle.

      asignar aplicaciones a usuarios en zoho oneasignar aplicaciones a usuarios en zoho one

    4. Seleccione la función del usuario y haga click en «Finalizado». La Función se refiere a los permisos que tendrá el usuario dentro de la aplicación, es decir si solo puede usarla o si puede administrarla (añadir o eliminar usuarios, etc.).

      asignar aplicaciones a usuarios en zoho one

    5. Una vez haya seleccionado todas las palicaciones que le desea asignar al usuario, haga click en el botón «Asignar».

      asignar aplicaciones a usuarios en zoho one

Asignar aplicaciones mediante grupos

    1. Ingrese al panel de configuración y seleccione la pestaña «Grupos».
    2. Haga click en el grupo que desea.

      asignar aplicaciones a grupos en zoho one

    3. Vaya a la pestaña «Asignación Condicional» y presione el botón «Asignar aplicación».

      asignar aplicaciones a grupos en zoho one

    4. Elija las aplicaciones que necesita cada área de su negocio haciendo click en el botón «Asignar».

      asignar aplicaciones a grupos en zoho one

    5. Seleccione si desea asignar la aplicación a todos los miembros o solo a ciertas personas, basado en reglas (como el rol, nombre correo, etc.), y dé click en «guardar».
    6. Presione «Asignar».

      asignar aplicaciones a grupos en zoho one asignar aplicaciones a grupos en zoho one

A partir de que configure esta opción, todos los usuarios de un área podrán contar con las aplicaciones que necesitan para trabajar, desde el momento que usted los añada a Zoho One. Esto le ahorrará mucho tiempo a usted y sus colaboradores.

asignar aplicaciones a grupos en zoho one

¿Listo para comenzar a usar Zoho One?

Esperamos que esta pequeña guía le ayude a comenzar a usar Zoho One desde el primer día. Si bien quedan muchas otras cosas por mostrar, puede empezar a trabajar inmediatamente con estas acciones básicas.

Si tiene alguna duda sobre este proceso o busca recomendaciones sobre qué aplicaciones debería configurar primero, envíenos un correo a consultas@zohocorp.com. Nos dará gusto saber de usted y apoyarle con lo que podamos.

También puede registrarse a nuestros webinars y seminarios, donde nuestros expertos le mostrarán en vivo las funciones de este conjunto de aplicaciones.

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