Quản lý dự án hiệu quả với Phần mềm quản lý nhiệm vụ của chúng tôi

Chúng ta thường dành phần lớn thời gian cho những công việc khẩn cấp, bỏ qua những việc ít quan trọng hơn và trì hoãn việc quan trọng nhất. Nếu áp dụng nguyên lý Pareto 80/20, 80% công việc quan trọng nhất sẽ được hoàn thành nếu bạn có thể xác định 20% nhiệm vụ có thứ tự ưu tiên cao. Một phần mềm quản lý nhiệm vụ hiệu quả phải giúp bạn xác định được 20% nhiệm vụ cần ưu tiên hàng đầu.

Với phần mềm quản lý nhiệm vụ Zoho Projects, bạn sẽ có thể dành nhiều thời gian hơn để thực hiện nhiệm vụ hơn là quản lý nhiệm vụ. Mô-đun quản lý nhiệm vụ hỗ trợ bạn theo dõi những cột mốc quan trọng, thiết lập quan hệ phụ thuộc và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất làm việc.

Lợi ích chính của phần mềm quản lý nhiệm vụ

  • Giúp bạn sắp xếp, phân công và ưu tiên nhiệm vụ bằng mã màu, tất cả tại một nơi duy nhất.
  • Phân tích dự án phức tạp thành nhiều nhiệm vụ riêng lẻ hoặc liên quan.
  • Tích hợp mọi tiện ích để đảm bảo mang đến sản phẩm chất lượng cho khách hàng với mức giá ưu đãi.
  • Giảm gánh nặng phải ghi nhớ tất cả nhiệm vụ và tăng năng suất làm việc nhờ tính năng gửi lời nhắc kịp thời.
  • Hỗ trợ bạn đặt mục tiêu và cột mốc, theo dõi kết quả và quản lý thời hạn.

Quản lý hoạt động dự án từ một nơi duy nhất

Với nhiệm vụ dự án và danh sách nhiệm vụ, bạn có thể dễ dàng sắp xếp và quản lý mục công việc, tất cả tại một nơi tập trung và dễ truy cập. Bạn có thể theo dõi trạng thái nhiệm vụ, phân công công việc cho thành viên nhóm, thiết lập quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, gửi lời nhắc qua email và theo dõi tiến độ dự án. Ngoài ra, bạn còn có thể chuyển đổi email thành nhiệm vụ.

Cột mốc

Bạn có thể sử dụng cột mốc để phân nhóm nhiệm vụ và tính toán thời gian còn lại để hoàn thành sản phẩm dự án một cách nhanh chóng. Zoho Projects phân loại cột mốc thành các nhóm: sắp tới, quá hạn, đã lưu trữ hoặc đã hoàn thành.

Thiết lập quy trình phê duyệt bảng chấm công

Giờ đây, bạn có thể thiết lập quy trình phê duyệt cho bảng chấm công để đơn giản hóa quy trình phê duyệt và lập hóa đơn. Mục nhập chưa được phê duyệt sẽ hiển thị thông báo màu đỏ trên biểu tượng Bảng chấm công trong dự án tương ứng. Mục nhập có thể được phê duyệt riêng lẻ hoặc tập hợp mục.

Kích hoạt bộ hẹn giờ cho nhiệm vụ

Bạn có thể kích hoạt bộ hẹn giờ cho một nhiệm vụ để ghi lại số giờ làm việc thực tế. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, bạn có thể dừng bộ hẹn giờ. Mục nhập của bạn sẽ tự động được ghi vào bảng chấm công. Bạn có thể ghi lại thời gian thực hiện nhiệm vụ hàng ngày hoặc hàng tuần để thuận tiện cho bạn và dễ dàng tính toán số giờ được tính phí và số giờ không được tính phí cho bất kỳ dự án nào.

Nhiệm vụ con

Nhiệm vụ con được dùng để phân chia nhiệm vụ mẹ thành nhiều nhiệm vụ con giúp thuận tiện cho việc phân công và theo dõi riêng lẻ trong dự án. Phân tích nhiệm vụ thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn vì cấu trúc phân tích công việc thường cung cấp cái nhìn trực quan hơn về tiến độ dự án.

Xem nhiệm vụ

Bây giờ, bạn có thể xem nhiều vụ trong nhiều chế độ xem. Bao gồm: Chế độ xem cổ điển, Chế độ xem thuần, Chế độ xem Kanban, Chế độ xem quan hệ phụ thuộc và Chế độ xem Gantt. Đa dạng lựa chọn chế độ xem giúp bạn có cái nhìn từ nhiều khía cạnh về nhiệm vụ và hiển thị nổi bật trạng thái sản phẩm dự án.

Báo cáo nhiệm vụ

Bạn có thể xem báo cáo nhiệm vụ tức thì ngay trong Nhiệm vụ và Cột mốc. Báo cáo nhiệm vụ cung cấp chế độ xem kết hợp tất cả nhiệm vụ đang tiến hành và đã hoàn thành trong dự án được chọn. Bạn có thể nhấp để xem thông tin chi tiết về chủ sở hữu, cột mốc hoặc ưu tiên.

Cập nhật nhiệm vụ trong một bước

Bạn có thể cập nhật dự án riêng lẻ hoặc hàng loạt. Trong Chế độ xem cổ điển, bạn có thể đóng nhiệm vụ, đặt ưu tiên, thay đổi chủ sở hữu nhiệm vụ và di chuyển nhiệm vụ từ danh sách này sang danh sách khác. Trong Chế độ xem thuần, bạn có thể đóng nhiệm vụ, đặt ưu tiên và thay đổi chủ sở hữu nhiệm vụ.

Thiết lập thời lượng và lời nhắc nhiệm vụ

Với lời nhắc nhiệm vụ trong Zoho Projects, bạn có thể luôn được cập nhật sự kiện đang diễn ra nhờ lời nhắc qua email tức thì giúp không bỏ lỡ cột mốc quan trọng của dự án. Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thời lượng hoàn thành nhiệm vụ tính bằng ngày hoặc bằng giờ tùy theo yêu cầu dự án. Bạn có thể tạo nhiệm vụ ngay cả khi không chắc chắn về thời gian bắt đầu với Zoho Projects.

Cấu hình ngày nghỉ và thiết lập giờ làm việc

Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và thời lượng nhiệm vụ được tính toán dựa trên Cấu hình giờ làm việc với tất cả dự án. Bây giờ bạn có thể đặt lời nhắc nhiệm vụ tự động cho ngày làm việc trước nếu ngày đó là cuối tuần.