Perguntas frequentes sobre como marcar registros no Zoho CRM

Quais são os benefícios de marcar registros no Zoho CRM?

O principal objetivo da marcação no Zoho CRM é ajudar a categorizar e priorizar registros de maneira que você possa buscá-los facilmente. Por exemplo, você pode marcar determinados registros como "Grandes negócios" ou "Leads de feiras da Austrália" ou "Leads ruins de referências" e assim por diante. Você que decide quando os categorizar com base no tipo de registros ou nas atividades associadas a eles ou nos lucros em potencial dos negócios.

Considere tags como rótulos de registros. Elas oferecem uma maneira fácil de buscar um determinado conjunto de registros e trabalham neles. Estes são alguns pontos rápidos na marcação do Zoho CRM.

• Você pode adicionar tags manualmente ou atribuí-las na importação de registros ou as criadas por meio de APIs.
• Você também pode automatizar a atribuição de tags para registros por meio das regras de fluxo de trabalho.
• Você pode filtrar registros em Pesquisa Global e por meio de filtros avançados com base em tags.
• Você pode criar relatórios de CRM com base em tags para um módulo.

De que modo as tags funcionam de maneira diferente de um campo de seleção múltipla?

A linha fina que separa tags de valores da lista de seleção múltipla é a finalidade que ambas resolvem.

Embora as tags tenham sido criadas para ajudar a priorizar e categorizar registros, os campos da lista de seleção múltipla fazem parte das informações de registro. Por exemplo, várias tags de um lead podem ser "Novo lead", "Lead de feiras" e "Leads da Austrália". Todas elas podem ser anexadas a um único registro. O intervalo de tags – alguém fala do tipo de lead, outra pessoa fala sobre a origem do lead e a última indica um território/área.

No entanto, um campo de lista de seleção múltipla para o mesmo lead pode ser algo como "Produtos de Interesse", o que seria algo como "A, B e C". Isso faz parte das informações de registro, e não um rótulo. Não é possível ter um intervalo de valores conforme visto em tags, porque essa não é a finalidade. Para resolver isso usando campos, convém criar três campos personalizados. Em vez de isso, você pode criar tags e salvar campos personalizados para uma necessidade real.

Além da diferença de finalidade, observe que os usuários precisam ser administradores para adicionar valores de lista de seleção múltipla. Não é possível automatizar a adição, a remoção ou a substituição de opções dentro de um campo de seleção múltipla. No entanto, com a marcação, você pode selecionar uma tag na nuvem ou criar uma nova e associá-la a registros. Você também terá opções para anexar/substituir tags na atualização em massa de registros.

Não consigo adicionar tags a registros. Por quê?

1. Verifique se as permissões para adicionar tags estão ativadas em Outras Permissões no perfil de usuário.
2. Como a conta da organização do CRM excedeu os limites de tag do módulo, não é possível adicionar uma tag novamente.
3. Você não faz parte de uma edição paga do Zoho CRM. A marcação de registros está disponível para a Standard Edition e acima.

Posso adicionar tags por meio da API?

Atualmente, o Zoho CRM não dá suporte à adição de tags por meio de APIs. Veja se há atualizações neste espaço.

Como posso procurar registros com base em tags adicionadas?

Você pode procurar registros em Pesquisa Global, bem como filtros avançados com base nas tags.

Em Filtros Avançados, basta selecionar critérios como "A tag é _____" e inserir o nome da tag. Você será capaz de buscar registros relevantes.

Você também pode criar exibições personalizadas em um módulo baseado em tags.

Há operador lógico na pesquisa de tags de maneira que seja possível procurar [Tradeshow leads] E [Australia Leads]? 

Atualmente, isso não é possível por meio da pesquisa. No entanto, você pode conseguir o mesmo usando exibições personalizadas de um módulo. Ao criar uma exibição personalizada de um módulo, você pode adicionar critérios usando o operador lógico E e salvar a exibição.

Posso usar tags do Zoho CRM em outros aplicativos de terceiros, como Mailchimp, por meio de APIs?

Atualmente, isso não é possível. Veja se há atualizações neste espaço.

Uma tag de lead pode ser transportada para uma tag de contato?

Sim, você pode transportar tags de lead na conversão para um contato, uma conta e um negócio.

Onde todas as tags de um módulo são mantidas?

As tags de um módulo são mantidas na seção Gerenciar Tags. Vá para o módulo obrigatório, clique no ícone Mais na exibição de lista e em Gerenciar Tags.

Posso usar as tags criadas por outros usuários? Poderei editar/excluir tags criadas por outras pessoas?

• Sim, as tags são públicas, e você pode usar tags criadas por outros usuários na organização.
• Você poderá editar/excluir tags criadas por outras pessoas se você tiver a permissão Personalização de Módulos no perfil.

Posso substituir tags automaticamente? Por exemplo, se o status de contato de um cliente for atualizado, a tag A ser contatado deverá ser substituída pela tag Contatado automaticamente.

Você pode substituir tags em massa automaticamente por meio das regras de fluxo de trabalho, bem como ações automatizadas no Blueprint. TODAS as tags associadas ao registro serão substituídas pela nova tag e não uma específica.

É possível mesclar tags semelhantes? Em caso afirmativo, como?

Sim. Você pode mesclar marcas semelhantes. Basta ir até a seção Gerenciar Tags de um módulo e Editar uma tag. Quando você atualizar o nome da tag para uma tag existente, o CRM lançará um alerta “A tag já existe. Deseja mesclá-la?"

Clique em Sim, Mesclar. As duas tags serão mescladas e se refletirão em registros associados no módulo.

O que acontece quando excluo tags associadas a uma grande quantidade de registros?

Quando você excluir uma tag, ela será dissociada de todos os registros nos quais foi aplicada. Se uma tag estiver associada como parte dos critérios nas regras de fluxo de trabalho, relatórios, exibições personalizadas etc. (sempre que critérios forem aplicáveis no CRM), você será solicitado a remover primeiramente a associação nas seções relevantes antes de excluir a tag.

Posso adicionar tags por meio do aplicativo para dispositivos móveis do CRM?

Não, atualmente, não é possível adicionar tags por meio do aplicativo para dispositivos móveis do CRM.

Posso importar tags específicas e anexá-las a registros?

No momento, você não tem uma opção "Importar Tags" no CRM. No entanto, você poderá atribuir tags a uma grande quantidade de registros depois da importação.

Posso usar tags como um parâmetro para gerar relatórios usando Advanced CRM Analytics (Zoho Reports)?

Atualmente, as tags não são sincronizadas com Advanced CRM Analytics. Trata-se do roteiro. No entanto, você pode gerar relatórios integrados no Zoho CRM (módulo Relatórios), com tags como parte dos critérios do relatório.

Posso substituir tags existentes?

Sim, você pode substituir tags. Isso pode ser feito usando-se a opção Adicionar Tags na Exibição de Lista do [Módulo] ou por meio das regras de fluxo de trabalho/Blueprint.

Só é possível adicionar tags a registros próprios?

Por padrão, você pode adicionar tags a registros próprios. Você também pode adicionar tags a registros para os quais você tem permissão Adicionar/Editar

As tags podem ser exportadas?

Não. No momento, você não tem opção para exportar tags separadamente. No entanto, quando você exporta registros de um módulo, as tags correspondentes são exportadas como uma coluna na planilha.