Công ty của tôi có cần phần mềm bộ phận trợ giúp không?

Bạn đã có cửa hàng, quảng cáo rộng rãi và hình như là có số lượng giao dịch tương đối cao. Như thế đã đủ chưa? Nếu bạn muốn giành được lợi thế hơn so với đối thủ, bạn cần phải cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Những yếu tố này sẽ giúp bạn xác định mức độ hiệu quả của việc triển khai phần mềm bộ phận trợ giúp cho doanh nghiệp của bạn:

Quy mô của nhóm

Nhiều công ty vừa và nhỏ không có đội ngũ dịch vụ khách hàng toàn thời gian. Khi kỹ sư và nhân viên vận hành làm thêm công việc của nhân viên dịch vụ khách hàng, thời gian, công sức và sự chú ý của họ bị phân ra khi thực hiện cùng lúc hai công việc. Ngoài việc giúp đỡ khách hàng, họ còn phải làm tốt vai trò chính của mình. Điều này có thể ảnh hưởng đến cả trải nghiệm của khách hàng và hiệu suất tổng thể của họ. Phần mềm bộ phận trợ giúp cung cấp tất cả các công cụ phù hợp để theo dõi và trả lời nhanh các câu hỏi của khách hàng mà vẫn đảm bảo rằng nhóm của bạn không bị kiệt sức.

Khi bạn tuyển dụng thêm nhân viên dịch vụ khách hàng đầu tiên, họ sẽ chỉ hiệu quả như các công cụ họ sử dụng. Bộ phận trợ giúp tốt giúp giảm bớt căng thẳng cho nhân viên đầu tiên của bạn bằng cách cho khách hàng truy cập vào kho kiến thức tự phục vụ có câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp và đề xuất giải pháp cho nhân viên của bạn để họ có thể nhanh chóng trả lời khách hàng. Nếu yêu cầu dịch vụ cần trợ giúp, họ có thể cộng tác với các đồng nghiệp và dễ dàng giải quyết mà không phải mất thời gian chuyển cuộc gọi.

Nếu bạn có một nhóm lớn, việc theo dõi hiệu suất và mức độ hài lòng của khách hàng rất quan trọng cả ở cấp độ từng cá nhân lẫn toàn bộ nhóm. Bộ phận trợ giúp tốt có thể giúp công việc đáng sợ này trở nên dễ dàng hơn nhiều bằng cách theo dõi phản hồi của khách hàng và các chỉ số hiệu suất ở một nơi duy nhất.

Ngày đến hạn cung cấp

Khi bạn xây dựng một sản phẩm có tính kỹ thuật cao hoặc cần trợ giúp để hiểu, khách hàng sẽ tiếp cận bạn để hỏi với một số câu hỏi. Những câu hỏi này phải được theo dõi và trả lời dù bạn có đội ngũ nhân viên phụ trách hay không. Một số câu hỏi này có thể cung cấp phản hồi cực kỳ có giá trị về sản phẩm và thậm chí là có thể làm phát sinh ý tưởng mới. Phần mềm bộ phận trợ giúp có thể hỗ trợ cho bạn bằng cách theo dõi các yêu cầu hỗ trợ và thông báo cho nhóm khi có yêu cầu.

Nếu bạn đang kinh doanh dịch vụ, bạn sẽ liên tục tương tác với khách hàng và khách hàng tương lai. Phần lớn các cuộc trò chuyện này là các câu hỏi liên quan đến dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cung cấp. Để trả lời những câu hỏi này, bạn cần thông tin bổ sung từ các bộ phận kinh doanh và vận hành của bạn. Vì bạn không thể dành nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin, bộ phận trợ giúp cho phép bạn sắp xếp các thông tin về khách hàng, truy vấn và dịch vụ ở một nơi.

Tính quan trọng của dịch vụ khách hàng

Yếu tố lớn nhất thu hút khách hàng đến với thương hiệu của bạn là gì? Khả năng cung cấp trải nghiệm khách hàng đặc biệt một cách nhất quán. Trong khi chất lượng sản phẩm và các chiến dịch quảng cáo tạo ra sự quan tâm đến thương hiệu, dịch vụ khách hàng chất lượng giúp duy trì sự quan tâm này và góp phần vào mức độ hài lòng và trải nghiệm của khách hàng. Khi khách hàng liên hệ với nhóm dịch vụ khách hàng, các giải pháp nhanh chóng từ người thực có thể mang lại kết quả tốt cho hình ảnh thương hiệu của bạn. Khi có dịch vụ khách hàng tốt, bạn thu hút khách hàng tương lai và chuyển đổi khách hàng hiện tại thành những người quảng bá cho thương hiệu.

Sự chậm trễ trong giao tiếp, thiếu các giải pháp khả dụng và không có khả năng xử lý dòng yêu cầu đều khiến dịch vụ khách hàng mắc lỗi. Những vấn đề này có thể nhanh chóng làm giảm danh tiếng khó khăn lắm mới đạt được của bạn. Bộ phận trợ giúp tốt sẽ giảm thiểu hầu hết các vấn đề này bằng cách tích hợp thông tin từ các nguồn khác nhau, cho phép liên hệ dễ dàng giữa các công ty và tự động hóa dòng yêu cầu. Bằng cách này, đội ngũ nhân viên dịch vụ khách hàng có thể tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.