- Email hosting là gì?
- Tại sao cần email hosting?
- Có các loại email hosting nào?
- Làm thế nào để chọn dịch vụ email hosting phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?
- Sự khác biệt giữa dịch vụ email hosting miễn phí và trả phí
- Kết luận
Email hosting là gì?
Email hosting là khi một công ty cho bạn thuê máy chủ của họ để bạn email hosting. Dịch vụ này sẽ cung cấp một tên miền duy nhất cho các địa chỉ email của bạn thay vì tên miền có tên của nhà cung cấp email.
Tại sao cần email hosting?
Có vẻ như gói email miễn phí có thể là giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Gói này cho phép bạn gửi và nhận email miễn phí. Nhưng đây là điểm tương đồng duy nhất. Email hosting có trả phí không chỉ là một tên miền tùy chỉnh được ưa chuộng.
Giúp tăng độ uy tín
Độ tin cậy là điều mà tất cả các doanh nghiệp đều cố gắng có được trong thị trường ngày nay để trở nên đáng tin cậy hơn. email hosting cho phép bạn đạt mục tiêu đó. Với tên miền tùy chỉnh cho địa chỉ email với tên doanh nghiệp, bạn sẽ trở thành một thương hiệu đáng tin cậy và thật hơn.
Cung cấp nhiều dung lượng lưu trữ hơn
Email miễn phí luôn có giới hạn lưu trữ. Sẽ rất khó chịu nếu bạn phải xử lý nhiều tập tin. Tuy nhiên, với dịch vụ email hosting trả phí, bạn không cần bận tâm về lưu trữ vì đã có dung lượng lưu trữ dồi dào cho email có tập tin đính kèm lớn.
Bảo mật hơn
Bạn không thể tùy tiện để mặc dữ liệu email có giá trị của mình phải không? Với dịch vụ email hosting, bạn sẽ được tăng cường các tính năng bảo mật để đảm bảo gửi email an toàn. Các tính năng như bộ lọc thư rác nâng cao, quét tập tin đính kèm và bảo vệ chống phần mềm độc hại có thể giảm rủi ro vi phạm dữ liệu.
Đáng tin cậy hơn
Bởi vì doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào email cho hoạt động hằng ngày của họ, bất kỳ thời gian ngừng hoạt động nào cũng có thể có hậu quả nghiêm trọng. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến các mối quan hệ của khách hàng và dẫn đến mất năng suất và dữ liệu. Với email hosting, bạn có thể loại bỏ nguy cơ này nhờ đảm bảo thời gian hoạt động cao hơn để duy trì hoạt động kinh doanh.
Dễ dàng mở rộng theo quy mô của bạn
Khi doanh nghiệp phát triển, lượng email của bạn cũng sẽ tăng theo. Dịch vụ email hosting có thể mở rộng nhờ cung cấp quyền kiểm soát số lượng người dùng mà bạn muốn thêm vào, dung lượng lưu trữ cần thiết, quyền kiểm soát quản trị bạn cần thực thi cho tài khoản nào và nhiều hơn nữa. Điều này đảm bảo email có thể bắt kịp các yêu cầu của bạn.
Có các loại email hosting nào?
Tùy thuộc vào sở thích, ngân sách và nhân lực, bạn có thể chọn dịch vụ email hosting đáp ứng nhu cầu cụ thể của mình.
Lưu trữ chung
Giống như tên gọi, với loại dịch vụ này, email sẽ được lưu trữ trên máy chủ chung không chỉ dành riêng cho doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ vẫn có tất cả các đặc quyền email hosting có trả phí, chẳng hạn như địa chỉ tên miền tùy chỉnh và các tính năng bảo mật nâng cao, nhưng bạn sẽ dùng chung máy chủ lưu trữ với các máy khách khác.
Điều này đi kèm với những thách thức riêng có thể cản trở một số doanh nghiệp. Vì máy chủ là một tài nguyên dùng chung, một sai sót trong đánh giá bảo mật từ máy khách lân cận có thể ảnh hưởng đến tài khoản của bạn bằng cách cho phép vi-rút và tin tặc xâm nhập. Hiệu suất chậm cũng có thể xảy ra do nguồn lực hạn chế.
Ưu điểm
- Mức giá phải chăng cho các doanh nghiệp vừa mới thành lập.
- Thiết lập dễ dàng và không cần nhiều kỹ năng kỹ thuật.
- Có tất cả các đặc quyền email hosting cùng với hỗ trợ bảo trì.
Nhược điểm
- Có thể có các lỗ hổng bảo mật từ việc dùng chung máy chủ với các máy khách khác.
- Tài nguyên dùng chung có thể làm hạn chế hiệu suất của bạn trong thời gian tải cao điểm.
- Thời gian ngừng hoạt động kéo dài hơn khi mất điện.
Lưu trữ chuyên dụng
Lưu trữ chuyên dụng cung cấp cho bạn máy chủ riêng để email hosting. Dịch vụ này có những lợi thế đáng kể khi so sánh với dịch vụ lưu trữ chung. Trong lưu trữ chuyên dụng, bạn có nhiều quyền tự chủ hơn vì có thể tùy chỉnh nhiều tùy chọn phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
Vì bạn sẽ không dùng chung máy chủ với các máy khách khác, máy chủ này luôn sẵn dùng cho bạn mà không gây rủi ro giới hạn tài nguyên. Tuy nhiên, song song đó cũng có những bất lợi. Máy chủ chuyên dụng đắt tiền và khó bảo trì.
Ưu điểm
- Cung cấp cho bạn nhiều băng thông hơn để xử lý khối lượng công việc khó khăn.
- Lúc nào cũng nhanh vì lưu lượng không bị các máy chủ khác ảnh hưởng.
- Thời gian ngừng hoạt động rất ít và vận hành liên tục lâu hơn.
Nhược điểm
- Thiết lập và bảo trì tốn kém.
- Đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật nâng cao để khắc phục sự cố.
- Điều này không phù hợp với công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ.
Làm thế nào để chọn dịch vụ email hosting phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?
Đầu tư thời gian vào việc chọn dịch vụ email hosting phù hợp cho doanh nghiệp của bạn sẽ mang lại lợi ích về lâu về dài. Với rất nhiều nhà cung cấp cung cấp những tính năng khác nhau, bạn phải biết chính xác nhu cầu của mình trước khi chọn một dịch vụ lưu trữ.
Hãy cùng khám phá các yếu tố khác nhau mà bạn cần cân nhắc để đảm bảo chọn được dịch vụ email phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Quy mô doanh nghiệp
Việc chọn một dịch vụ email hosting có thể theo kịp doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng. Doanh nghiệp mới thành lập có thể không cần tất cả các tính năng nâng cao của dịch vụ email hosting cao cấp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều nhân viên và giao dịch với nhiều khách hàng, tốt hơn hết bạn nên sử dụng dịch vụ email hosting có thể đáp ứng nhu cầu gửi email ngày càng tăng của mình.
Nhu cầu kinh doanh
Trước khi chọn nhà cung cấp dịch vụ email hosting, bạn phải biết rõ nhu cầu kinh doanh của mình. Doanh nghiệp của bạn có xử lý nhiều thông tin khách hàng nhạy cảm không? Nên chọn dịch vụ email hosting có uy tín trong việc cung cấp bảo mật hàng đầu. Nếu quy trình của doanh nghiệp bạn đòi hỏi nhiều dung lượng lưu trữ, hãy tìm nhà cung cấp email có các gói linh hoạt và khả năng lưu trữ lớn.
Ngân sách doanh nghiệp
Một yếu tố quan trọng khác mà bạn không thể bỏ qua là ngân sách. Đừng chi quá nhiều tiền cho một dịch vụ email hosting có các công cụ mà bạn có thể không sử dụng; hoặc đừng chi tiền cho một nhà cung cấp dịch vụ email hosting không chú trọng đến chất lượng dịch vụ. Thay vào đó, hãy chọn nhà cung cấp đáp ứng hoàn hảo nhu cầu kinh doanh của bạn.
Hỗ trợ và thời gian hoạt động
Nhà cung cấp dịch vụ email hosting chỉ tốt khi dịch vụ hỗ trợ mà họ cung cấp tốt. Dịch vụ của họ không nên chỉ là cung cấp đầy đủ tính năng. Họ cũng phải có phương tiện để duy trì hoạt động bằng cách cung cấp hỗ trợ kịp thời và đảm bảo thời gian ngừng hoạt động ở mức tối thiểu. Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, hãy đọc qua ý kiến đánh giá từ khách hàng của nhà cung cấp vì những phản hồi trung thực sẽ giúp bạn thấy được ưu điểm và nhược điểm của họ.
Bảo mật và tuân thủ
Đảm bảo nhà cung cấp mà bạn chọn có chính sách bảo mật nghiêm ngặt. Bảo mật nên bắt đầu từ trung tâm dữ liệu của họ và mở rộng đến việc tuân thủ các luật và quy định khác nhau. Tìm nhà cung cấp có thành tích xuất sắc và chuyên môn đã được chứng minh trong việc đảm bảo tính bảo mật email cho khách hàng.
Tìm hiểu sự khác biệt giữa dịch vụ email hosting miễn phí và trả phí.
Trong dịch vụ email hosting, bạn có thể lựa chọn cả dịch vụ miễn phí và trả phí, mặc dù có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Vì hầu hết các doanh nghiệp đều liên hệ với khách hàng tiềm năng hoặc nhà đầu tư lần đầu tiên qua email nên bạn cần thận trọng hơn khi lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất với mình.
Email hosting miễn phí
Những người sử dụng email để đăng ký dịch vụ khác hoặc liên lạc với gia đình thường thích email hosting miễn phí. Dịch vụ này cung cấp các tính năng bảo mật cơ bản, dung lượng lưu trữ thấp và thỉnh thoảng có quảng cáo. Họ không ưu tiên những thứ như khả năng bảo mật cấp cao, bộ tính năng ưa thích hay dịch vụ hỗ trợ khách hàng tức thì.
Người dùng gói email hosting miễn phí cũng phải gắn tên nhà cung cấp với tên miền địa chỉ email của họ.
Email hosting trả phí
Dịch vụ này hoàn toàn trái ngược với email hosting miễn phí vì người dùng email hosting trả phí thường là doanh nghiệp. Đặc điểm độc đáo của dịch vụ này là khả năng chọn tên miền của riêng bạn cho địa chỉ email của bạn. Với tên miền tùy chỉnh, các doanh nghiệp trông chân thực hơn khi tiếp cận khách hàng tiềm năng.
Các đặc quyền khác bao gồm bảo mật tăng cường, hỗ trợ khách hàng nâng cao và giải pháp lưu trữ mở rộng theo nhu cầu kinh doanh, cùng với các tính năng khác.
Kết luận
Email là phương tiện giao tiếp chủ yếu cho mọi doanh nghiệp và sẽ còn tiếp tục được sử dụng rộng rãi. Vì email thường chứa thông tin kinh doanh quan trọng, nên bạn cần cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email hosting có khả năng bảo mật đẳng cấp thế giới.
Nếu doanh nghiệp của bạn dựa vào email để chia sẻ nhiều dữ liệu nhạy cảm, hãy cân nhắc tìm đến nhà cung cấp dịch vụ email hosting trả phí như Zoho Mail. Dịch vụ này có khả năng bảo mật tốt hơn và cung cấp hỗ trợ khách hàng kịp thời để dịch vụ email của bạn hoạt động trơn tru.