Beheer projecten efficiënt met onze taakbeheersoftware

We spenderen elke dag het grootste deel van de tijd aan urgente taken met lage prioriteit en stellen de belangrijkste taken uit. Het Pareto-principe van de 80/20-regel is hierbij van toepassing: u kunt 80% van de belangrijkste taken voltooien door 20% van de taken met de hoogste prioriteit correct te identificeren. Effectieve taakbeheersoftware moet u leiden bij het vinden van deze top 20% van taken met de hoogste prioriteit.

Met Zoho Projects als uw taakbeheersoftware kunt u meer tijd besteden aan het voltooien van taken en minder tijd aan het beheer ervan. Via de taakbeheermodule kunt u belangrijke mijlpalen efficiënt volgen, de afhankelijkheid van taken instellen en taken voltooien. En daarmee dus ook uw productiviteit verbeteren.

Belangrijkste voordelen van taakbeheersoftware

  • Helpt u vanaf één centraal punt bij het organiseren, toewijzen en prioriteren van taken via kleurcodes.
  • Splitst complexe projecten uit in veel verwante of afhankelijke taken.
  • Integreert alle werkzaamheden om te zorgen voor een kwalitatief hoogstaand product voor de klanten tegen lagere kosten.
  • Elimineert de noodzaak om alle taken te onthouden en zorgt voor een hogere productiviteit door tijdige herinneringen te sturen.
  • U kunt doelen en mijlpalen instellen, de vereiste resultaten in de gaten houden en deadlines beheren.

Beheer projectactiviteiten vanaf een centrale plek

Met projecttaken en takenlijsten is het eenvoudig om uw werkitems geordend en overzichtelijk te houden, alles op één centrale en gemakkelijk toegankelijke locatie. U kunt de status van taken controleren, deze toewijzen aan leden, afhankelijkheden van taken instellen, herinneringen via e-mail sturen en de voortgang van uw project volgen. Bovendien kunt u e-mails omzetten in taken.

Mijlpalen

Gebruik mijlpalen om taken te groeperen en snel te evalueren hoe dicht het project de afronding nadert. Zoho Projects categoriseert mijlpalen als aankomend, achterstallig, gearchiveerd of voltooid.

Een goedkeuringsproces voor het rooster instellen

U kunt nu een goedkeuringsproces instellen voor roosters om goedkeuringen en facturering te stroomlijnen. Niet-goedgekeurde invoergegevens worden als meldingen in rood weergegeven op het roosterpictogram in het betreffende project. Roosterinvoergegevens kunnen afzonderlijk of met meerdere tegelijkertijd worden goedgekeurd.

Timer voor taken activeren

U kunt de timer voor een taak starten om uw daadwerkelijke arbeidsuren op te nemen. Na het voltooien van de taak, kunt u de timer te stoppen. De ingevoerde gegevens worden automatisch opgeslagen in het rooster. U kunt dagelijks of wekelijks tijd registreren voor taken op basis van wat u handig vindt en eenvoudig de declarabele en niet-declarabele uren voor elk project berekenen.

Subtaken

Subtaken worden gebruikt om de hoofdtaak uit te splitsen in een aantal onderliggende taken. Deze kunt u vervolgens toewijzen en afzonderlijk volgen in het project. Het uitsplitsen van taken in kleinere taken biedt vaak een beter beeld van de voortgang van het project.

Taken weergeven

U kunt taken nu in meer dan één stijl weergeven. U kunt taken weergeven in de klassieke weergave, eenvoudige weergave, Kanban-weergave, afhankelijkheidsweergave en Gantt-weergave. Via de verschillende weergaven kunt u taken vanuit diverse invalshoeken bekijken en een goed statusoverzicht krijgen van het vereiste resultaat.

Taakrapporten

U kunt taken direct bekijken onder Taken en mijlpalen. Taakrapporten bieden een geconsolideerde weergave van alle geopende en gesloten taken binnen het geselecteerde project. U kunt klikken en details weergeven van elke eigenaar, mijlpaal of prioriteit.

Taken tegelijkertijd bijwerken

U kunt taken afzonderlijk of met meerdere tegelijkertijd bijwerken. In de klassieke weergave kunt u taken sluiten, de prioriteit instellen, de eigenaar van de taak wijzigen en een taak van de ene takenlijst naar de andere verplaatsen. In de eenvoudige weergave kunt u taken sluiten, de prioriteit instellen en de eigenaar van de taak wijzigen.

Taakherinneringen en duur van taken instellen

Met taakherinneringen in Zoho Projects blijft u op de hoogte door tijdige e-mailherinneringen, zodat u geen belangrijke mijlpalen in uw project mist. Daarnaast kunt u ook de duur van taken instellen op dagen of uren, al naar gelang het project. U kunt taken maken, zelfs als u niet zeker bent van de starttijd in Zoho Projects.

Feestdagen configureren en kantooruren instellen

In elk project wordt de begindatum, einddatum, starttijd, eindtijd en duur berekend op basis van de configuratie van de kantooruren. U kunt nu automatisch de herinnering voor een taak instellen op de vorige werkdag als deze in een weekend valt.