การใช้เทมเพลต
สารบัญ
คุณสามารถใช้เทมเพลตเพื่อส่งอีเมลในรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้โดยไม่ต้องทำการจัดรูปแบบซ้ำหลายครั้ง ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับองค์กรที่ต้องการให้จดหมายทั้งองค์กรมีมาตรฐานเดียวกัน คุณยังสามารถจัดประเภทเทมเพลตตามความต้องการของคุณได้ เพื่อให้มองเห็นได้ง่าย
การสร้างเทมเพลต
การสร้างเทมเพลตในหน้าต่างเขียนอีเมล:
- เข้าสูระบบ Zoho Mail
- คลิกจดหมายใหม่เพื่อสร้างเทมเพลตอีเมลใหม่
- ใส่ชื่อเรื่อง - ชื่อเทมเพลตจะตรงกับหัวเรื่องที่คุณระบุในส่วนนี้
- พิมพ์เนื้อหาอีเมลที่ต้องการ
- คุณสามารถจัดรูปแบบที่ต้องการให้กับเนื้อหาอีเมลได้
- เลือกเมนูดรอปดาวน์ใกล้ปุ่มบันทึก เพื่อเลือกตัวเลือกบันทึกเทมเพลต
- ข้อความจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์เทมเพลตในประเภท ‘เทมเพลตทั้งหมด’ ตามค่าเริ่มต้น
การสร้างเทมเพลตจากโฟลเดอร์เทมเพลต:
- ไปที่โฟลเดอร์เทมเพลต
- คลิก ‘สร้างเทมเพลต'
- ป้อนชื่อเรื่องและเนื้อหาอีเมล และเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบหากต้องการ (ชื่อหัวเรื่องที่ระบุในเทมเพลตจะปรากฏเป็นชื่อเรื่องของอีเมล)
- คลิกเมนูดรอปดาวน์เลือกประเภทเพื่อเลือกหรือสร้างหมวดหมู่
- คลิก ‘บันทึก’ เพื่อบันทึกเทมเพลต
- ข้อความจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์เทมเพลตภายใต้ประเภทที่กำหนด
การจัดประเภทเทมเพลตจากหน้าต่างเขียนอีเมล
หลังจากที่บันทึกเทมเพลตแล้ว คุณสามารถจัดประเภทเทมเพลตนั้นได้จากการเขียนข้อความโดยใช้ตัวเลือกแทรกเทมเพลตในเมนูตัวเลือกการจัดรูปแบบ
สร้างประเภทโดยใช้ตัวเลือก ‘+’ ในหน้าต่างป็อปอัพ เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถลากและวางเทมเพลตลงในประเภทนั้นได้ (คุณสามารถเลือกเทมเพลตหลายรายการเพื่อลากแล้ววางลงในประเภทได้) คุณยังสามารถแก้ไขหรือลบประเภทด้วยตัวเลือกที่จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณวางเมาส์เหนือประเภทนั้นๆ อีกด้วย
สามารถบันทึกเทมเพลตเป็นประเภทได้มากกว่าหนึ่ง คลิกชื่อของประเภทในการแสดงตัวอย่างของเทมเพลต และเลือกกล่องกาเครื่องหมายหน้าประเภทที่คุณต้องการบันทึกเทมเพลต
หมายเหตุ: เทมเพลตจะปรากฏในมุมมองรายการตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยการคลิกไอคอน ‘ภาพขนาดย่อ'
การแก้ไขเทมเพลตที่บันทึกไว้
จากโฟลเดอร์เทมเพลต
- ไปที่โฟลเดอร์เทมเพลต
- เทมเพลทที่บันทึกไว้ทั้งหมดจะปรากฏขึ้น
- เลือกข้อความที่คุณต้องการใช้ เพื่อเปิดในหน้าต่างเขียนข้อความ
- หลังจากเปลี่ยนแปลงแล้วให้คลิก ‘บันทึกเทมเพลต’ เมนูจากดรอปดาวน์บันทึกแบบร่างที่ด้านบนขวาของหน้าจอเพื่อเขียนทับเทมเพลตที่มีอยู่
จากหน้าต่างการเขียน
คุณยังสามารถแก้ไขเทมเพลตได้จากหน้าต่างเทมเพลตในหน้าต่างการเขียนอีกด้วย คลิกที่ไอคอนแทรกเทมเพลต
จากตัวเลือกการจัดรูปแบบ ไปที่หมวดหมู่ที่มีเทมเพลตที่คุณต้องการแก้ไข และคลิกที่ไอคอนแก้ไข
การแทรกเทมเพลต
- คุณสามารถแทรกเทมเพลตขณะเขียนอีเมลได้
- คลิกไอคอนแทรกเทมเพลต
ในตัวเลือกการจัดรูปแบบ - คุณจะเห็นรายการของเทมเพลตพร้อมหัวเรื่องและการแสดงตัวอย่างเนื้อหา คุณสามารถใช้แถบค้นหาหรือเรียกดูหมวดหมู่ต่างๆ เพื่อค้นหาเทมเพลตได้ (หากคุณใช้แถบค้นหาเมื่อคุณอยู่ในประเภทใด เฉพาะเทมเพลตในประเภทนั้นเท่านั้นที่จะแสดงรายการเป็นผลลัพธ์)
- เลือกเทมเพลตที่เกี่ยวข้องเพื่อแทรกเทมเพลต
- เนื้อหาของเทมเพลตที่เลือกจะถูกแทรกลงในข้อความปัจจุบันที่คุณกำลังเขียน
นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิกเทมเพลตที่เกี่ยวข้องจากรายการโฟลเดอร์เทมเพลตเพื่อใช้งานได้อีกด้วย
หมายเหตุ:
คลิกที่ไอคอนไอคอนแสดงตัวอย่าง
บนเทมเพลตเพื่อดูเนื้อหาของเทมเพลต คุณสามารถคลิกที่ตัวเลือกแทรกจากหน้าแสดงตัวอย่างเพื่อใช้เทมเพลตที่ต้องการได้
เทมเพลต CRM
คุณยังสามารถดูเทมเพลต CRM ได้จากหน้าต่างการเขียนอีกด้วย เทมเพลต CRM ตามค่าเริ่มต้นจะแสดงอยู่ด้านล่างของเทมเพลตจดหมายในหน้าต่างเทมเพลต (ภาพหน้าจอ)