Zoho Mail - Privégroepen

Privégroepen: 

Privégroepen of gesloten groepen zijn e-mailgroepen waarop alleen e-mails kunnen worden ontvangen van de leden van dezelfde groep. Ze zijn bedoeld voor interne teamcommunicatie, voor het instellen van waarschuwingen, om te brainstormen binnen teams etc. Er zijn opties om e-mails die van buiten de groep worden verzonden te beheren en weigeren. Bijvoorbeeld: mijnteam@uwdomein.com, gamers@uwdomein.com of schrijvers@uwdomein.com. Als iemand van buiten de groep een e-mail naar een groep verzendt, wordt de e-mail standaard bewaard voor beheerder. 

De voorbeelden voor dergelijke groepen zijn functionele groepen, die worden gemaakt voor discussies tussen vergelijkbare collega's. Bijvoorbeeld: management@uwdomein.com en uwteam@uwdomein.com kan een privégroep zijn. Dit e-mailadres kan gebruikt worden voor communicatie binnen de groep.

Stappen voor het maken van privégroepen:

  1. Meld u als (hoofd)beheerder aan bij www.zoho.com/mail
  2. Klik op het pictogram Settins >> Control Panel >> Groups
  3. Klik bovenaan op de link 'Add Group' om een nieuwe groep te maken
  4. Selecteer als toegangsniveau 'Only the members of the Group' om een privégroep te maken
  5. Geef de groepsnaam, een korte beschrijving en het gewenste e-mailadres voor het domein op. 
  6. Kies een groepsbeheerder op basis van de vereisten. 
  7. Als er geen groepsbeheerders worden gekozen, moet de (hoofd)beheerder toezicht houden. 

De beheerder kan de afleveringsopties voor e-mailberichten aanpassen voor e-mailberichten die afkomstig zijn van niet-groepsleden. Als u geen groepsbeheerder opgeeft, worden e-mails voor de groep standaard teruggestuurd naar de afzender. De beschikbare opties in Advanced Settings, om de e-mails van externe leden te beheren, waarbij de groepsbeheerder of (hoofd)beheerder de e-mails zal bekijken en accepteren of weigeren. 

De optie kan worden ingesteld om e-mails van buiten de groep te weigeren. In dat geval worden e-mails van niet-groepsleden teruggestuurd naar de afzender. U kunt ervoor kiezen om ze terug te laten sturen in de Geavanceerde instellingen van de Groepen. 

E-mailafleveringsinstellingen voor een privégroep:

Met de onderstaande instructies kunt u e-mails aan privégroepen van niet-groepsleden terugsturen naar de afzender. U kunt deze optie gebruiken als u er zeker van bent dat uw gebruikers of anderen geen belangrijke e-mails zullen sturen vanaf niet-groepsaccounts naar dit groepse-mailadres.

E-mails van niet-groepsleden terugsturen naar de afzender:

  1. Meld u als beheerder aan bij www.zoho.com/mail
  2. Klik op het pictogram Settings >> Control Panel >> Groups
  3. Selecteer de groep en ga naar de geavanceerde instellingen van de groep
  4. Selecteer in de opties voor Email Moderation van de groep Bounce back messages wanneer anderen e-mails naar de groep versturen. 

Wanneer u voor deze optie kiest, kunnen ook e-mails van dezelfde organisatie, maar niet van groepsleden, worden teruggestuurd. 

Beheer e-mails van niet-groepsleden (externe gebruikers):

De onderstaande instructies helpen u bij het instellen van een organisatiegroep met instellingen voor beheer. Wanneer gebruikers van buiten de organisatie een e-mail sturen naar de groep, wordt de e-mail bewaard voor goedkeuring door de groepsbeheerder en wordt deze geaccepteerd of teruggestuurd op basis van de beslissing van de groepsbeheerder. 

  1. Meld u als beheerder aan bij www.zoho.com/mail
  2. Klik op het pictogram Settings >> Control Panel >> Groups
  3. Selecteer de groep en ga naar de geavanceerde instellingen van de groep
  4. Selecteer in de opties voor Email Moderation van de groep 'Select Hold mails for moderator approval'. 

Als u de optie 'Select Hold mails for moderator approval' selecteert, maar de groep geen actieve groepsbeheerders heeft, dan mag alleen de (hoofd)beheerder de e-mails van de groep beheren. 

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com