8 طرق لتحديد المواعيد باستخدام برامج الجدولة

قبل ظهور برامج الجدولة، عادة ما كنا نحدد المواعيد شخصيًا أو عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني.. ولم يكن سهلا العثور على مواعيد شاغرة تتناسب مع جدولتنا، وغالبا ما كانت عملية إعادة تحديد المواعيد عملية مملة.

أما الآن فتُمكن برامج الجدولة الشركات والعملاء من مراقبة الأوقات الشاغرة وجدولة المواعيد في دقائق.

ويوفر هذا الحل، إلى جانب الإشعارات الآلية والتذكيرات وروابط الاجتماعات، وقت للجميع.

وبينما لا نزال نستخدم الطرق الاعتيادية للتواصل، قضت تطبيقات الجدولة على الاتصالات المتبادلة غير الضرورية وخلقت تجربة أكثر سلاسة لتحديد المواعيد.

إليك 8 طرق الأكثر شيوعاً لتحديد المواعيد باستخدام برامج الجدولة:

  1. البريد الإلكتروني
  2. صفحات الويب
  3. وسائل التواصل الاجتماعي
  4. برنامج إدارة علاقات العملاء CRM
  5. مكالمات مكتب الاستقبال
  6. تطبيقات المراسلة
  7. الرسائل النصية
  8. واجهات برمجة التطبيقات

هل ترغب في معرفة أي من هذه الطرق متاحة في Zoho Bookings؟

  1. البريد الإلكتروني

تظل رسائل البريد الإلكتروني أكثر طرق الجدولة شيوعاً للشركات والعملاء. وسنتبادل حوالي 333.2 مليار رسالة بريد إلكتروني في عام 2022، ولا شك في أن العديد منها سيتعلق بجدولة المواعيد.

فيما يلي أربعة طرق يمكنك من خلالها مساعدة العملاء في تحديد المواعيد عبر البريد الإلكتروني:

 أضف عنوان URL صفحة حجز المواعيد في رسائل البريد الإلكتروني التسويقية الخاصة بك. سواء كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني ترويجية أو رسائل إخبارية، يمكنك أن تسهل على العملاء الوصول إلى صفحة الحجز الخاصة بك عن طريق إدراج رابطها في رسائلك. 

  • قم بنسخ ولصق مواعيدك الشاغرة من تطبيق الجدولة الخاص بك. تسمح لك بعض تطبيقات الجدولة بنسخ مواعيدك الشاغرة ولصقها في الرسائل. بهذه الطريقة، يمكن للمتلقين اختيار وقت معين وحجزه من خلال الجدول المتوفر في بريدك الإلكتروني.
  • قم بإضافة عنوان URL صفحة حجز المواعيد في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. عندما تتواصل مع العملاء من خلال البريد الإلكتروني كل يوم، فكن مستعداً لتحديد وقت للالتقاء بهم. فوجود رابط خلال صفحة الحجز الخاصة بك في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك سيضمن لهم أنك على أتم الاستعداد لجلب عملاء جدد.

قم بجدولة مواعيدك بنفسك. لا نستطيع التخلي عن الطرق التقليدية. بحيث يفضل بعض العملاء مناقشة وتأكيد المواعيد عبر البريد الإلكتروني، وبمجرد أن يختاروا معاداً محدداً يمكنك إضافته يدوياً في تطبيق الجدولة.

٢. صفحة الويب

عندما يجد زوار الموقع قيمة في خدماتك، فإن خطوتهم التالية هي تحديد موقع صفحة الاتصال. وإن لم يجدوا بياناتك مثل اسمك والبريد الإلكتروني الخاص بك أو رقم التليفون, فعلى الأرجح أنهم سيغادرون الموقع وسيبحثون عن خيار أخر.

وجود تطبيق الجدولة على الموقع الخاص بك، سيضمن تواصل الزوار معك بسهولة. ويؤدي ذلك الى تحويل زوار الموقع المحتملين إلى عملاء ويقلل الوقت الذي تقضيه في رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية.

هناك طريقتان لإضافة صفحة حجز المواعيد الخاصة بك على موقعك:

  • قم بربط رابط صفحة الحجز الخاصة بك بواسطة نص أو صورة أو زر قابل للنقر. وهذا يتيح لزوار الموقع الوصول إلى صفحة الجدولة بسهولة.

أضف رمز HTML الخاص بتطبيق الجدولة إلى موقعك على الويب. وتتيح لك تطبيقات الجدولة إدراج صفحة الحجز كلها أو نافذة منبثقة قابلة للتخصيص.

 ٣. وسائل التواصل الاجتماعي

 عدد مستخدمي وسائل التواصل الاجتماعي يبلغ 4.62  مليار، لذلك ليس من الغريب أن يكون  اعتماد أغلب الشركات على هذه المنصات لبناء قاعدة عملائهم. ومن خلال توفير صفحة جدولة على حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك، ستسهل على العملاء الجدد والحاليين مقابلتك.

هناك طريقتين يمكن للعملاء من خلالها تحديد موعد من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك:

  • قم بدمج جدولك مع تطبيقات وسائل التواصل الاجتماعي.

على سبيل المثال، إذا كان تطبيق الجدولة الخاص بك يتعاون مع منصات مثل فيس بوك وانستجرام، فيمكنك ربط جدولك مباشرة بحساباتك. وبمجرد ربط الاتصال، ستعرض صفحات حسابك زر “احجز الان” لجدولة موعد بسرعة.

  • استفد من عنوان URL الخاص بصفحة الحجز. يمكنك إضافة الرابط في البايو وفي المنشورات واضافته في خانة معلومات الاتصال أو اضافته للستوريز. 

٤. برنامج إدارة علاقات العملاء CRM

يعتبر CRM العصب الرئيسي لبيانات العملاء والتعامل معهم. فهنا يكون في متناول يديك جميع معلومات الاتصال بعملائك.

قم بتوصيل تطبيق الجدولة الخاص بك

تندمج بعض التطبيقات مع برامج إدارة علاقات العملاء المشهورة مثل Salesforce  أو Zoho CRM. وبمجرد دمجهم معاً، تصبح صفحة الجدولة الخاصة بك متاحة بالنقر على زر واحد. ويمكن للعملاء مشاركة مواعيدهم المتاحة، ويمكنك بسهولة تحديد مواعيدهم والموافقة عليها دون الخروج من برنامج CRM .

أرسل عنوان URL الخاص بصفحة الحجز بالبريد الإلكتروني على الفور

بمجرد دمج برنامج الجدولة الخاص بك مع CRM، يمكنك إرسال الرابط لصفحة الحجز عن طريق البريد إلكتروني إلى العملاء المحتملين بدون فتح تطبيقات متعددة. وكميزة إضافية أخرى، يمكنك متابعة المواعيد السابقة والقادمة مع العملاء مباشرة من CRM الخاص بك.

٥. مكالمات مكتب الاستقبال

يعد الاتصال بمكتب الاستقبال عادة لا يمكن التخلي عنها، بالرغم من تطورنا السريع وثقافة التكنولوجيا العالية. وهذا شائع أكثر في مجال الرعاية الصحية، حيث يفضل المرضى عادةً تأكيد تفاصيل موعد محدد مع موظف الاستقبال قبل تأكيد وقت موعد محدد.

بمجرد تأكيد العملاء مواعيدهم المتاحة عبر الهاتف، يمكنك أتمتة العمليات المتبقية من خلال تطبيق الجدولة الخاص بك. على سبيل المثال، عندما يقوم موظف الاستقبال بجدولة المواعيد يدوياً من خلال تطبيق الجدولة أو CRM المتصل، يتم تلقائيا تشغيل كلٍ من اشعارات المواعيد والتذكيرات وتحصيل المدفوعات والمتابعات.

٦. تطبيقات المراسلة

أصبحت تطبيقات المراسلة جزء أساسي في محادثتنا اليومية. سواء كان ذلك للعمل أو لأسباب شخصية، وغالباً ما نستخدم هذه المنصات لنقرر متى وأين نلتقي.

إذا كنت تستخدم تطبيق مراسلة لأعمالك، يمكن لتطبيق الجدولة توفير وقتك الثمين. فبمجرد نسخ ولصق عنوان URL الخاص بصفحة الحجز في المحادثة، يمكن لعملائك تحديد مواعيد بدون سؤالك عن مواعيدك الشاغرة.

٧. الرسائل النصية

 على الرغم من أن تطبيقات المراسلة قد استحوذت إلى حد كبير بدل من الرسائل الفورية، لكن ما زالت الرسائل النصية لها دور هام. فعندما يتعلق الأمر بجدولة المواعيد، يمكنك أتمتة اشعارات متابعة الحجز عن طريق إرسال تذكير عبر الرسائل النصية للعملاء ورابط الجدولة.

٩. واجهات برمجة التطبيقات

توفر تطبيقات الجدولة واجهات برمجة التطبيقات التي تسمح لك بتخصيص عملية جدولة المواعيد. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص عملية جمع المواعيد الخاصة بك، إحضار تفاصيل العميل وإعادة ملء الحقول لحجز أسرع، أو إضافة تطبيق الجدولة إلى تطبيقك الخاص.

يمكن أن تساعدك واجهات برمجة التطبيقات في تحقيق تخصيصات عديدة بحيث يسهل على عملائك حجز المواعيد.

أهمية عنوان URL الخاص بصفحة الحجز الخاصة بك

يمثل عنوان URL لصفحة الحجز الخاصة بك رابط قوي بين العملاء وخدماتك. في كثير من الأحيان يصل العملاء إلى صفحة الجدولة الخاص بك من خلال عنوان URL.

تخيل عملية الجدولة الخاصة بك على الإنترنت مثل محل آيس كريم. عنوان URL لصفحة الحجز الخاصة بك هو باب الدخول لعملائك، ثم يختارون نوع الموعد (النكهة)، يختارون من الوقت المتاح لديك (إضافات)، ويحددون معاد معك (يشترون الآيس كريم).

في النهاية، تترك انطباعاً دائماً لدى عملائك عندما تقدم خدمة لا مثيل لها وعملية جدولة ممتعة.

آداب نشر الرابط: ما هي الطريقة اللائقة لنشر رابط الجدولة؟

يتساءل البعض إذا كان مشاركة روابط الجدولة ممكن أن تعتبر غير لائقة. قبل استكشاف هذا المفهوم، يجب أن نقر بالنية الأساسية وراء هذه الروابط: لتوفير الوقت. فإذا قمنا جميعا بنشر روابط الجدولة، يمكننا بسهولة تسريع عملية تحديد المواعيد.

حسب السياق، بالرغم من ذلك من الممكن نشر رابط الجدولة أن يرسل رسالة خاطئة. علي سبيل المثال، إذا قمت بإرسال رابط جدولك بدون أي توضيح، قد يتسبب ذلك في أن يفترض المستلم أن مواعيده المتوفرة غير مهمة لك. من الممكن له ببساطة الرد بمواعيده الشاغرة، وأحيانا قد يختار عدم الرد.

أفضل حل هو أن تسأل المرسل إليه مواعيده الشاغرة وأن تضمن عنوان URL لصفحة الحجز الخاصة بك في رسالتك. بهذه الطريقة يمكنهم اختيار موعد من جدولك إذا كان مناسباً له، ولن يتردد بمشاركة مواعيده الشاغرة الأخرى.

وعلى الرغم من إضافة خطوة إلى عملية الجدولة عند السؤال عن مواعيد المستلم الشاغرة، لكن هذا يعطي انطباع للشخص الآخر بأنك تقدر وقته. وهذا يضمن أن تبدو متفهماً أكثر.

اختيار حل جدولة قوي

لقد تغيرت الطريقة التي نلتقي بها مع الأخرين بشكل كبير على مدى العقد الماضي. اليوم، تجعل الجدولة عبر الإنترنت من السهل على أصحاب الأعمال التواصل مع العملاء، كما أنها تسهل إدارة المواعيد للعاملين عن بُعد والعاملين من كل من مكان العمل وعن بعد معاً.

بالطرق المذكورة أعلاه، يمكن لرجال الأعمال والفرق الصغيرة والشركات والمنظمات توسيع نطاق عملائها. ومع ذلك، فإن أهم عنصر للنجاح هو حل ممتاز لجدولة المواعيد عبر الإنترنت. يساعد برنامجنا Zoho Bookings تبسيط عملية حجز المواعيد لتبقى على اطلاع على جدولك.

لتبسيط عملية الجدولة لمواعيدك

استخدم Zoho Bookings الان!

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

من خلال إرسال هذا النموذج، أنت توافق على معالجة البيانات الشخصية وفقًا لسياسة الخصوصية الخاصة بنا.

المنشورات ذات الصلة