Quản lý nhóm
Nhóm
Nhóm Zoho Mail giúp các đội ngũ và nhóm phối hợp và giao tiếp tốt hơn, đồng thời giảm thiểu tình trạng lộn xộn do email nội bộ. Người dùng có thể là thành viên của cả Nhóm tổ chức được bật email do Quản trị viên tạo và Nhóm cá nhân do người dùng khác tạo. Nhóm được bật email là các Nhóm tổ chức có một địa chỉ email chung. Mặc dù chỉ Quản trị viên và Siêu quản trị viên mới có thể tạo Nhóm tổ chức, nhưng tất cả người dùng đều có thể tạo Nhóm cá nhân.
Nhóm có thể là Nhóm được bật Streams hoặc Nhóm bị tắt Streams. Các nhóm bị tắt Streams được liệt kê riêng trong danh sách Nhóm bị tắt. Bạn có thể đăng thông báo, ghi chú, nhiệm vụ, sự kiện và chia sẻ email trong nhóm được bật Streams để cộng tác với nhóm của bạn. Quản trị viên có thể tắt nhóm Streams. Người dùng sẽ không thể đăng bài đăng mới lên các nhóm này nhưng họ vẫn có thể xem, gắn thẻ và yêu thích bài đăng hiện có.
Quản lý nhóm
Mục Quản lý nhóm trong Zoho Mail giúp bạn xử lý tất cả các nhóm từ một nơi. Tất cả các nhóm mà bạn là thành viên được hiển thị ở đây. Bạn cũng sẽ có thể thêm nhóm mới, chỉnh sửa/ xem thành viên trong nhóm và chỉnh sửa Nhóm trong giới hạn vai trò của bạn trong nhóm.
Nhấp vào biểu tượng Quản lý nhóm ở đầu danh sách Nhóm Streams để điều hướng đến trang quản lý nhóm.
Tạo nhóm
Bạn có thể tạo nhóm mới từ trang Quản lý nhóm bằng cách làm theo hướng dẫn bên dưới.
- Đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của bạn.
- Điều hướng đến trang Quản lý nhóm bằng biểu tượng Quản lý nhóm.
- Nhấp vào biểu tượng Thêm nhóm mới để tạo nhóm mới.
- Cung cấp Tên nhóm mong muốn, Thành viên nhóm và Mô tả nhóm và nhấp vào Tạo nhóm.
Nhóm cá nhân có thông số kỹ thuật đã nhập sẽ được tạo.
Nếu bạn là Quản trị viên của tổ chức, bạn có thể tạo Nhóm tổ chức được bật email từ mục Thêm nhóm mới.
- Làm theo các bước trên và điều hướng đến mục Thêm nhóm mới.
- Nhập Tên nhóm, Thành viên nhóm và Mô tả nhóm.
- Chọn hộp kiểm Cho phép gửi email lên nhóm.
- Nhập địa chỉ email nhóm mong muốn và nhấp vào Tạo nhóm.
Một Nhóm tổ chức có địa chỉ email chung sẽ được tạo.
Bạn có thể thực hiện các hoạt động khác như thêm người kiểm duyệt, thay đổi cấp truy cập, bật kiểm duyệt thư cho nhóm đã tạo bằng cách nhấp vào Cài đặt khác trong mục Chỉnh sửa nhóm. Cũng có thể tạo nhóm được bật email trực tiếp từ Bảng điều khiển của tài khoản Quản trị viên. Nhấp vào đây để được hướng dẫn chi tiết.
Chế độ xem nhóm
Tóm tắt về mỗi nhóm được hiển thị dưới dạng một thẻ riêng biệt. Thẻ nhóm hiển thị các chi tiết sau về nhóm cụ thể:
- Tên và Biểu tượng của nhóm.
- Vai trò của bạn trong nhóm.
- Thành viên của nhóm.
- Trạng thái Streams của nhóm.
Bạn có thể truy cập trực tiếp vào bất kỳ nhóm nào được bật Streams bằng cách nhấp vào nhóm liên quan trong trang Quản lý nhóm.
Thêm/xem thành viên
Bạn có thể xem danh sách thành viên nhóm bằng cách nhấp vào biểu tượng Xem thành viên trong dạng xem Thẻ nhóm. Nếu bạn là Người kiểm duyệt hoặc Chủ sở hữu của nhóm, bạn cũng sẽ có thể thêm thành viên vào nhóm bằng cách sử dụng cùng một nhóm đó. Bạn cũng có thể chỉnh sửa vai trò của thành viên hoặc xóa thành viên.
Chỉnh sửa nhóm
Bạn có thể chỉnh sửa nhóm mà bạn là Người kiểm duyệt hoặc Chủ sở hữu bằng cách nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa nhóm 
ở góc trên cùng bên phải của Thẻ nhóm. Bạn có thể thay đổi Tên nhóm, Mô tả nhóm và Biểu tượng nhóm. Bạn có thể bật/tắt Streams cho nhóm bằng cách chọn/bỏ chọn hộp kiểm Bật Streams tương ứng. Bạn cũng có thể xóa nhóm bằng cách nhấp vào nút Xóa nhóm.
Đối với Nhóm tổ chức, tùy chọn Cho phép đăng email vào nhóm cũng sẽ xuất hiện trong mục Chỉnh sửa nhóm. Tùy chọn Cài đặt khác cũng sẽ xuất hiện bên cạnh hộp kiểm để điều hướng đến Bảng điều khiển, tại đây, bạn có thể chỉnh sửa các chi tiết khác về nhóm như Vai trò người dùng, logo Nhóm, v.v..
Chú ý:
Cũng có thể tắt/bật trực tiếp Streams cho nhóm bằng cách sử dụng hộp kiểm Bật Streams trong dạng xem thẻ.
Tùy chọn lọc
Bạn có thể thay đổi chế độ xem Quản lý nhóm để hiển thị các nhóm thuộc một danh mục bất kỳ. Nhóm có thể được phân loại dựa trên vai trò của bạn trong nhóm và dựa trên việc liệu Streams có được bật cho nhóm đó hay không.
