Gebruikers beheren

De volgende stap bij het instellen van uw CRM-account bestaat uit het toevoegen van gebruikers. Ook definieert u hier de rollen en machtigingen op basis waarvan gebruikers specifieke taken gaan uitvoeren. Een gebruiker is degene die records binnen uw bedrijf beheert, ongeacht of deze persoonlijk zijn of worden gedeeld met andere gebruikers. U kunt gebruikers toevoegen op basis van de editie die u hebt aangeschaft en het aantal toegestane gebruikerslicenties. Elke gebruiker kan zich aanmelden bij zijn of haar account met een e-mailadres en een wachtwoord. Elke gebruiker krijgt een rol in het CRM toegewezen op basis van zijn/haar hiërarchische positie binnen het bedrijf. Standaard zijn de CEO- en managerrollen beschikbaar. U kunt meer rollen toevoegen op basis van de structuur van uw bedrijf, bijvoorbeeld salesmanager, vertegenwoordiger, enzovoort. U kunt ook een rolhiërarchie instellen. Als u rollen maakt, kunt u de gebruikers op basis van hun positie koppelen aan het juiste toegangsniveau. 

Een profiel is een verzameling machtigingen waarmee gebruikers toegang krijgen tot hulpmiddelen en functies. Nadat u de rollen van de gebruikers hebt gedefinieerd, wordt ook duidelijker welke acties u gebruikers wilt laten uitvoeren binnen het CRM. Op basis daarvan kunt u profielen maken en deze toewijzen aan de desbetreffende gebruikers. 

Er zijn twee soorten standaardprofielmachtigingen beschikbaar:

• Beheerders: gebruikers die toegang hebben tot het hele systeem. Er moet ten minste één beheerder zijn die toegang heeft tot alle gegevens en functies in uw Zoho CRM-account. Voorbeeld: CEO, topfunctionarissen of topmanagement.
• Standaardgebruikers: gebruikers die toegang hebben tot gegevens op basis van de gedefinieerde machtigingen (profielen) en rollen binnen het bedrijf. Bijvoorbeeld: salesmanagers, marketingmanagers, supportmedewerkers, enz.

Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf kunt u de toegang tot specifieke functies beperken of toestaan met de optie voor het beheren van profieltoestemming. Soms zijn er verschillende teamleden nodig om een bepaald project of een bepaalde deal af te ronden. In dergelijke gevallen kunt u de regels voor het delen van gegevens inschakelen op ononderbroken toegang voor een record tussen teams en afdelingen. 

Gebruikers, rollen en profielen 

• Gebruikers: Voeg gebruikers toe aan uw CRM-account en wijs rollen en profielen toe. Pas nadat u een gebruiker aan uw account hebt toegevoegd, kunt u nieuwe profielen en rollen toevoegen. Aan de eerste gebruiker die u toevoegt, kunt u de rol (CEO, manager) en het profiel (beheerder, standaard) toewijzen die door het systeem zijn gedefinieerd. Zie ook Veelgestelde vragen
  
• Profielen: Maak profielen die de toegangsmachtigingen voor de verschillende CRM-modules en -functies definiëren.
  
• Rollen: Stel ook de organisatiebrede hiërarchie in door rollen te maken en toe te wijzen aan gebruikers.