Zoho CRM biedt de mogelijkheid om gevoelige en vertrouwelijke gebruikersgegevens met versleuteling te beschermen. Versleuteling is het proces waarbij informatie wordt gecodeerd en alleen toegankelijk wordt gemaakt voor bevoegde partijen. In het versleutelingsproces wordt platte (of leesbare) tekst omgezet in gecodeerde (of niet-leesbare) tekst, die alleen kan worden gelezen wanneer deze wordt gedecodeerd door een geautoriseerde gebruiker.

Zoho CRM gebruikt een versleutelingsmethode genaamd AES (Advanced Encryption Standard), die sleutels gebruikt om de gegevens te coderen en decoderen.

In Zoho CRM kunnen gegevens automatisch worden versleuteld met AES door versleuteling in te schakelen voor een aangepast veld. Het versleutelen van de gegevens staat snel en effectief gebruik van Zoho CRM door bevoegde gebruikers niet in de weg. Het voorkomt simpelweg dat onbevoegden, zoals geblokkeerde gebruikers en potentiële hackers, toegang krijgen tot gevoelige of waardevolle gegevens.

Beschikbaarheid

Gegevensversleuteling instellen

Gegevensversleuteling is een manier om de informatie die u in uw CRM opslaat, te beveiligen. Alleen de gegevens in aangepaste velden kunnen worden versleuteld. Wanneer u bijvoorbeeld vertrouwelijke informatie zoals creditcardgegevens, back-uptelefoonnummers, enz. wilt opslaan, kunt u deze velden als aangepaste velden opnemen in de gebruikerslay-out. Gegevensversleuteling vindt plaats wanneer een aangepast veld wordt gemaakt of bewerkt.

Aangepaste velden versleutelen/ontsleutelen:

1. Ga naar Setup > Aanpassing > Modules en velden > [Selecteer de module].
2. Ga in de module layout-editor naar het veld dat u wilt versleutelen, klik op het pictogram Instellingen en selecteer Eigenschappen bewerken.
   
3. Schakel in het pop-upvenster Veldeigenschappen het selectievakje Veld versleutelen in.
   
4. Klik op Gereed.
5. Klik op Opslaan om de lay-out op te slaan.

Functiekenmerken:

Kenmerken op basis van veld en module:

• Alleen aangepaste velden (nieuw en bestaand) kunnen worden versleuteld. Unieke velden kunnen ook worden versleuteld, zolang ze aangepast zijn of door de gebruiker gegenereerd.
• De veldtypen die versleuteling ondersteunen zijn Eén regel, E-mail, Telefoon en Nummer.
• Alleen de modules Leads, Accounts, Contacten, Deals, Gebruikers en koppelings- en aangepaste modules ondersteunen versleuteling.
• Versleuteling kan op elk gewenst moment voor een veld worden uitgeschakeld.
• Bij Toewijzing van leadconversie kunnen gegevens alleen tussen twee gecodeerde velden worden geconverteerd en opgeslagen.
• Versleutelde velden kunnen worden gebruikt als invoer in formulevelden.

Omgaan met versleutelde gegevens:

• Zoeken en samenvoegen en Ontdubbelen worden ondersteund voor versleutelde velden.
• Alle gegevens die in versleutelde velden worden geïmporteerd, worden standaard versleuteld en geëxporteerde gegevens worden ontsleuteld.
• Versleutelde velden kunnen worden opgenomen in webformulieren.
• Versleutelde velden kunnen in rapporten als kolom worden weergegeven, maar kunnen niet worden gebruikt in Criteria en Kolommen voor totaal.
• Versleutelde velden kunnen worden gebruikt als invoer in aangepaste functies en als samenvoegvelden in sjablonen.
• API's worden ondersteund voor versleutelde gegevens.
• Versleutelde velden kunnen ook worden gebruikt in integraties. Het gebruik van de informatie in integraties is geheel voor het risico van de gebruiker.

Beperkingen en nadelen

• In globale zoekopdrachten kunt u alleen zoeken met de exacte woorden. Als de versleutelde informatie bijvoorbeeld "Jaap Winkels" is, moet u zoeken met de exacte woorden "Jaap Winkels" en niet met "Jaap " of "Winkels". 
• Versleutelde velden kunnen niet worden gebruikt in geavanceerde filters.
• Versleutelde velden kunnen niet worden gevonden met behulp van Zoeken op criteria.
• Versleutelde velden zijn niet zichtbaar in de optie Sorteren.
• Versleutelde informatie wordt alleen opgeslagen in het domein crm.zoho.com. Gebruik de versleutelde informatie in andere domeinen of diensten van derden naar eigen goeddunken.
• In de module Prognoses kunnen versleutelde velden niet worden gebruikt als Doelvelden.