Công ty của tôi có cần phần mềm bộ phận trợ giúp không?
Ngày nay, trải nghiệm của khách hàng quyết định sự thành công của thương hiệu. Điều này đúng với mọi ngành nghề và quy mô doanh nghiệp. Bạn cần nuôi dưỡng khách hàng trong suốt hành trình mua hàng và giải đáp những thắc mắc của họ sau khi mua.
Khách hàng thích cảm giác được lắng nghe và trân trọng và bạn có thể đơn giản hóa các quy trình hỗ trợ khách hàng để đạt được mục tiêu đó.
Vai trò của một phần mềm bộ phận trợ giúp nằm ở đây - phần mềm có thể lo phần việc khó khăn cho bạn để bạn có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào khách hàng.
“Làm cách nào để xác định liệu khách hàng của mình có đang hài lòng và dần trở thành những người ủng hộ thương hiệu trung thành hay không?”
Bạn đã tìm đến đúng địa chỉ.
5 yếu tố để xác định liệu bạn có cần phần mềm bộ phận trợ giúp hay không
- Quy mô của nhóm
- Độ phức tạp của sản phẩm
- Mục tiêu và mức độ quan trọng của dịch vụ khách hàng
- Hiệu quả hoạt động của hệ thống
- Nhân tố con người
1. Quy mô của nhóm
Trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ đến vừa, ngoài việc xử lý các trách nhiệm cốt lõi của mình, kỹ sư hoặc nhân viên vận hành thường kiêm luôn công việc dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, họ thường không thể quản lý phần trách nhiệm tăng thêm này, như phân loại, ưu tiên và trả lời các câu hỏi của khách hàng cũng như đánh giá phản hồi, mà không có thêm công cụ hoặc sự hỗ trợ. Phần mềm bộ phận trợ giúp thu thập các yêu cầu từ các kênh khác nhau, tự động hóa các nhiệm vụ thường nhật và phản hồi với khách hàng để đặt ra các kỳ vọng và trả lời các câu hỏi đơn giản. Phần mềm thậm chí còn có thể đóng một yêu cầu dựa trên các macro và quy trình làm việc cài đặt sẵn.
Với các doanh nghiệp lớn, phần mềm bộ phận trợ giúp hỗ trợ đơn giản hóa quy trình bằng cách đảm bảo thống nhất các đội ngũ và giúp các bên liên quan nắm bắt thông tin. Điều này giúp đảm bảo tiếng nói thương hiệu hợp nhất giữa các bộ phận và giúp theo dõi hiệu suất của đội ngũ.
2. Độ phức tạp của sản phẩm
Khi bạn bán sản phẩm kỹ thuật hoặc một sản phẩm yêu cầu thời gian lĩnh hội, chắc chắn khách hàng sẽ đặt câu hỏi. Những câu hỏi này phải được theo dõi và trả lời dù bạn có đội ngũ nhân viên phụ trách hay không. Phần mềm bộ phận trợ giúp có thể giúp bạn theo dõi các yêu cầu hỗ trợ và tự động thông báo cho các nhóm về yêu cầu.
Nếu kinh doanh dịch vụ, bạn sẽ liên tục tương tác với khách hàng và khách hàng triển vọng. Để cung cấp sự trợ giúp tốt nhất, bạn cần thông tin bổ sung từ các bộ phận kinh doanh và vận hành. Vì bạn không thể dành nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, bộ phận trợ giúp cho phép bạn sắp xếp các thông tin về khách hàng, truy vấn và dịch vụ ở một nơi.
3. Mục tiêu và mức độ quan trọng của dịch vụ khách hàng
Sự chậm trễ trong giao tiếp, thiếu các giải pháp khả dụng và không có khả năng xử lý dòng yêu cầu đều khiến dịch vụ khách hàng mắc lỗi. Những vấn đề này có thể nhanh chóng làm giảm danh tiếng khó khăn lắm mới đạt được của bạn. Phần mềm bộ phận trợ giúp tốt sẽ giảm thiểu các vấn đề này bằng cách tích hợp thông tin, cho phép giao tiếp dễ dàng giữa các đội nhóm và tự động hóa dòng yêu cầu. Bằng cách này, đội ngũ nhân viên dịch vụ khách hàng có thể tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Mẹo chuyên nghiệp
Nếu bạn đã sẵn sàng trải nghiệm, ngay bây giờ hãy đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày phần mềm Zoho Desk. Xem qua các tính năng và khám phá tính năng tự động hóa nâng cao, Gặp Zia - Trợ lý AI, Thiết kế Blueprint để tự động hóa quy trình nâng cao, Thoải mái trải nghiệm giao diện người dùng dễ sử dụng rồi hãy quyết định phiên bản bạn muốn mua.
4. Hiệu quả hoạt động của hệ thống
Công việc dịch vụ khách hàng yêu cầu bạn cung cấp nhiều thông tin và kiểm tra nhiều nguồn để xử lý yêu cầu của khách hàng. Cho dù đó là chi tiết hóa đơn, thông tin thanh toán, ngày mua hàng hay bất kỳ thông tin nào khác, thì việc này cũng sẽ chiếm thêm thời gian và gây ra sự hỗn loạn vào những thời điểm khủng hoảng. Với phần mềm bộ phận trợ giúp, bạn có thể tập trung dữ liệu và tích hợp các ứng dụng khác mà bạn sử dụng để xây dựng một hệ thống mạnh mẽ. Điều này giúp hoạt động dịch vụ khách hàng trở nên trơn tru hơn và nhanh chóng hơn, đồng thời dễ mở rộng hơn khi công ty phát triển.
5. Nhân tố con người
Dịch vụ khách hàng là công việc vất vả và những phản hồi tích cực sẽ tạo động lực cho đội ngũ tiếp tục cố gắng. Phần mềm bộ phận trợ giúp đo lường mức độ hài lòng của khách hàng, thu thập phản hồi và đánh giá hiệu suất của nhân viên để bạn có thể khen ngợi những nhân viên dịch vụ khách hàng xuất sắc.
Trao quyền cho khách hàng để giữ chân họ. Cung cấp sự hỗ trợ 24/7, thông tin bằng ngôn ngữ ưa thích của người đọc và thảo luận ý tưởng với người dùng khác đều có thể thúc đẩy trải nghiệm khách hàng. Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi thực hiện bước tiếp theo nếu họ không có nền tảng hỗ trợ việc này. Phần mềm bộ phận trợ giúp hỗ trợ doanh nghiệp bằng cách cung cấp tính năng tự phục vụ cho khách hàng, cho phép tạo cơ sở kiến thức đa ngôn ngữ và nuôi dưỡng cộng đồng khách hàng.
Hướng dẫn cho doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng
Hãy tham khảo hướng dẫn sử dụng phần mềm bộ phận trợ giúp của chúng tôi để chuẩn bị kĩ càng hơn và đưa ra quyết định sáng suốt.
Phần mềm bộ phận trợ giàu ngữ cảnh đầu tiên trong ngành với nhiều tính năng đa kênh cung cấp hỗ trợ thông minh, đa ngôn ngữ, được người dùng khắp nơi trên thế giới tin dùng.
Khám phá tính năng tự động hóa nâng cao, Gặp Zia - Trợ lý AI, Thiết kế Blueprint để tự động hóa quy trình nâng cao, Thoải mái trải nghiệm giao diện người dùng dễ sử dụng rồi quyết định phiên bản bạn muốn mua.