Groepen beheren

Groepen

Met Zoho Mail Groepen kunnen teams en groepen beter coördineren en communiceren, terwijl de overlast van overtollige e-mails tot een minimum wordt beperkt. Gebruikers kunnen deel uitmaken van bedrijfsgroepen met e-mail die zijn gemaakt door beheerders en persoonlijke groepen die door andere gebruikers zijn gemaakt. Groepen met e-mail zijn bedrijfsgroepen met een gemeenschappelijk e-mailadres. Hoewel bedrijfsgroepen alleen kunnen worden gemaakt door beheerders en hoofdbeheerders, kunnen persoonlijke groepen worden gemaakt door alle gebruikers.

Groepen kunnen groepen zijn waarvoor Streams is ingeschakeld of groepen waarvoor Streams is uitgeschakeld. Groepen waarvoor Streams is uitgeschakeld, worden afzonderlijk vermeld in de lijst met uitgeschakelde groepen in Uitgeschakelde groepen. U kunt berichten, notities, taken, gebeurtenissen en e-mails in groepen met Streams plaatsen om er samen met uw team aan te werken. Streams-groepen kunnen door de beheerders worden uitgeschakeld. Gebruikers kunnen geen nieuwe berichten in deze groepen plaatsen, maar ze kunnen wel bestaande berichten bekijken, taggen en als favoriet markeren.

Groepen beheren

In het gedeelte Groepen beheren in Zoho Mail kunt u al uw groepen vanaf één locatie beheren. Alle groepen waarvan u deel uitmaakt, worden hier weergegeven. U kunt ook nieuwe groepen toevoegen, groepsleden bewerken/bekijken en de groep bewerken binnen de grenzen van uw rol in de groep.

Klik op het pictogram Groepen beheren boven aan de lijst van de Streams-groep om naar de groepsbeheerpagina te gaan.

Groepen maken

U kunt nieuwe groepen maken op de pagina Groepen beheren door de onderstaande instructies te volgen.

1. Meld u aan bij uw Zoho Mail-account.
2. Ga naar de pagina Groepsbeheer via het pictogram Groepen beheren.
3. Klik op het pictogram Nieuwe groep toevoegen om een nieuwe groep te maken.
   ​
4. Geef de gewenste groepsnaam, groepsleden en de beschrijving van de groep op en klik op Groep maken.
   

Er wordt een persoonlijke groep op basis van de opgegeven specificaties gemaakt.

Als u de beheerder van uw bedrijf bent, kunt u Bedrijfsgroepen waarvoor e-mail is ingeschakeld kiezen in het gedeelte Nieuwe groep toevoegen om bedrijfsgroepen te maken waarvoor e-mail is ingeschakeld.

1. Volg de bovenstaande stappen en ga naar het gedeelte Nieuwe groep toevoegen.
2. Voer de groepsnaam, groepsleden en de beschrijving van de groep in.
3. Schakel het selectievakje E-mails in groep plaatsen toestaan in.
   ​
4. Voer het e-mailadres van de voorkeursgroep in en klik op Groep maken.

Er wordt een bedrijfsgroep met een gemeenschappelijk e-mailadres gemaakt.

Door te klikken op Meer instellingen in het gedeelte Groep bewerken kunt u voor de gemaakte groep andere activiteiten uitvoeren, zoals moderators toevoegen, toegangsniveaus wijzigen en e-mailbeheer inschakelen. Groepen waarvoor e-mail is ingeschakeld, kunnen ook rechtstreeks worden gemaakt in het configuratiescherm van de beheerdersaccounts. Klik hier voor uitgebreide instructies.

Groepsweergave

Een overzicht van elk van uw groepen wordt als een afzonderlijke kaart weergegeven. Op de groepskaart worden de volgende gegevens over de desbetreffende groep weergegeven:

• Naam en pictogram van de groep.
• Uw rol in de groep.
• Leden van de groep.
• Streams-status van de groep.

U kunt rechtstreeks toegang krijgen tot groepen waarvoor Streams is ingeschakeld door op de pagina Groepen beheren op de desbetreffende groep te klikken.

Leden toevoegen/weergeven

U kunt een lijst met de groepsleden weergeven door te klikken op het pictogram Leden weergeven in de weergave Groepskaart. Als u de moderator of eigenaar van een groep bent, kunt u ook leden aan de groep toevoegen die dezelfde groep gebruiken. U kunt ook de rollen van leden bewerken of verwijderen.

Groep bewerken

U kunt de groepen waarin u de moderator of eigenaar bent, bewerken door op het pictogram Groep bewerken te klikken in de rechterbovenhoek van de Groepskaart. U kunt het pictogram Groepsnaam, Groepsbeschrijving en Groepspictogram wijzigen. Streams kan voor de groep worden in- en uitgeschakeld door het selectievakje Streams inschakelen respectievelijk in of uit te schakelen. U kunt de groep ook verwijderen door op de knop Groep verwijderen te klikken.

Voor bedrijfsgroepen staat in het gedeelte Groep bewerken ook de optie E-mails in groep plaatsen toestaan om toe te staan dat e-mails in de groep worden geplaatst. De optie Meer instellingen wordt ook weergegeven naast het selectievakje, waarmee u naar het configuratiescherm gaat, waar andere groepsdetails zoals gebruikersrol, groepslogo, enzovoort, kunnen worden bewerkt.

Filteropties

U kunt de weergave Groepen beheren zodanig wijzigen dat groepen van één categorie worden weergegeven. Groepen kunnen worden gecategoriseerd op basis van uw rol in de groep of op basis van het feit of Streams is ingeschakeld voor die groep.