Configurar o compartilhamento de e-mails
Os e-mails de um usuário do Zoho CRM podem ser compartilhados com outros usuários dentro da conta do CRM da organização. Você pode optar por compartilhar todas os e-mails, compartilhar somente a e-mails de clientes selecionados ou manter seus e-mails particulares.
As configurações de compartilhamento de e-mail podem ser configuradas apenas pelos usuários com o perfil de administrador. Eles podem especificar as opções de compartilhamento de e-mail para outros usuários na organização. O administrador também pode optar por fornecer aos usuários a opção de definir suas próprias permissões de compartilhamento de e-mail.
Há três opções para o compartilhamento de e-mail. Para obter mais detalhes, consulte a tabela abaixo.
- Compartilhamento completo: todos os e-mails de um usuário estarão acessíveis para os usuários especificados.
- Compartilhamentopersonalizado: os e-mails serão acessíveis ao usuário com quem eles são compartilhados.
- Particular: todos os e-mails de um usuários permanecerão particulares e outros usuários não podem acessá-los.
A quarta opção para o administrador é Escolhados usuários. Com essa opção, os usuários podem configurar suas próprias permissões de compartilhamento de e-mail.
Para definir as configurações de compartilhamento de e-mail
- No Zoho CRM, vá para Configuração > Canais > E-mail > Compartilhamento de e-mail.
- Na página Permissões de compartilhamento de e-mail , faça o seguinte para cada usuário:
Você pode usar a opção de pesquisa para filtrar os usuários com base em um critério.
Todos os usuários ativos, confirmados e não confirmados serão listados.
- Escolha uma das seguintes opções de compartilhamento para o usuário.
- Particular: os e-mails do usuário não são compartilhados com ninguém da organização.
- Compartilhamento personalizado: a comunicação por e-mail do usuário com os leads e contatos selecionados será compartilhada com outros usuários.
O usuário com o Compartilhamento personalizado ativado pode escolher registros individuais e marcar a caixa de seleção Compartilhar e-mail na lista relacionada E-mail . Como administrador, você pode especificar os usuários com os quais os e-mails precisam ser compartilhados.
- Compartilhamento completo: todos os e-mails do usuário são compartilhados com todos os outros usuários na organização.
- No campo Excluir domínios, especifique os domínios de e-mail a serem excluídos do compartilhamento.
Observe que só é possível especificar um máximo de 5 domínios.
- Escolha do usuário: o usuário terá o restante das três opções de compartilhamento para configurar as permissões de compartilhamento de e-mail.
- Editar os Domínios excluídos. Se o usuário configurou a conta de e-mail IMAP ou POP3 e preencheu os domínios que devem ser excluídos, isso será visível aqui.
O administrador pode visualizar seus próprios domínios excluídos, assim como os outros. No entanto, observe que o administrador só pode editar seus próprios domínios excluídos, não os de outras pessoas.
- No campo Excluir domínios, especifique os domínios de e-mail a serem excluídos do compartilhamento.
- Na coluna Compartilhar e-mails com, clique em Todos e selecione as funções ou os usuários dentro de uma função com os quais você deseja que o usuário compartilhe os e-mails.
Quando o Compartilhamento personalizado ou o Compartilhamento completo for selecionado, você deve selecionar os usuários com os quais os e-mails deverão ser compartilhados. Aqui você também tem a opção de selecionar alguns usuários para uma função em particular. - Clique em Salvar.
Nota
- Para personalizar as opções de compartilhamento público, e os e-mails também podem ser compartilhados com colegas, ou seja, os usuários na mesma função. Por exemplo, se a função de gerente tem 5 usuários, um usuário com essa função pode optar por compartilhar os e-mails com os outros 4 usuários na função gerente.
Permissões de compartilhamento de e-mail
| Privado - não compartilhar os e-mails com colegas | Nessa opção, sua conta de e-mail configurada dentro do Zoho CRM é particular. Outros usuários não poderão ver e-mails recebidos de seus leads e contatos. Quem pode usar essa opção? O CEO e a equipe de gerenciamento superior podem usar essa opção para manter confidencial a comunicação com os clientes O que você pode fazer?
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| Compartilhamentopersonalizado - compartilhar e-mails de leads e contatos selecionados | Nessa opção, os usuários podem compartilhar os e-mails recebidos dos leads e contatos selecionados. Para que outros usuários possam visualizar seus e-mails dos registros de clientes selecionados. Quem pode usar essa opção? Os representantes de vendas e gerentes diretamente responsáveis pela interação diária com o cliente podem usar essa opção. O que você pode fazer?
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| Compartilhamentocompleto - compartilhe e-mails de todos os leads e contatos | Nessa opção, os usuários podem compartilhar os e-mails recebidos de todos os leads e contatos. Outros usuários podem visualizar seus e-mails dos registros de todos os clientes. Os e-mails de todos os registros são compartilhados em todo o mundo, portanto, não é possível visualizar a caixa Compartilhar e-mail na página de Lead ou contato. Quem pode usar essa opção? Os representantes de vendas e gerentes diretamente responsáveis pela interação diária com o cliente podem usar essa opção. O que você pode fazer?
Como posso restringir o compartilhamento de e-mails de colegas e domínios de clientes específicos? Você pode restringir a visualização de e-mails dos domínios de e-mail da sua empresa e dos domínios específicos do cliente ao excluir os domínios de e-mail necessários. Com essa opção, você pode ver apenas os e-mails recebidos desses domínios excluídos como conta pessoal. Observe que, nessa opção, os e-mails recebidos de outros domínios de e-mail são compartilhados globalmente com todos os usuários em sua conta Zoho CRM. Por que não há padrão para a opção "Compartilhamento completo"? Para proteger a privacidade da conversa por e-mail com o cliente. Por exemplo, John, gerente de vendas recém-contratado em sua organização, adiciona a ID de e-mail do CEO como um contato no CRM. Agora Adam, outro gerente de vendas, pode ver a conversa entre John e o CEO, o que não é permitido em uma situação real. |
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