يحظى بثقة العلامات التجارية المهمة

  • شركة TATA Chemicals Limited
  • جامعة ستانفورد
  • Dell
  • ancora education
  • vodafone
  • bigbasket

تم تصنيف Zoho Projects في المرتبة الأولى ضمن جوائز تصنيف أفضل 20 برامج إدارة مهام

منح Zoho Projects المرتبة الأولى ضمن جوائز كانبان لأفضل 20 برنامجًا

ما المقصود بإدارة المهام؟

إن إدارة المهام هي عملية مراقبة مهام المشروع عبر مراحلها المختلفة من البداية إلى النهاية. يتضمن ذلك اتخاذ قرارات فعالة في ما يتعلق بالمهام الخاصة بك لتكييفها مع التغييرات التي يمكن أن تحدث في الوقت الحقيقي، مع إبقاء تركيزك على هدفك النهائي الذي هو إكمال مهامك بنجاح. تعني إدارة مهام المشروع أيضًا إدارة كل جوانب مهمة معيّنة، مثل الميزانية والوقت والنطاق والموارد وحالات التكرار وغير ذلك بفعالية.

ما المقصود بإدارة المهام

إدارة المشاريع مقابل إدارة المهام

إن إدارة المشاريع هي عملية إدارة مشروع ذي تاريخ بداية ونهاية ثابت عبر مراحل مختلفة تبدأ بالتخطيط وتمرّ بالتنفيذ والمراقبة وتنتهي بالإنجاز. يهدف المشروع إلى تحقيق هدف نهائي محدد من خلال إنجاز الكثير من عناصر العمل القابلة للإدارة لتحقيقه. وتسمّى عناصر العمل هذه المهام.

تُعتبر إدارة المهام عملية إدارة مهمة فردية من الإنشاء إلى الإنجاز. ومن غير الضروري أن يكون للمهمة أي هدف أو حتى مواعيد نهائية محددة. تساهم مجموعة من المهام معًا في تنفيذ مشروع. لذلك، فإن إدارة المهام هي بطبيعتها وظيفة من وظائف إدارة المشاريع.

تتطلب منك إدارة المشاريع رؤية الصورة الكاملة. عادةً ما يكون لمدراء المشاريع عدة مشاريع ذات أولويات مختلفة يتم العمل عليها في الوقت نفسه. وتتطلب إدارتها بنجاح تحليلاً مناسبًا للعلاقات والتبعيات الموجودة ما بين مكوّناتها المختلفة. من ناحية أخرى، تنطوي إدارة المهام على التركيز بشكل محدد على إنجاز المهمة فحسب. وتحتاج إدارة المشاريع وإدارة المهام على حد سواء إلى مشاركة الفريق وإدارته للتأكد من أنه يمكن للموارد استخدام عناصر عمل متعددة على النحو الأمثل.

كيفية إدارة المهام؟

في استبيان إدارة المشاريع العامة التي أجرتها مؤسسة PMI عام 2017، قال 37% من القادة التنفيذيين "إن السبب الرئيسي لفشل [المشاريع في مؤسساتهم] هو الافتقار إلى أهداف محددة بوضوح ومعالم لقياس التقدم" و"الافتقار إلى الانضباط عند تنفيذ الإستراتيجية". استنادًا إلى هذه الدراسة، إليك بعض الخطوات الرئيسية التي يتم اتخاذها في إدارة المهام:

تحديد الأولويات: مهما كانت الأداة التي تستخدمها لإدارة المهام، سواء أكانت قائمة مهام بسيطة أم أداة شاملة لإدارة مهام المشروع، فإن أهم جانب في إدارة المهام هو تحديد الأولويات. يساعد ذلك في إنجاز كل المهام ذات الصلة بكفاءة مع الحفاظ على القيود المخطط لها.

تتبّع المراحل الرئيسية: تظهر نتائج هذه الدراسة أيضًا أن تحديد أهداف واضحة أمر أساسي لإنجاح المشروع. وعلى الرغم من أنه ليس من الضروري تحديد هدف نهائي لإدارة المهام، إلا أن تحديد المراحل الرئيسية يساعد في تحفيز الفرق على تنفيذ المهام بنجاح.

إدارة الجداول: التأكد من إنجاز المهمة في الوقت المحدد هو أمر له تأثير على صحة المشروع ككل. هنا، يكون تحديد الإطار الزمني المناسب من خلال تقدير الجهد المبذول أمرًا أساسيًا.

تخصيص الموارد: تُعدّ الإدارة المثلى للموارد الخطوة التالية لضمان إدارة المهام بشكل فعال. وفقًا للميزانية والجدول الزمني، قم بتعيين المواهب والموارد المناسبة لإنجاز العمل.

التعاون: بالنسبة إلى كل الخطوات المذكورة أعلاه، يُعدّ التعاون أمرًا أساسيًا. صحيح أن العمل ضمن فرق يعني عادة إنجاز المزيد من العمل، إلا أنه قد يكون من الصعب الحفاظ على التعاون ما بين أعضاء الفريق. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المهام للفرق في الحفاظ على التواصل ما بين أعضاء فريقك.

قد تكون الطريقة الأخرى المثيرة للاهتمام لإدارة المهام هي تصنيفها في مصفوفة حسب الموعد النهائي أو الأولوية مع كون "الجدول" و"الأولوية" محورَين. مع هذه البنية، يجب أن يكون العمل الضروري الذي يجب تنفيذه على الفور على رأس الأولويات والجدول الزمني، بينما يجب أن يكون العمل الضروري الذي ليس هناك من حاجة إلى تنفيذه فورًا على رأس الأولويات، لكن في وقت أبعد على الجدول الزمني.

كيفية إدارة المهام

لماذا تريد إدارة المهام؟

تعمل إدارة المهام على تحسين عمليات سير العمل بعدة طرق.

جعل عملك أكثر فعالية

كثيرًا ما تنبع أوجه القصور من عدم الاهتمام. تحسّن مبادئ إدارة المهام الإنتاجية بشكل كبير من خلال التأكد من استخدام الموارد المناسبة في الوقت المناسب. يشمل ذلك إعطاء أعضاء الفريق مهام ومسؤوليات تتطابق مع قدراتهم واهتماماتهم.

التركيز على مهمتك

سواء أكنت تعمل كفرد أم كمؤسسة، يتم تنفيذ كل المهام لتحقيق هدف معيّن. ومع ذلك، غالبًا ما ينتهي بنا الأمر في القيام بأمور تشتت الانتباه عن هذا الهدف المعيّن أو لا تساهم في تحقيقه. إذا كانت ثمة طريقة منهجية للتعامل مع كل عناصر العمل، فسيركّز عملك بشكل أكبر على الهدف النهائي.

تنظيم مؤسستك

لا يمكن دائمًا العمل على مهمة واحدة فقط في كل مرة، لكن العمل على مهام كثيرة في الوقت نفسه قد يصبح فوضويًا. وبالتالي، يساهم تنظيم المهام بطريقة تساعد في تنظيم عمليات سير العمل بشكل كبير في تحقيق المزيد من الفعالية والوصول إلى الهدف.

كيفية تنفيذ إدارة المهام؟

  • الأدوات
  • التقنيات

الأدوات

يمكنك إدارة المهام باستخدام مجموعة متنوّعة من الأدوات، بما في ذلك:

  • قوائم المهام أو قوائم التحقق البسيطة

    بدءًا من تسوّق البقالة وصولاً إلى التخطيط لحفل زفاف راقٍ، لا يُعدّ وضع قوائم بسيطة لإدارة المهام أمرًا ولّى عليه الزمن.

  • لوحات كانبان

    تتميّز هذه اللوحات بسهولة استخدامها وبجاذبيتها على المستوى المرئي، وهي بسيطة لكن فعالة في الوقت نفسه. قد يكون لسحب مهمة من قائمة "قيد التفيذ" إلى "منجزة" الأثر نفسه كمن يشطبها عن القائمة.

  • التقويمات

    هل يمكن أن يمرّ يوم من دون تذكير واحد على الأقل بتنفيذ تلك المهمة التي نسيت تنفيذها الأسبوع الماضي؟ تساعد إضافة التذكيرات المستندة إلى المواعيد النهائية إلى التقويم في تنظيم الوقت.

  • البرنامج

    سواء أكنت تستخدم برنامجًا سحابيًا أم محليًا، فإن تخصيص الوقت لإعداد مهامك هنا سوف يعود عليك بالموارد والتذكيرات والتقارير المعمقة.

التقنيات

بالإضافة إلى الأدوات التي تستخدمها، ثمة الكثير من النقاط التي يجب تذكّرها أثناء استخدام نظام إدارة المهام.

  • فن "الرفض" الحاذق

    تعلّمه. مارسه. طبّقه على أي شيء لن يساعد في تحقيق هدفك.

  • حذار من العوامل المشتتة

    ستؤدي العوامل المشتتة التي تتسبب بمضيعة الوقت أو الإنتاجية إلى فقدانك التركيز.

  • العمل كالمعتاد

    تذكّر دائمًا تخصيص وقت للمهام الروتينية أثناء التخطيط.

  • موازنة العمل

    قم بتفويض المهام. قد تكون محبًا للكمال، غير أن أخذ كل شيء على عاتقك سيؤدي بك إلى كارثة.

  • لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد

    إن الأمور التي يمكن إنجازها اليوم يجب أن تُنجز اليوم، إذ تؤدي المماطلة إلى تعدد المهام وليس بطريقة جيدة.

  • أخذ قسط من الراحة

    لا يمكن لأي شخص أن يكون منتجًا طوال اليوم على مدار الأسبوع، لذا من الممارسات الجيدة إعطاء الأولوية للاستراحة حتى. بما أنه من المحتّم أن تحدث مقاطعات عن العمل على مدار اليوم، فإن أخذ فترات استراحة متعمدة وموقوتة سيساعدك في العودة إلى العمل بنشاط متجدد.

  • الاهتمام بما هو مهم فعلاً

    توقف عن القلق بشأن الأمور التي لا يمكنك التحكم بها. أثناء التخطيط، اترك مجالاً لحدوث ما لم يكن في الحسبان، لكن لا تدع ذلك يؤثر في عملك.

من المستهدف من إدارة المهام؟

تفيد برامج إدارة المهام أي شخص لديه مهام للقيام بها، أي الجميع. يمكن أن يندرج الأشخاص الذين يجرون إدارة المشاريع والمهام ضمن الفئات الواسعة التالية:

  • قادة المشاريع

    ابقَ على اطّلاع دائم على مدى توفّر أعضاء فريقك أو انشغالهم، وفوّض العمل وفقًا لذلك.

  • الفِرق

    تساعد إدارة المهام للفرق في تفويض المهام ضمن الفريق، وتنسيق أعضاء الفريق للعمل بشكل منتج من أجل تحقيق هدف مشترك.

  • إدارة المهام الشخصية

    احصل على تحديثات وإشعارات فورية حول كل الأعمال التي أنجزها أعضاء فريقك.

لماذا تحتاج إلى أداة لإدارة المهام؟

بدءًا من تخطيط المهام وصولاً إلى الإدارة، يساعدك برنامج إدارة المهام في تسجيل كل جزء من المعلومات المتعلقة بالمشروع وتتبّعها. تؤدي القدرة على تتبّع المهام والمواعيد النهائية والاجتماعات ومسؤوليات الفريق إلى جعل برنامج إدارة المهام أداةً بالغة الأهمية للوفاء باحتياجات العمل لديك. إذا برزت أي مشكلة، فلن يستغرق الأمر سوى نقرة واحدة لتحديد مصدر المشكلة بالضبط، والتحكم بزمام الأمور فورًا، وإجراء التغييرات لتحسين سير العمل لديك بنجاح. تساعد ميزات التعاون الإضافية مثل الدردشة والمنتديات ولوحات المعلومات فريقك بالكامل في البقاء على اتصال وعلى اطّلاع على أحدث التطورات.

مزايا استخدام أداة إدارة المهام

  • مساعدتك في تنظيم المهام وتعيينها وتحديد أولوياتها باستخدام رموز الألوان
  • تساعدك مخططات جانت في مراقبة تقدّمك ووضع علامة على المراحل الرئيسية لإبقاء مشروعك ملتزمًا بالجدول.
  • السماح لك بتحديد الأهداف، وتتبّع المنجزات، وإدارة المواعيد النهائية
  • توفير جداول شاملة وقابلة للتخصيص لتسهيل عمليات سير العمل من دون انقطاع
  • إلغاء الحاجة إلى تذكّر كل المهام بنفسك وإبقائك على المسار الصحيح عن طريق إرسال التذكيرات في الوقت المناسب
  • تساعدك الخيارات القابلة للتخصيص في العمل بما تجده مريحًا

كيف تختار برنامج إدارة المهام المناسب؟

تتوفّر أدوات مختلفة لإدارة المشاريع والمهام، وهذا يتوقف على الغرض ونطاق الأسعار وبيئة العمل الحالية والمنصة المفضلة لديك. إن الميزات متنوّعة، بدءًا من قوائم التحقق البسيطة التي قد لا تتطلب حتى اتصالاً بالإنترنت وصولاً إلى برنامج كامل الميزات لإدارة مهام المشروع. ثمة أيضًا خيارات برامج تناسب مجالات معيّنة، مثل البناء أو تكنولوجيا المعلومات أو التعليم أو وظائف محددة مثل، إدارة مهام إدارة علاقات العملاء (CRM).

إن Zoho Projects هو أداة لإدارة المهام عبر الإنترنت متوفرة بسعر مناسب وسهلة الاستخدام، أضِف إلى أنها تتضمن ميزات تضمن قابلية التوسع وأمان البيانات. إن ميزات التعاون الفعالة ولوحات كانبان ومخططات جانت والتقارير المفصلة وأدوات تتبّع الوقت الخاص بالمهام تجعل من هذه الأداة إحدى أفضل خيارات برامج إدارة المهام المتوفرة في السوق. هذا ويُعدّ الإصدار الأساسي الغني بالميزات وسيلة لإدارة المهام مجانًا.
راجع تفاصيل أسعار Zoho Projects هنا.

تصنيف من قبل الأفضل.

برنامج رائد لإدارة العمل لفرق المشاريع.

  • 4.2 / 5
  • 4.2 / 5
  • 4.6 / 5
  • 5.0 / 5

"في مؤسستنا، Zoho Projects هو الأداة الأهم، فهو الذي يمكّننا من البقاء على اطّلاع على كل منجزاتنا، الأمر الذي يساعدنا في كسب ثقة عملائنا."

هانسا شارما، اختصاصية في الخدمات المشتركة، Cbensol