การวางแผนโครงการคืออะไร
วิธีเขียนแผนโครงการใน 7 ขั้นตอน

01. สร้างโครงสร้างแยกย่อยงานของคุณ

เมื่อกำหนดขอบเขตแล้ว คุณจะต้องแบ่งขอบเขตของงานออกเป็นส่วนที่สามารถจัดการได้ ในเครื่องมือวางแผนโครงการ คุณสามารถบันทึกและติดตามขั้นตอนเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถสร้างหลักเป้าหมาย งานแต่ละงาน และงานย่อยทั้งหมดได้ในไม่กี่นาที

02. จัดกำหนดเวลาโครงการโดยใช้แผนภูมิแกนต์

ขั้นตอนต่อไปคือการจัดกำหนดการไทม์ไลน์ของโครงการ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องพิจารณาความเชื่อมโยงระหว่างงานต่างๆ ด้วย แผนภูมิแกนต์สามารถช่วยในเรื่องนี้ได้ โดยจะช่วยในการจัดกำหนดเวลางาน ตั้งค่าความเชื่อมโยง วิเคราะห์เส้นทางวิกฤต และกำหนดเส้นฐานเพื่อเปรียบเทียบกับความคืบหน้าจริง

03. จัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม

คราวนี้ถึงเวลาที่เราจะเตรียมความพร้อมทีมของคุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการอื่นๆ แล้ว การจัดสรรงานให้กับบุคคลที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ โดยการพิจารณาทักษะและความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของทีม ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการจะวิเคราะห์ปริมาณงานของผู้ใช้แต่ละคนเพื่อการจัดสรรงานที่เหมาะสมที่สุด

04. กำหนดงบประมาณที่วางแผนไว้

งบประมาณเริ่มต้นสำหรับรายการงานของคุณมีความสำคัญในการวางแผนโครงการทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ จัดทำงบประมาณที่วางแผนไว้เพื่อเปรียบเทียบกับการใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายจริง กำหนดขีดจำกัดสำหรับงบประมาณ และติดตามการใช้จ่ายของคุณอย่างใกล้ชิดโดยใช้การคาดการณ์งบประมาณ, EVM และรายงานค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้เทียบกับค่าใช้จ่ายจริง

05. แผนสำหรับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของเครื่องมือเสมือนคือฟีเจอร์การทำงานร่วมกันแบบโต้ตอบที่หลากหลาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการถ่ายทอดข้อมูลและความรู้ไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการทุกรายโดยการวางแผนการอัปเดตสถานะ การโทร และการประชุมเสมือนเป็นประจำ ฟอรัมและฟีดยังช่วยให้แน่ใจว่าการสนทนานั้นเกิดขึ้นแบบออร์แกนิก

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ

ทุกโครงการไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ ต่างก็ได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของทุกธุรกิจ แต่ขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการยังคงเหมือนเดิม ต่อไปนี้คือเจ็ดขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามขณะวางแผนโครงการ:

• ดึงขอบเขตออกมา

  ขอบเขตของโครงการจะให้ภาพรวมแก่ทีมและธุรกิจของคุณโดยรวม เนื่องจากจะกำหนดแผนการดำเนินการของคุณ โดยคำนึงถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการที่คุณได้กำหนดไว้ คุณสามารถใช้คำสั่งหรือเอกสารเกี่ยวกับขอบเขต เพื่อที่คุณจะได้มีสิ่งที่ต้องดำเนินการในกรณีที่โครงการไม่เป็นไปตามแผนเดิม ขอบเขตของโครงการยังช่วยแยกแยะองค์ประกอบที่ไม่จำเป็น และรับประกันเวลาที่จะไปสู่การสร้างสิ่งที่มีคุณค่า

• ตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน

  เป้าหมายคือผลลัพธ์ที่สามารถบรรลุได้ ในขณะที่วัตถุประสงค์คือการดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น ทั้งสองอย่างนี้เป็นรากฐานของโครงการ หากกำหนดไว้ถูกต้อง ก็จะสามารถยกระดับโครงการให้สูงขึ้นได้ แต่ถ้าไม่ ก็อาจทำให้โครงการพังทลายลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณทราบถึงเป้าหมาย เพื่อที่พวกเขาจะได้รู้ว่าควรคาดหวังอะไร และต้องทำอย่างไรจึงจะไปถึงจุดนั้นได้เร็วที่สุด

• เชื่อมต่อกับผู้มีส่วนได้เสียของคุณ

  เพื่อให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณควรปรึกษาผู้มีส่วนได้เสียที่เหมาะสม ซึ่งหมายถึงการประชุมกับผู้ที่รับผิดชอบในทุกสิ่งที่โครงการเกี่ยวข้อง ตั้งแต่การเริ่มต้นและการวางแผน ไปจนถึงการดำเนินการ รวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญที่หลากหลาย เนื่องจากมุมมองที่แตกต่างกันมีส่วนช่วยในการขัดเกลาโครงการและขับเคลื่อนโครงการไปสู่ความสำเร็จ

• รวบพลและมอบหมายงาน

  เมื่อคุณมีทีมของคุณพร้อมที่จะเริ่มงาน สิ่งที่เหลือก็คือการมอบหมายงาน โดยคำนึงถึงปริมาณงานปัจจุบันของทีม วิธีการทำงาน และชุดทักษะ กำหนดเวลาการประชุมและระดมความคิดใหม่ๆ เพื่อดูว่าอะไรที่เหมาะกับธุรกิจของคุณและสไตล์การทำงานของทีม เมื่อผ่านระยะนี้ได้แล้ว จะมีความชัดเจนมากขึ้นว่ามีอะไรเป็นเดิมพันและอะไรสามารถเก็บไว้ทำภายหลังได้

• ตั้งงบประมาณ เตรียมทรัพยากรให้พร้อม

  งานทุกงานต้องการชุดทรัพยากรที่ต้องจัดหา ณ เวลาที่เริ่มโครงการ ซึ่งจำเป็นต้องมีการประมาณการงบประมาณโครงการที่เหมาะสม ซึ่งสามารถครอบคลุมค่าใช้จ่ายด้านทรัพยากรทั้งหมด สมาชิกในทีม อุปกรณ์ เอกสารในการฝึกอบรม และรายการเบ็ดเตล็ดอื่นๆ เป็นทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบว่างานคืออะไร ผู้ที่เกี่ยวข้องมีทักษะที่จำเป็นหรือไม่ โดเมนคืออะไร ต้นทุนทรัพยากรจำนวนมาก และไม่ว่าคุณจะต้องการผู้รับเหมาที่มีใบอนุญาตในการจัดหางานให้กับคุณหรือไม่

• รู้ความเสี่ยงของคุณ

  โครงการทุกประเภทมักจะพบกับความเสี่ยง ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการรักษาบันทึกความเสี่ยงจึงอาจเป็นประโยชน์เมื่อคุณเปรียบเทียบความเป็นไปได้ต่างๆ และทดสอบความสามารถในการรองรับความเสี่ยงของโครงการ บันทึกความเสี่ยงคือเอกสารที่ระบุความเสี่ยงที่สามารถคาดการณ์ได้ ซึ่งเชื่อมโยงกับแนวทางปฏิบัติของแต่ละรายการ การติดตามความคืบหน้าของโครงการอย่างต่อเนื่องและการศึกษารายงานโครงการเชิงวิเคราะห์ก็สามารถช่วยคุณได้ เนื่องจากคุณสามารถรับรู้ถึงความเสี่ยงและข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะกลายเป็นภัยคุกคาม

• สื่อสารตั้งแต่ต้นจนจบ

  การโทรตามกำหนดเวลา การอัปเดตผ่านช่องทางสื่อสารต่างๆ บ่อยครั้ง และการประชุมรายสัปดาห์ควรเป็นบรรทัดฐานสำหรับการสื่อสารที่ราบรื่น นอกจากนี้ยังเป็นการพบปะที่เกิดขึ้นตามทางเดิน งานเร่งด่วนที่กินเวลานานหลายชั่วโมง หรือยูเรก้า โมเมนต์ที่คุณแบ่งปันผ่านช่องทางเครือข่ายที่สามารถทำให้กลายเป็นสิ่งมหัศจรรย์และยกระดับโครงการให้สูงขึ้นได้ ไม่ว่าคุณจะทำอะไร ก็ให้ทุกคนทราบข้อมูลอยู่เสมอ