Vượt trên cả hộp thư đến dùng chungvới phần mềm quản lý emaildịch vụ khách hàng hiệu quả

Quản lý và gửi email cung cấp thông tin mà vẫn hấp dẫn, cung cấp dịch vụ vừa nhanh chóng vừa tùy biến và trang bị cho nhân viên để họ có thể giao tiếp thân thiện mà vẫn năng suất với hệ thống quản lý yêu cầu qua email hiệu quả nhất, Zoho Desk.

ĐĂNG KÝ MIỄN PHÍ

Bạn có được những lợi ích gì?

Quản lý nhiều địa chỉ email từ một giao diện duy nhất
Gửi email thông tin nhanh chóng nhưng dễ theo dõi
Không bao giờ bỏ lỡ thông tin cập nhật qua email

Tập trung các yêu cầu hỗ trợ qua emailtrên nhiều bí danh vào một nơi

Doanh nghiệp của bạn có thể cung cấp các địa chỉ email khác nhau cho từng lĩnh vực hỗ trợ như hoàn tiền, thanh toán, bán hàng, v.v. Zoho Desk giúp bạn dễ dàng theo dõi, tìm nạp, phân công và trả lời email dịch vụ khách hàng từ một vị trí trung tâm bằng cách chuyển đổi email thành yêu cầu hỗ trợ.

Danh sách nhiều bí danh email hỗ trợ cho các tình huống khác nhau trong Zoho Desk | Phần mềm quản lý email hỗ trợ khách hàng

Phân loại yêu cầu hỗ trợ để tập trung vàonhững yêu cầu quan trọng

Nhân viên của bạn nhận được nhiều email dịch vụ khách hàng mỗi ngày, nhưng nếu họ không biết nên ưu tiên xử lý email nào thì sẽ có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ của bạn với khách hàng. Bằng cách sắp xếp email dựa trên các tiêu chí như thời gian, trạng thái, mức độ ưu tiên và trạng thái CRM, nhân viên của bạn sẽ được trang bị đầy đủ để đưa ra quyết định hiệu quả và xây dựng mối quan hệ lâu dài.

Yêu cầu hỗ trợ qua email được phân loại theo chế độ ưu tiên cao, trung bình và thấp | Phần mềm quản lý email hỗ trợ khách hàng

Tiết kiệm thời gian với các phím tắt và chế độ tự động

Việc gõ những lời chào hỏi, lời xã giao và bài viết hướng dẫn dài dòng hằng ngày có thể tốn thời gian, mệt mỏi và gây giảm năng suất cho nhân viên. Với sự hỗ trợ của AI, phản hồi soạn sẵn, phím tắt và đề xuất bài viết tự động, họ có thể gửi phản hồi nhanh chóng và chính xác, đồng thời giải quyết được nhiều yêu cầu hỗ trợ hơn trong một ngày.

Trợ lý trả lời Zia sẽ đề xuất giải pháp phù hợp nhất từ kho kiến thức của bạn cho nhân viên dựa trên thắc mắc của khách hàng

danh sách các bài viết và đoạn trích được đề xuất liên quan đến thắc mắc để nhân viên sử dụng trong phản hồi của họ

Tùy biến tương tác với nhiềungữ cảnh hơn về khách hàng

Bước đầu tiên để soạn thảo phản hồi tùy biến là thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng. Dễ dàng tạo danh bạ trong cơ sở dữ liệu của bạn bằng địa chỉ email trả lời. Khám phá các cơ hội bán chéo và bán thêm và đưa ra phản hồi độc đáo bằng cách xem qua thông tin liên hệ và các tương tác trước đây giữa khách hàng với doanh nghiệp của bạn.

Ngữ cảnh về khách hàng như các tương tác trước đây, mức độ hài lòng, số lượng yêu cầu hỗ trợ đang mở và quá hạn cũng như thông tin liên hệ của khách hàng | Phần mềm quản lý email hỗ trợ khách hàng

Cộng tác với các nhóm nội bộ và bên ngoài

Đưa khách hàng thẳng đến giải pháp thay vì để họ tham gia vào những chuỗi email không cần thiết xoay quanh giải pháp. Gửi chuỗi email riêng tư để cộng tác với các đối tác và cố vấn bên ngoài. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng bình luận riêng tư để cộng tác với các nhóm nội bộ.

đánh dấu chuỗi email là “riêng tư” bằng cách xóa email của khách hàng trong danh sách người nhận để trò chuyện với các nhân viên và cố vấn bên ngoài

các nhân viên nội bộ gắn thẻ lẫn nhau để giao tiếp bằng cách sử dụng bình luận riêng tư

Xác nhận và theo dõi emaildễ dàng

Khách hàng mong muốn nhận được phản hồi nhanh chóng trong khi nhân viên mong muốn có cách đơn giản hơn để theo dõi hoạt động xử lý yêu cầu hỗ trợ qua email. Cho phép phản hồi khách hàng kịp thời bằng cách sử dụng các mẫu phản hồi dịch vụ khách hàng soạn sẵn và tự động thông báo cho nhân viên về mọi hoạt động liên quan đến yêu cầu hỗ trợ bằng các mẫu email.

Mẫu email được sử dụng trong thư trả lời để xác nhận cho người liên hệ khi nhận được phản hồi | Phần mềm quản lý email hỗ trợ khách hàng

Tự động phân công email

Tỷ lệ phản hồi và mức độ hài lòng của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng nếu email đến không được quản lý hiệu quả. Tự động hóa việc phân công email dựa trên các tiêu chí như kỹ năng, khối lượng công việc của nhân viên, kênh, sở thích của khách hàng, v.v. để đảm bảo sự hài lòng của nhân viên và khách hàng.

quy tắc phân công yêu cầu hỗ trợ được gửi đến có chủ đề “chi tiết hành trình” cho “bộ phận hỗ trợ của Zylker” bằng cách sử dụng quy tắc phân công trực tiếp

Nhúng tính năng đánh giá mức độ hài lòng vào email

Việc thu thập phản hồi cũng quan trọng như việc giải quyết vấn đề của khách hàng. Tự động gửi liên kết phản hồi sau mỗi phản hồi hoặc khi đóng yêu cầu hỗ trợ và nhận thông tin chuyên sâu về mức độ hài lòng của khách hàng.

Liên kết đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng có kèm biểu tượng mặt cười trong bản nháp thư trả lời | Phần mềm quản lý email hỗ trợ khách hàng

Đơn giản hóa hành trình
quản lý yêu cầu hỗ trợ qua email ngay hôm nay!

Không yêu cầu thẻ tín dụng.
Không cần tải phần mềm xuống.

ĐĂNG KÝ MIỄN PHÍ XEM CÁC GÓI VÀ BIỂU GIÁ

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý email dịch vụ khách hàng

Có cách nào để tự động hóa việc gửi thư trả lời email dịch vụ khách hàng không?

Với Zoho Desk, bạn có thể tự động gửi email xác nhận và phản hồi cho khách hàng bằng các mẫu email phản hồi. Tất cả những gì bạn cần làm là cấu hình cài đặt và thiết lập quy trình làm việc theo yêu cầu của bạn. Sau đó, email có chứa phản hồi soạn sẵn sẽ được gửi ngay khi khách hàng gửi yêu cầu hỗ trợ, để trả lời khách hàng hoặc thực hiện các hành động đã xác định trong tiêu chí của quy trình làm việc. Bằng cách này, bạn sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian vì khỏi phải soạn thảo những câu trả lời lặp đi lặp lại.

Công cụ quản lý email và phần mềm quản lý email dịch vụ khách hàng khác nhau như thế nào?

Công cụ quản lý email cho phép bạn thực hiện các hoạt động liên lạc thường xuyên, chẳng hạn như gửi, lên lịch và nhận email. Bạn có thể quản lý email hiệu quả bằng cách thêm nhãn, tạo thư mục, cài đặt bộ lọc, v.v. Công cụ này có thể khá hữu ích cho hoạt động giao tiếp cá nhân và kinh doanh đơn giản.

Với phần mềm quản lý email dịch vụ khách hàng, bạn có thể sắp xếp các email đến từ nhiều địa chỉ email khác nhau ở một nơi; cộng tác với các nhóm bên ngoài trong cùng một chuỗi email; gửi email tùy biến với sự trợ giúp của thông tin chi tiết về khách hàng và các cuộc hội thoại trước đó; tự động phân công email cho nhân viên; và quan trọng nhất là theo dõi trạng thái yêu cầu hỗ trợ, hiệu suất của nhân viên, mức độ hài lòng của khách hàng, v.v. Phần mềm quản lý email dịch vụ khách hàng giúp bạn giảm thời gian chờ của khách hàng và tăng mức độ hài lòng.

Làm thế nào để sử dụng Zoho Desk như một phần mềm quản lý email của tổng đài?

Zoho Desk thống nhất thông tin liên lạc trên nhiều kênh vào một nơi. Điều này có nghĩa là bạn có thể tập trung tất cả các hoạt động tổng đài vào Zoho Desk trong khi vẫn quản lý email dịch vụ khách hàng từ cùng một nơi. Nhân viên của bạn có thể dễ dàng cung cấp trải nghiệm đa kênh tùy biến cho khách hàng, chẳng hạn như họ có thể trả lời yêu cầu hỗ trợ được khách hàng khởi tạo qua email nhưng tiếp tục qua cuộc gọi điện thoại sau đó, với giao diện người dùng trực quan và khả năng tự động hóa tiên tiến.

Làm thế nào để sử dụng tính năng tự phục vụ trong hệ thống email hỗ trợ khách hàng?

Phần mềm quản lý email dịch vụ khách hàng như Zoho Desk cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn tự phục vụ để triển khai trong doanh nghiệp của họ nhằm tối đa hóa tỷ lệ chuyển hướng sang dịch vụ tự phục vụ.

Bằng cách xây dựng kho kiến thức, bạn có thể cung cấp mọi thông tin có giá trị cho khách hàng dưới dạng bài viết hoặc câu hỏi thường gặp.

Để cung cấp trải nghiệm tương tác, bạn có thể thiết lập chat bot AI, Zia, trên website hoặc trung tâm trợ giúp của mình, để tìm bài viết dựa trên thắc mắc của khách hàng.

Ngoài ra, bạn có thể trao quyền cho họ thực hiện các hành động như thanh toán hóa đơn bằng Hội thoại có hướng dẫn.

Bạn cũng có thể cung cấp nền tảng cho khách hàng tương tác và giúp đỡ lẫn nhau với diễn đàn cộng đồng.

Tính năng tự phục vụ trong hệ thống email hỗ trợ khách hàng cũng giúp giảm bớt gánh nặng cho nhân viên trong việc soạn câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp, với sự trợ giúp của Zia để lấy thông tin từ kho kiến thức của bạn và biến thành câu trả lời có thể sử dụng ngay hoặc bằng cách liên kết trực tiếp các bài viết trong câu trả lời.

Zoho Desk có mẫu email dịch vụ khách hàng và phản hồi mẫu miễn phí không?

Bạn có thể sử dụng mẫu email mặc định miễn phí để thông báo cho nhân viên và giúp họ gửi phản hồi nhanh chóng. Cân nhắc đến nhu cầu kinh doanh không ngừng thay đổi, Zoho Desk cũng cho phép bạn tùy chỉnh và tạo các mẫu email cụ thể cho các trường hợp sử dụng trong kinh doanh của bạn ở các phiên bản khác.