การใช้เทมเพลต

คุณสามารถใช้เทมเพลตเพื่อส่งอีเมลในรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้โดยไม่ต้องทำการจัดรูปแบบซ้ำหลายครั้ง ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับองค์กรที่ต้องการให้อีเมลทั้งองค์กรมีมาตรฐานเดียวกัน คุณยังสามารถจัดประเภทเทมเพลตตามความต้องการของคุณได้ เพื่อให้มองเห็นได้ง่าย

การสร้างเทมเพลต

การสร้างเทมเพลตในหน้าต่างเขียนอีเมล: ผ่านบันทึกแบบร่าง

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิก New Mail (เมลใหม่) เพื่อสร้างเทมเพลตอีเมลใหม่
3. ใส่ชื่อเรื่อง - ชื่อเทมเพลตจะตรงกับหัวเรื่องที่คุณระบุในส่วนนี้
4. พิมพ์เนื้อหาอีเมลที่ต้องการ
5. คุณสามารถจัดรูปแบบที่ต้องการให้กับเนื้อหาอีเมลได้
6. เลือกเมนูดรอปดาวน์ใกล้ปุ่ม Save (บันทึก) เพื่อเลือกตัวเลือก Save Template (บันทึกเทมเพลต)
   
7. ข้อความจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์เทมเพลตในหมวดหมู่ ‘เทมเพลตทั้งหมด’ ตามค่าเริ่มต้น

การสร้างเทมเพลตในหน้าต่างเขียนอีเมล: ผ่านการแทรกเทมเพลต

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกปุ่ม New Mail (เมลใหม่)
3. ในเครื่องมือเขียนอีเมล ให้คลิกไอคอน Insert Template (แทรกเทมเพลต)
   
4. ในหน้าต่างป๊อปอัปแทรกเทมเพลต ให้คลิกปุ่ม New template (เทมเพลตใหม่)
   
5. ตั้งชื่อเทมเพลตของคุณและเขียนเนื้อหาที่ต้องการ
6. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก Create (สร้าง)
   

คุณสามารถค้นหาเทมเพลตที่คุณสร้างในโฟลเดอร์เทมเพลตภายใต้หมวดหมู่ ‘เทมเพลตทั้งหมด’ ตามค่าเริ่มต้น

การสร้างเทมเพลตจากโฟลเดอร์เทมเพลต:

1. ไปที่โฟลเดอร์เทมเพลต
2. คลิก ‘Create Template (สร้างเทมเพลต)'
3. ป้อนชื่อเรื่องและร่างอีเมลของคุณในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง และเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบหากต้องการ (ชื่อหัวเรื่องที่ระบุในเทมเพลตจะปรากฏเป็นชื่อเรื่องของอีเมล)
4. คลิกเมนูดรอปดาวน์ Select Category (เลือกหมวดหมู่) เพื่อเลือกหรือสร้างหมวดหมู่
5. คลิก ‘Save (บันทึก)’ เพื่อบันทึกเทมเพลต
   
6. ข้อความจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์เทมเพลตภายใต้หมวดหมู่ที่กำหนด

คุณสามารถแสดงตัวอย่างเทมเพลตได้โดยคลิกที่ไอคอนแสดงตัวอย่างในรายการของโฟลเดอร์เทมเพลต คุณสามารถแก้ไขหรือลบเทมเพลตโดยใช้ไอคอนบนรายการได้เช่นกัน

การจัดประเภทเทมเพลตจากหน้าต่างเขียนอีเมล

หลังจากที่บันทึกเทมเพลตแล้ว คุณสามารถจัดประเภทเทมเพลตนั้นได้จากการเขียนข้อความโดยใช้ตัวเลือก Insert template (แทรกเทมเพลต) ในเมนูตัวเลือกการจัดรูปแบบ

สร้างประเภทโดยใช้ตัวเลือก ‘+’ ในหน้าต่างป็อปอัพ เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถลากและวางเทมเพลตลงในประเภทนั้นได้ (คุณสามารถเลือกเทมเพลตหลายรายการเพื่อลากแล้ววางลงในประเภทได้) คุณยังสามารถแก้ไขหรือลบประเภทด้วยตัวเลือกที่จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณวางเมาส์เหนือประเภทนั้นๆ อีกด้วย

สามารถบันทึกเทมเพลตเป็นประเภทได้มากกว่าหนึ่ง คลิกชื่อของประเภทในการแสดงตัวอย่างของเทมเพลต และเลือกกล่องกาเครื่องหมายหน้าประเภทที่คุณต้องการบันทึกเทมเพลต

การแก้ไขเทมเพลตที่บันทึกไว้

จากโฟลเดอร์เทมเพลต

1. ไปที่โฟลเดอร์เทมเพลต
2. เทมเพลทที่บันทึกไว้ทั้งหมดจะปรากฏขึ้น
3. เลือกข้อความที่คุณต้องการใช้ เพื่อเปิดในหน้าต่างเขียนข้อความ
4. หลังจากเปลี่ยนแปลงแล้วให้คลิก ‘Save Template (บันทึกเทมเพลต)’ เมนูจากดรอปดาวน์บันทึกแบบร่างที่ด้านบนขวาของหน้าจอเพื่อเขียนทับเทมเพลตที่มีอยู่

จากหน้าต่างการเขียน

คุณยังสามารถแก้ไขเทมเพลตได้จากหน้าต่างเทมเพลตในหน้าต่างการเขียนอีกด้วย คลิกที่ไอคอน Insert template (แทรกเทมเพลต) จากตัวเลือกการจัดรูปแบบ

ไปที่หมวดหมู่ที่มีเทมเพลตที่คุณต้องการแก้ไข และคลิกที่ไอคอนแก้ไข

​

การแทรกเทมเพลต

1. คุณสามารถแทรกเทมเพลตขณะเขียนอีเมลได้
2. คลิกไอคอน Insert template (แทรกเทมเพลต) ในตัวเลือกการจัดรูปแบบ
   
3. คุณจะเห็นรายการของเทมเพลตพร้อมหัวเรื่องและการแสดงตัวอย่างเนื้อหา คุณยังสามารถดูตัวอย่างโดยละเอียดได้โดยคลิกที่ไอคอน Preview (แสดงตัวอย่าง) คุณสามารถใช้แถบค้นหาหรือเรียกดูหมวดหมู่ต่างๆ เพื่อค้นหาเทมเพลตได้

   หมายเหตุ:

   หากคุณใช้แถบค้นหาเมื่อคุณอยู่ในหมวดหมู่ เฉพาะเทมเพลตในหมวดหมู่นั้นเท่านั้นที่จะแสดงรายการเป็นผลลัพธ์

4. คลิกที่เทมเพลตที่เกี่ยวข้องเพื่อแทรกเทมเพลตเดียวกันลงในเครื่องมือการเขียนของคุณ
   ​

ตอบกลับด้วยเทมเพลต

แทนที่จะใช้ตัวเลือกแทรกเทมเพลตจากหน้าต่างเขียน คุณยังสามารถเลือกตัวเลือก Reply with template (ตอบกลับด้วยเทมเพลต) เพื่อใช้เทมเพลตเมื่อตอบอีเมลได้อีกด้วย ในการใช้เทมเพลตเพื่อตอบกลับอีเมลให้คลิกตัวเลือก Reply with template (ตอบกลับด้วยเทมเพลต) ที่ด้านล่างของแท็บแสดงตัวอย่างอีเมล ในหน้าต่าง Insert Template (แทรกเทมเพลต) ให้เลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้สำหรับการตอบกลับ กด Send (ส่ง)

เทมเพลต CRM

คุณยังสามารถดูเทมเพลต CRM ได้จากหน้าต่างการเขียนอีกด้วย เทมเพลต CRM ตามค่าเริ่มต้นจะแสดงอยู่ด้านล่างของเทมเพลตจดหมายในหน้าต่างเทมเพลต

เทมเพลต CRM จะสามารถเข้าถึงได้ก็ต่อเมื่อคุณเปิดใช้งาน e-widget / ส่วนขยายของ Zoho CRM