คู่มือผู้ใช้ Zoho Mail

การใช้เทมเพลต

คุณสามารถใช้เทมเพลตเพื่อส่งอีเมลในรูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้โดยไม่ต้องทำการจัดรูปแบบซ้ำหลายครั้ง ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับองค์กรที่ต้องการให้จดหมายทั้งองค์กรมีมาตรฐานเดียวกัน คุณยังสามารถจัดประเภทเทมเพลตตามความต้องการของคุณได้ เพื่อให้มองเห็นได้ง่าย

 การสร้างเทมเพลต

 การสร้างเทมเพลตในหน้าต่างเขียนอีเมล:

  1. เข้าสูระบบ Zoho Mail
  2. คลิกจดหมายใหม่เพื่อสร้างเทมเพลตอีเมลใหม่
  3. ใส่ชื่อเรื่อง - ชื่อเทมเพลตจะตรงกับหัวเรื่องที่คุณระบุในส่วนนี้
  4. พิมพ์เนื้อหาอีเมลที่ต้องการ 
  5. คุณสามารถจัดรูปแบบที่ต้องการให้กับเนื้อหาอีเมลได้ 
  6. เลือกเมนูดรอปดาวน์ใกล้ปุ่มบันทึก เพื่อเลือกตัวเลือกบันทึกเทมเพลต 
  7. ข้อความจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์เทมเพลตในประเภท ‘เทมเพลตทั้งหมด’ ตามค่าเริ่มต้น

 การสร้างเทมเพลตจากโฟลเดอร์เทมเพลต:

  1. ไปที่โฟลเดอร์เทมเพลต
  2. คลิก ‘สร้างเทมเพลต'
  3. ป้อนชื่อเรื่องและเนื้อหาอีเมล และเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบหากต้องการ (ชื่อหัวเรื่องที่ระบุในเทมเพลตจะปรากฏเป็นชื่อเรื่องของอีเมล)
  4. คลิกเมนูดรอปดาวน์เลือกประเภทเพื่อเลือกหรือสร้างหมวดหมู่
  5. คลิก ‘บันทึก’ เพื่อบันทึกเทมเพลต
  6. ข้อความจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์เทมเพลตภายใต้ประเภทที่กำหนด

 การจัดประเภทเทมเพลตจากหน้าต่างเขียนอีเมล

หลังจากที่บันทึกเทมเพลตแล้ว คุณสามารถจัดประเภทเทมเพลตนั้นได้จากการเขียนข้อความโดยใช้ตัวเลือกแทรกเทมเพลตในเมนูตัวเลือกการจัดรูปแบบ

สร้างประเภทโดยใช้ตัวเลือก ‘+’ ในหน้าต่างป็อปอัพ เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถลากและวางเทมเพลตลงในประเภทนั้นได้ (คุณสามารถเลือกเทมเพลตหลายรายการเพื่อลากแล้ววางลงในประเภทได้) คุณยังสามารถแก้ไขหรือลบประเภทด้วยตัวเลือกที่จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณวางเมาส์เหนือประเภทนั้นๆ อีกด้วย

สามารถบันทึกเทมเพลตเป็นประเภทได้มากกว่าหนึ่ง คลิกชื่อของประเภทในการแสดงตัวอย่างของเทมเพลต และเลือกกล่องกาเครื่องหมายหน้าประเภทที่คุณต้องการบันทึกเทมเพลต

หมายเหตุ: เทมเพลตจะปรากฏในมุมมองรายการตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนได้โดยการคลิกไอคอน ‘ภาพขนาดย่อ'

 การแก้ไขเทมเพลตที่บันทึกไว้

จากโฟลเดอร์เทมเพลต

  1. ไปที่โฟลเดอร์เทมเพลต 
  2. เทมเพลทที่บันทึกไว้ทั้งหมดจะปรากฏขึ้น 
  3. เลือกข้อความที่คุณต้องการใช้ เพื่อเปิดในหน้าต่างเขียนข้อความ 
  4. หลังจากเปลี่ยนแปลงแล้วให้คลิก ‘บันทึกเทมเพลต’ เมนูจากดรอปดาวน์บันทึกแบบร่างที่ด้านบนขวาของหน้าจอเพื่อเขียนทับเทมเพลตที่มีอยู่

จากหน้าต่างการเขียน

คุณยังสามารถแก้ไขเทมเพลตได้จากหน้าต่างเทมเพลตในหน้าต่างการเขียนอีกด้วย คลิกที่ไอคอนแทรกเทมเพลตจากตัวเลือกการจัดรูปแบบ ไปที่หมวดหมู่ที่มีเทมเพลตที่คุณต้องการแก้ไข และคลิกที่ไอคอนแก้ไข

 การแทรกเทมเพลต

  1. คุณสามารถแทรกเทมเพลตขณะเขียนอีเมลได้ 
  2. คลิกไอคอนแทรกเทมเพลตในตัวเลือกการจัดรูปแบบ
  3. คุณจะเห็นรายการของเทมเพลตพร้อมหัวเรื่องและการแสดงตัวอย่างเนื้อหา คุณสามารถใช้แถบค้นหาหรือเรียกดูหมวดหมู่ต่างๆ เพื่อค้นหาเทมเพลตได้ (หากคุณใช้แถบค้นหาเมื่อคุณอยู่ในประเภทใด เฉพาะเทมเพลตในประเภทนั้นเท่านั้นที่จะแสดงรายการเป็นผลลัพธ์)
  4. เลือกเทมเพลตที่เกี่ยวข้องเพื่อแทรกเทมเพลต
  5. เนื้อหาของเทมเพลตที่เลือกจะถูกแทรกลงในข้อความปัจจุบันที่คุณกำลังเขียน

นอกจากนี้คุณยังสามารถคลิกเทมเพลตที่เกี่ยวข้องจากรายการโฟลเดอร์เทมเพลตเพื่อใช้งานได้อีกด้วย 

หมายเหตุ:

คลิกที่ไอคอนไอคอนแสดงตัวอย่างบนเทมเพลตเพื่อดูเนื้อหาของเทมเพลต คุณสามารถคลิกที่ตัวเลือกแทรกจากหน้าแสดงตัวอย่างเพื่อใช้เทมเพลตที่ต้องการได้

เทมเพลต CRM

คุณยังสามารถดูเทมเพลต CRM ได้จากหน้าต่างการเขียนอีกด้วย เทมเพลต CRM ตามค่าเริ่มต้นจะแสดงอยู่ด้านล่างของเทมเพลตจดหมายในหน้าต่างเทมเพลต (ภาพหน้าจอ)

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com