كيفية إدارة المهام؟
في استبيان إدارة المشاريع العامة التي أجرتها مؤسسة PMI عام 2017، قال 37% من القادة التنفيذيين "إن السبب الرئيسي لفشل [المشاريع في مؤسساتهم] هو الافتقار إلى أهداف محددة بوضوح ومعالم لقياس التقدم" و"الافتقار إلى الانضباط عند تنفيذ الإستراتيجية". استنادًا إلى هذه الدراسة، إليك بعض الخطوات الرئيسية التي يتم اتخاذها في إدارة المهام:
تحديد الأولويات: مهما كانت الأداة التي تستخدمها لإدارة المهام، سواء أكانت قائمة مهام بسيطة أم أداة شاملة لإدارة مهام المشروع، فإن أهم جانب في إدارة المهام هو تحديد الأولويات. يساعد ذلك في إنجاز كل المهام ذات الصلة بكفاءة مع الحفاظ على القيود المخطط لها.
تتبّع المراحل الرئيسية: تظهر نتائج هذه الدراسة أيضًا أن تحديد أهداف واضحة أمر أساسي لإنجاح المشروع. وعلى الرغم من أنه ليس من الضروري تحديد هدف نهائي لإدارة المهام، إلا أن تحديد المراحل الرئيسية يساعد في تحفيز الفرق على تنفيذ المهام بنجاح.
إدارة الجداول: التأكد من إنجاز المهمة في الوقت المحدد هو أمر له تأثير على صحة المشروع ككل. هنا، يكون تحديد الإطار الزمني المناسب من خلال تقدير الجهد المبذول أمرًا أساسيًا.
تخصيص الموارد: تُعدّ الإدارة المثلى للموارد الخطوة التالية لضمان إدارة المهام بشكل فعال. وفقًا للميزانية والجدول الزمني، قم بتعيين المواهب والموارد المناسبة لإنجاز العمل.
التعاون: بالنسبة إلى كل الخطوات المذكورة أعلاه، يُعدّ التعاون أمرًا أساسيًا. صحيح أن العمل ضمن فرق يعني عادة إنجاز المزيد من العمل، إلا أنه قد يكون من الصعب الحفاظ على التعاون ما بين أعضاء الفريق. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المهام للفرق في الحفاظ على التواصل ما بين أعضاء فريقك.
قد تكون الطريقة الأخرى المثيرة للاهتمام لإدارة المهام هي تصنيفها في مصفوفة حسب الموعد النهائي أو الأولوية مع كون "الجدول" و"الأولوية" محورَين. مع هذه البنية، يجب أن يكون العمل الضروري الذي يجب تنفيذه على الفور على رأس الأولويات والجدول الزمني، بينما يجب أن يكون العمل الضروري الذي ليس هناك من حاجة إلى تنفيذه فورًا على رأس الأولويات، لكن في وقت أبعد على الجدول الزمني.