De e-mails van een Zoho CRM-gebruiker kunnen worden gedeeld met andere gebruikers in de CRM-account van de organisatie. U kunt ervoor kiezen om alle e-mails te delen, alleen de e-mails van bepaalde klanten te delen of uw e-mails privé te houden.

De instellingen voor het delen van e-mail kunnen alleen worden geconfigureerd door gebruikers met het beheerdersprofiel. Ze kunnen opties voor het delen van e-mail opgeven voor andere gebruikers in de organisatie. De beheerder kan er ook voor kiezen om gebruikers de mogelijkheid te bieden hun eigen machtigingen voor het delen van e-mail in te stellen.

Er zijn drie opties voor het delen van e-mail. Raadpleeg de onderstaande tabel voor meer informatie.

• Volledig delen: alle e-mails van een gebruiker zijn toegankelijk voor de opgegeven gebruikers.
• Aangepastdelen: de e-mails zijn toegankelijk voor de gebruiker met wie ze worden gedeeld.
• Privé: alle e-mails van de gebruiker blijven privé en andere gebruikers hebben geen toegang tot deze e-mails.

Een andere, vierde optie voor de beheerder is keuze van degebruiker. Met deze optie kunnen gebruikers hun eigen machtigingen voor het delen van e-mail configureren.

Instellingen voor het delen van e-mail instellen

1. Ga in Zoho CRM naar Setup > Channels > Email > Email Sharing.
2. Doe op de pagina Email Sharing Permissions het volgende voor elke gebruiker:
   u kunt de zoekoptie gebruiken om gebruikers te filteren op basis van een criterium.
   Alle actieve, bevestigde en niet-bevestigde gebruikers worden weergegeven.
   
3. Kies een van de volgende opties voor delen voor de gebruiker.
   • Private: de e-mails van de gebruiker worden niet gedeeld met iemand in de organisatie.
   • Custom Sharing: de e-mailcommunicatie van de gebruiker met de geselecteerde leads en contactpersonen wordt gedeeld met andere gebruikers.
     Gebruiker met Custom Sharing ingeschakeld kan afzonderlijke records kiezen en vervolgens het selectievakje Share Email aanvinken onder de Email Related List. Als beheerder kunt u de gebruikers opgeven met wie de e-mails moeten worden gedeeld.
     
   • Complete Sharing: alle e-mails van de gebruiker worden gedeeld met alle andere gebruikers in de organisatie.
     • Specificeer in het veld Exclude Domains de e-maildomeinen die moeten worden uitgesloten van delen.
       U kunt maximaal 5 domeinen opgeven.
       
     • User's Choice: de gebruiker heeft de rest van de drie deelopties om de machtigingen voor het delen van e-mail te configureren.
     • Bewerk de uitgeslotendomeinen. Als de gebruiker de IMAP- of POP3-e-mailaccount heeft ingesteld en de domeinen heeft ingevuld die moeten worden uitgesloten, is dat hier zichtbaar.
       De beheerder kan zijn/haar eigen uitgesloten domeinen en die van anderen bekijken. De beheerder kan echter alleen zijn/haar eigen uitgesloten domeinen bewerken en niet die van anderen.
       
4. Klik onder de kolom Sharing Emails With op All en selecteer de rollen of gebruikers binnen een rol, waarmee de gebruiker e-mail wil delen.
   Bij selectie van Custom Sharing of Complete Sharing moet u de gebruikers selecteren met wie de e-mails moeten worden gedeeld. Hier kunt u ook bepaalde gebruikers met een bepaalde rol selecteren.
5. Klik op Opslaan.

Machtigingen voor delen e-mail