Documenten ondertekenen met behulp van DocuSign
Hoe kan ik...
Met de DocuSign-extensie in Zoho CRM kunt u documenten naar uw contactpersonen verzenden en deze ondertekenen. Deze uitbreiding wordt ondersteund voor de modules Leads, Contacten, Accounts, Deals, Offertes, Facturen, Inkooporders en Salesorders. Behalve voor Leads en Contacten wordt het document voor de rest van de records naar de bijbehorende contactpersonen verzonden. Offertes, Facturen, Inkooporders en Salesorders worden gegenereerd als PDF bestanden. Sjablonen kunnen voor deze records worden gemaakt en de documenten kunnen met deze extensie voor ondertekening worden verzonden.
Bij het installeren van deze extensie worden drie aangepaste modules gemaakt. De voor deze modules gebruikte namen zijn gebaseerd op de terminologie die in DocuSign wordt gebruikt.
- Envelops - Dit verwijst naar elk proces waarbij documenten worden verzonden en ondertekend door klanten of potentiële klanten.
- EnvelopEvents - Deze module legt details vast over de datum en tijd waarop de documenten zijn verzonden voor ondertekening en wanneer ze zijn ondertekend.
- EnvelopRecipients - In deze module worden details vastgelegd over de ontvangers van het document, de volgorde waarin ze moeten ondertekenen, enz.
- Alleen beheerders kunnen deze extensie installeren.
- Het e-mailadres voor aanmelding bij het Zoho CRM-account en het DocuSign-account moet hetzelfde zijn.
DocuSign installeren
U kunt naar de Zoho Marketplace gaan en de DocuSign-extensie installeren of u kunt u aanmelden bij uw Zoho CRM-account en van daaruit de extensie installeren.
DocuSign installeren
- Ga naar Setup > Marketplace > Alles.
Alle geïnstalleerde extensies worden vermeld. Onder Alle extensies kunt u alle extensies bekijken die in CRM worden ondersteund. - Klik op Alle extensies, blader naar DocuSign en klik erop.
De gegevens over de extensie zijn beschikbaar. - Klik op InstallNow.
- Ga in het volgende scherm akkoord met de servicevoorwaarden en klik op Doorgaan om te installeren.
- Kies een van de volgende opties en klik op Bevestigen.
- Alleen voor beheerder installeren - De extensie wordt alleen geïnstalleerd in CRM voor gebruikers met het beheerdersprofiel.
- Voor alle gebruikers installeren - De extensie wordt geïnstalleerd in CRM voor alle gebruikers. Gebruikers moeten een DocuSign-account hebben om deze functie te kunnen gebruiken.
- Profielen kiezen - De extensie wordt geïnstalleerd in CRM voor alle gebruikers. U moet deze optie kiezen, klikken op Doorgaan en vervolgens het profiel selecteren
. De extensie wordt automatisch geïnstalleerd voor de opgegeven gebruikers. Na de installatie moet u toestemming geven met uw DocuSign-aanmeldingsgegevens.
- Klik op Autoriseren.
Als u in deze stap klikt op Overslaan, kunt u later autoriseren via Instellingen> Setup > Marketplace > Alles.
Op de pagina met details over de DocuSign-extensie kunt u klikken op Autoriseren.
- Geef in het pop-upvenster E-mail en Wachtwoord op voor het DocuSign-account en klik op Aanmelden.
Het account wordt geautoriseerd en de extensie kan worden gebruikt. Er worden drie aangepaste modules gemaakt nadat de extensie is geïnstalleerd.
Documenten ondertekenen met behulp van DocuSign
Bij de installatie hebben de gegevenspagina's van Leads, Contacten, Accounts en Deals een knop met de naam Vezrenden voor DocuSign. Met deze knop kunt u documenten verzenden die door contactpersonen moeten worden ondertekend. Elke record heeft ook een gerelateerde lijst waarin de details van de envelop worden vermeld.
Documenten verzenden voor e-ondertekening
- Klik op de module Leads, Accounts, Contacten of Deals.
- Klik op een record waarnaar u documenten wilt sturen.
- Klik op de gegevenspagina van de record op Verzenden voor DocuSign.
- Doe het volgende in het pop-upvenster Overeenkomst verzenden met DocuSign:
- Klik op Documenttoevoegen en selecteer een optie om het document te uploaden dat digitaal moet worden ondertekend of selecteer het document in de bestanden die beschikbaar zijn in de module Documenten van CRM.
Als er meerdere bestanden worden toegevoegd, worden alle bestanden samengevoegd tot één PDF-document.
Voor de module Offertes, Facturen, Inkooporders en Salesorders hebt u de beschikking over de optie Sjabloonmaken in CRM om deze ter ondertekening te verzenden.
- Schakel zo nodig het selectievakje Ondertekeningsvolgorde instellen in.
Als u deze optie selecteert, kunt u de volgorde opgeven die bij elke ontvanger hoort. - Selecteer de ontvangers naar wie u de documenten ter ondertekening wilt verzenden.
Wanneer er meerdere ontvangers worden toegevoegd, moeten de documenten door alle ontvangers worden ondertekend in de volgorde waarin deze zijn toegevoegd.
Standaard wordt de geselecteerde Lead/Contact toegevoegd als ontvanger. - Geef onder Message to All Recipients het bericht op dat wordt opgenomen in de e-mail die naar de ontvangers wordt verzonden.
- Klik op de koppeling Edit en doe het volgende in het pop-upvenster AdvancedOptions:
- Schakel het selectievakje Send automatic reminders in om herinneringen in te stellen.
- Geef het aantal dagen op waarna het verzoek om het document te ondertekenen moet verlopen.
- Geef de dagen op waarna de klant op de hoogte moet worden gesteld van het vervallen van het document.
- Klik op Opslaan.
- Klik op Volgende om een voorbeeld van het document weer te geven en het veld Ondertekening toe te voegen aan het document.
- Klik op Nu verzenden.
De documenten worden naar de ontvangers verzonden.
- De ondersteunde indelingen voor de documenten zijn: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, wp, txt, rtf, jpg, jpeg, gif, tif, tiff, bmp, png, htm en html.
- U kunt maximaal 5 bestanden uploaden en verzenden. Elk bestand mag niet groter zijn dan 50 MB.
- Wanneer er meerdere ontvangers worden toegevoegd, moeten de documenten door alle ontvangers worden ondertekend in de volgorde van toevoeging. De e-mail wordt naar de eerste ontvanger in de bestelling verzonden. Zodra de eerste ontvanger het document heeft ondertekend, wordt het document naar de eerstvolgende ontvanger verzonden.
- Wanneer u een contactpersoon verwijdert, worden niet alle bijbehorende overeenkomsten verwijderd.
- De modules Envelops, Envelops Events en Envelops Recipients kunnen niet worden aangepast. Er kunnen workflows worden gemaakt voor deze modules.
Documenten maken met CRM-sjablonen
Naast het uploaden van documenten in de modules Offertes, Facturen, Inkooporders en Salesorders kunt u ook documenten maken met behulp van de sjablonen in Zoho CRM. Offertes, Facturen, Inkooporders en Salesorders worden gemaakt als PDF-bestanden. Voor elk van deze bestandstypen kunnen verschillende sjablonen worden gemaakt. Send automatic remindersMet deze sjablonen kan bijvoorbeeld een offerte worden verzonden voor ondertekening.
Documenten maken met CRM sjablonen
- Klik op de module Offertes, Facturen, Inkooporders en Salesorders.
- Klik op een record waarnaar u documenten wilt sturen.
- Klik op de gegevenspagina van de record op verzenden voor DocuSign.
- Doe het volgende in het pop-upvenster Overeenkomst verzenden met DocuSign:
- Klik op Document maken > Op basis van CRM-sjablonen.
- Selecteer in het pop-upvenster een sjabloon in de vervolgkeuzelijst.
- Klik op Create.
Het document wordt gemaakt.
- Geef de rest van de gegevens op en klik op Nu verzenden. Zie ook Documenten ondertekenen met behulp van DocuSign
Overeenkomsten gekoppeld aan een record weergeven
Overeenkomsten gekoppeld aan een record weergeven
- Klik op de module Leads, Accounts, Contacten of Deals.
- Klik op een record en ga naar de gerelateerde lijst voor Envelops.
U kunt de envelops en de status van het document weergeven.
DocuSign verwijderen
Als u de DocuSign-extensie wilt verwijderen, worden daarmee ook alle gegevens verwijderd; deze kunnen niet worden hersteld.
DocuSign verwijderen
- Ga naar Setup > Marketplace > Alles.
Alle geïnstalleerde extensies worden vermeld. Onder Alle extensies kunt u alle extensies bekijken die in CRM worden ondersteund. - Blader naar DocuSign en klik op de bijbehorende koppeling Verwijderen.
- Klik op OK om te bevestigen.
Alle gegevens met betrekking tot DocuSign worden verwijderd.