5 lợi ích từ việc sử dụng phần mềm bộ phận trợ giúp cho doanh nghiệp của bạn
- Cải thiện tốc độ phản hồi và giải quyết
- Tăng năng suất
- Cộng tác dễ dàng
- Phân tích theo thời gian thực
- Tự phục vụ và AI
1. Cải thiện tốc độ phản hồi và giải quyết
Khi bạn sử dụng hộp thư đến dùng chung hoặc chỉ đơn giản là gọi điện thoại với khách hàng, bạn sẽ khó theo dõi các yêu cầu hơn và khó tránh khỏi việc bỏ sót một hoặc hai yêu cầu. Khách hàng có thể phải đợi lâu khi bạn kiểm tra lại thông tin hoặc chuyển hướng cuộc gọi. Điều này sẽ làm hỏng trải nghiệm của khách hàng. Khi có sẵn phần mềm bộ phận trợ giúp, tất cả các yêu cầu đều nằm ở một nơi, với tất cả thông tin bạn cần bên trong mỗi yêu cầu. Điều này giúp rút ngắn thời gian phản hồi và cải thiện chất lượng phản hồi của dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
2. Tăng năng suất
Khi bạn nhận được quá nhiều yêu cầu từ khách hàng, nhân viên dịch vụ khách hàng phải sắp xếp và ưu tiên yêu cầu trước khi phản hồi. Các hoạt động thủ công khác và các nhiệm vụ hàng ngày cũng có thể chiếm nhiều thời gian. Khi bạn sử dụng phần mềm quản lý yêu cầu cho bộ phận trợ giúp để điều hành dịch vụ khách hàng, bạn có thể làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Bạn có thể sắp xếp yêu cầu ngay lập tức, tự động hóa các nhiệm vụ thường nhật, sử dụng workflow thông minh để thực hiện sự kiện, tạo macro để thực hiện hành động đặt trước và sử dụng lại các phản hồi soạn sẵn. Khi không còn vướng bận với những nhiệm vụ nhàm chán đó, nhân viên có thể tập trung vào việc mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.
3. Cộng tác dễ dàng
Nếu bạn làm mất thời gian quý giá của khách hàng để tìm kiếm dữ liệu từ nhiều nguồn và bộ phận khác nhau, điều này có thể dẫn đến phản hồi tiêu cực. Phần mềm bộ phận trợ giúp sẽ giúp việc cộng tác diễn ra suôn sẻ hơn nhiều. Bạn có thể xem thông tin khách hàng như lịch sử, thanh toán, chi tiết KYC, trạng thái giao hàng, v.v., chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ yêu cầu giữa các bộ phận bất cứ khi nào bạn cần mọi người cùng tham gia xử lý. Nhân viên có thể phân công lại yêu cầu, để lại bình luận và lên lịch các phiên từ xa với khách hàng mà không phải tốn công sức.
Mẹo chuyên nghiệp
Nếu bạn đã sẵn sàng trải nghiệm, ngay bây giờ hãy đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày phần mềm Zoho Desk. Xem qua các tính năng và khám phá tính năng tự động hóa nâng cao, Gặp Zia - Trợ lý AI, Thiết kế Blueprint để tự động hóa quy trình nâng cao, Thoải mái trải nghiệm giao diện người dùng dễ sử dụng rồi hãy quyết định phiên bản bạn muốn mua.
4. Phân tích theo thời gian thực
Khi bạn không có một vị trí chung cho hồ sơ dịch vụ khách hàng, bạn sẽ khó nắm được tình hình tổng thể và cải thiện dịch vụ qua thời gian. Việc tạo báo cáo theo cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và bạn cũng khó biết được tác động của từng chỉ số.
Phần mềm bộ phận trợ giúp đi kèm với các báo cáo và bảng chỉ số tích hợp để giúp bạn nắm được hiệu suất hiện tại và đặt mục tiêu về dịch vụ khách hàng trong tương lai. Bạn cũng có thể tạo các báo cáo mới để xem khách hàng đánh giá dịch vụ của bạn như thế nào, khích lệ nhân viên đúng lúc và can thiệp khi cần thay đổi.
5. Tự phục vụ và AI
Việc hỗ trợ khách hàng tự giải quyết vấn đề có thể khuyến khích lòng trung thành với thương hiệu, đồng thời giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bạn có thể dễ dàng thiết lập cổng thông tin tự phục vụ dành cho khách hàng bằng phần mềm bộ phận trợ giúp. Khách hàng có thể duyệt qua Câu hỏi thường gặp, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn thiết lập, video DIY, v.v. để tìm ra giải pháp cho vấn đề của họ, trong khi nhân viên tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn.
Phần mềm bộ phận trợ giúp cũng có thể bổ trợ bằng cách sử dụng AI để trò chuyện mở đầu với khách hàng. AI có thể lấy phản hồi từ các bài viết trợ giúp hoặc chuyển hướng yêu cầu đến nhân viên phù hợp. Điều này cải thiện trải nghiệm của khách hàng đồng thời giúp nhân viên lập kế hoạch công việc tốt hơn.
Vì phần mềm bộ phận trợ giúp có thể thiết lập dễ dàng và đơn giản để sử dụng nên các doanh nghiệp có thể nhận thấy những lợi ích này trong vòng một hoặc hai tuần sau khi triển khai. Đầu tư vào một công cụ mới là một quyết định lớn và cần được thực hiện với tầm nhìn rộng hơn.
Hướng dẫn cho doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng
Hãy tham khảo hướng dẫn sử dụng phần mềm bộ phận trợ giúp của chúng tôi để chuẩn bị kĩ càng hơn và đưa ra quyết định sáng suốt.
Phần mềm bộ phận trợ giàu ngữ cảnh đầu tiên trong ngành với nhiều tính năng đa kênh cung cấp hỗ trợ thông minh, đa ngôn ngữ. Bắt đầu ngay với gói miễn phí và dễ dàng chuyển sang phiên bản trả phí theo sự phát triển của doanh nghiệp. Bạn có thể dùng thử miễn phí 15 ngày với bất kỳ gói nào.
Được người dùng trên toàn cầu tin cậy, Desk cung cấp tính năng tự động hóa nâng cao, trợ lý AI - Zia, giao diện người dùng đơn giản và dễ sử dụng, cộng tác giữa nhiều bộ phận, phân tích theo thời gian thực, trung tâm trợ giúp tự phục vụ và nhiều phiên bản để đáp ứng nhu cầu của bạn.