Supere as caixas de entrada compartilhadas com um software eficiente de gerenciamento de e-mails de atendimento ao cliente

Gerencie e envie e-mails informativos e envolventes, forneça um serviço rápido e personalizado e prepare os agentes para serem amigáveis e produtivos com o mais eficiente sistema de tickets por e-mail, Zoho Desk.

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Como você pode se beneficiar?

Gerencie vários endereços de e-mail em uma única interface
Envie e-mails informativos e rápidos, mas fáceis de seguir
Nunca perca as atualizações por e-mail

Centralize os tickets por e-mail em vários aliases em um só lugar

Sua empresa pode oferecer endereços de e-mail diferentes para cada área de suporte, como reembolsos, faturamento, vendas e muito mais. O Zoho Desk facilita o rastreamento, a busca, a atribuição e a resposta a e-mails de atendimento ao cliente em um local central, convertendo-os em tickets.

Lista de vários aliases de e-mail de suporte para diferentes situações no Zoho Desk | Software de gerenciamento de e-mail de suporte ao cliente

Classifique os tickets para se concentrar em tudo o que é importante

Seus agentes recebem vários e-mails de atendimento ao cliente por dia, mas não saber quais priorizar pode afetar o relacionamento com seus clientes. Ao organizar e-mails com base em critérios como hora, status, prioridade e status de CRM, seus agentes estão bem equipados para tomar decisões eficazes e criar relações duradouras.

Tickets por e-mail categorizados como alto, médio e baixo no modo de prioridade | Software de gerenciamento de e-mail de suporte ao cliente

Economize tempo com atalhos e automação

A digitação diária de saudações comuns, cumprimentos e longos artigos de instruções pode consumir muito tempo, ser cansativa e contraproducente para seus agentes. Com assistente de IA, respostas pré-escritas, atalhos do teclado e sugestões de artigos automatizados, eles podem enviar respostas rápidas e precisas e, ao mesmo tempo, fechar mais tickets por dia.

O assistente de resposta Zia sugere a solução mais adequada da sua base de dados de conhecimento para o agente com base na consulta do cliente

lista de artigos sugeridos e trechos relacionados à consulta para os agentes usarem nas respostas

Personalize as interações com mais contexto do cliente

A primeira etapa para a elaboração de respostas personalizadas é a coleta e o armazenamento das informações do cliente. Crie facilmente contatos em seu banco de dados com endereços de e-mail para resposta. Explore oportunidades de venda cruzada e de venda adicional e componha respostas exclusivas examinando as informações de contato e as interações anteriores do cliente com a sua empresa.

Contexto do cliente, como interações anteriores do cliente, índice de satisfação, número de tickets abertos e vencidos e dados de contato | Software de gerenciamento de e-mail de suporte ao cliente

Colaborar com equipes internas e externas

Leve seus clientes diretamente para a solução, em vez de envolvê-los em conversas desnecessárias por e-mail sobre a solução. Envie tópicos de e-mail privados para colaborar com parceiros e consultores externos. Use também comentários privados para colaborar com equipes internas.

agentes internos que marcam uns aos outros para se comunicarem usando comentários privados

Reconhecer e rastrear e-mails sem esforço

Os clientes esperam respostas rápidas, enquanto os agentes esperam formas mais simples de monitorar a atividade dos tickets de e-mail. Permita respostas oportunas aos clientes usando modelos predefinidos de resposta de atendimento ao cliente e notifique automaticamente os agentes sobre cada atividade do ticket com modelos de e-mail.

Modelo de e-mail usado na resposta para confirmar o contato ao receber uma resposta | Software de gerenciamento de e-mail de suporte ao cliente

Atribua e-mails automaticamente

Sua taxa de resposta e os níveis de satisfação do cliente estão em jogo se os e-mails recebidos não forem gerenciados de forma eficaz. Automatize as atribuições de e-mail com base em critérios como habilidades dos seus agentes, carga de trabalho, canal, preferências do cliente e muito mais para garantir a satisfação do agente e do cliente.

regra para atribuir tickets recebidos com o assunto

Incorporar classificações de satisfação em e-mails

A coleta de feedback é tão essencial quanto a resolução dos problemas do cliente. Envie links de feedback automaticamente após cada resposta ou ao fechar um ticket e obtenha insights sobre os níveis de satisfação de seus clientes.

Link de classificação de satisfação do cliente com emojis incluídos no rascunho da resposta | Software de gerenciamento de e-mail de suporte ao cliente

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Perguntas frequentes sobre software de gerenciamento de e-mail de atendimento ao cliente

Existe uma maneira de automatizar as respostas de e-mail do atendimento ao cliente?

Com o Zoho Desk, você pode enviar automaticamente e-mails de confirmação e resposta aos clientes com modelos de e-mail responsivos. Tudo o que você precisa fazer é configurar as definições e definir um fluxo de trabalho de acordo com suas necessidades. Depois disso, os e-mails contendo as respostas predefinidas serão enviados assim que seus clientes abrirem um ticket, responderem a eles ou executarem ações especificadas nos critérios do fluxo de trabalho. Dessa forma, você economiza o tempo dos seus agentes na elaboração de respostas repetitivas.

Qual é a diferença entre as ferramentas de gerenciamento de e-mail e o software de gerenciamento de e-mail de atendimento ao cliente?

Uma ferramenta de gerenciamento de e-mail permite que você realize atividades regulares de comunicação, como enviar, agendar e receber e-mails. Você pode gerenciá-los com eficiência adicionando rótulos, criando pastas, definindo filtros e muito mais. Eles podem ser bastante úteis para comunicação pessoal e comercial simples.

Com um software de gerenciamento de e-mails de atendimento ao cliente, você pode organizar em um só lugar os e-mails provenientes de diferentes endereços de e-mail; colaborar com equipes externas dentro do mesmo tópico; enviar e-mails personalizados com a ajuda de detalhes pertinentes do cliente e de conversas anteriores; automatizar atribuições de e-mail para seus agentes; e, o mais importante, acompanhar o status do ticket, o desempenho do agente, a satisfação do cliente e muito mais. Um software de gerenciamento de e-mail de atendimento ao cliente ajuda a diminuir o tempo de espera do cliente e a aumentar os níveis de satisfação.

Como você usa o Zoho Desk como um software de gerenciamento de e-mail para call center?

O Zoho Desk unifica a comunicação entre canais em um só lugar. Isso significa que você pode trazer todas as suas operações de call center para o Zoho Desk e, ao mesmo tempo, gerenciar os e-mails de atendimento ao cliente no mesmo local. Seus agentes podem oferecer sem esforço uma experiência omnicanal personalizada aos seus clientes – eles podem responder a tickets que foram iniciados por clientes por e-mail, mas que continuaram por chamada telefônica posteriormente – com uma interface de usuário intuitiva e recursos avançados de automação.

Como usar o autoatendimento em um sistema de e-mail de suporte ao cliente?

O software de gerenciamento de e-mail de atendimento ao cliente, como o Zoho Desk, oferece aos usuários várias opções de autoatendimento a serem implementadas nos negócios para maximizar a taxa de deflexão do autoatendimento.

Ao criar uma base de dados de conhecimento, você pode disponibilizar todas as informações valiosas para os clientes na forma de artigos ou perguntas frequentes.

Para oferecer uma experiência interativa, você pode configurar o chatbot de IA, Zia, no seu website ou central de ajuda, que busca artigos com base nas consultas dos clientes.

Além disso, você pode capacitá-los a realizar ações como pagamentos de contas com o uso de Conversas guiadas.

Você também pode fornecer uma plataforma para que os clientes interajam e se ajudem mutuamente com fóruns da comunidade.

O autoatendimento no sistema de e-mail de suporte ao cliente também reduz os esforços dos seus agentes na elaboração de respostas a perguntas frequentes, com a ajuda da Zia para buscar informações da sua base de dados de conhecimento e transformá-las em respostas prontas para uso, ou vinculando artigos diretamente nas respostas.

O Zoho Desk tem modelos de e-mail de atendimento ao cliente gratuitos e exemplos de respostas?

Você pode usar modelos de e-mail padrão para notificar seus agentes e ajudá-los a enviar respostas rápidas gratuitamente. Tendo em mente as mudanças nos requisitos de negócios, o Zoho Desk também permite que você personalize e crie modelos de e-mail específicos para seus casos de uso de negócios em suas outras edições.