E-mailopties in Zoho CRM: een vergelijking
Inhoudsopgave...
Overzicht van e-mail in Zoho CRM
Het belangrijkste gereedschap van salesmedewerkers is CRM, maar het grootste deel van de communicatie met klanten gebeurt via e-mail. De salesprofessional moet voortdurend schakelen tussen CRM en het postvak voor follow-up met potentiële klanten en om de salesgegevens bij te werken.
Het grootste probleem met een gescheiden e-mailaccount en CRM is dat de salescontext ontbreekt die nodig is om de communicatie met klanten te prioriteren. E-mails hoeven niet altijd te worden gelezen in de volgorde waarin u ze hebt ontvangen. Een belangrijke e-mail van een topklant kan zelfs ergens onderin uw postvak hangen. Misschien gaat het om een verzoek om snelle support of een e-mail met een klacht - u weet het nooit. Tegen de tijd dat u het bericht hebt gelezen, kan het te laat zijn. Als u had geweten dat het van een topklant was, had u het meteen gelezen.
De salescontext voor interacties met klanten helpt u dus bij het prioriteren en efficiënt communiceren. Hier is e-mail van Zoho CRM van grote waarde. Zoho CRM heeft een groot aantal opties in de e-mailsuite.
- U kunt e-mails direct vanuit CRM verzenden en ontvangen.
- U kunt de e-mails volgen om nuttige rapporten en inzichten te ontvangen.
- U kunt e-mailconversaties prioriteren op basis van wie ze heeft verzonden: Customers, Leads/Contacts, Colleagues of Unknown people.
- Bovendien kunt u uw e-mails automatisch laten koppelen aan klantenrecords in CRM. Op deze manier kunt u op één locatie zowel de salesgegevens als de e-mails bekijken die aan een klant zijn gekoppeld. Dit is zeer waardevol bij het bepalen van de salescontext van uw gesprekken.
Het is eenvoudig om uw e-mail in Zoho CRM in te stellen, maar voordat u dit doet, moet u de verschillende opties kennen om te weten welke het beste bij uw behoeften passen. In dit document vindt u een eenvoudige vergelijking van de verschillende e-mailopties in Zoho CRM en de respectievelijke voordelen.
Welke e-mailoptie is goed voor u?
E-mailopties in Zoho CRM kunnen worden gecategoriseerd op basis van het feit of u al dan niet bereid bent om uw e-mailaccount in CRM te configureren.
Optie 1 (sterk aanbevolen)
| Vereiste | U wilt e-mails verzenden en ontvangen vanuit Zoho CRM. |
| Oplossing | Uw e-mailaccount configureren via IMAP |
| Voordelen |
Kortom, u hoeft uw CRM-venster niet te verlaten. U kunt sales- en e-mailfuncties uitvoeren in CRM. |
| Nadelen | Er zijn geen nadelen aan deze oplossing. Het is handig en veilig. Als u echter bezorgd bent over de integratie van uw e-mailaccounts met toepassingen van derden, kunt u de volgende alternatieven overwegen. |
Optie 2:
| Vereiste | U wilt uw e-mailaccount niet configureren (om veiligheidsredenen of bijvoorbeeld omdat u het bedrijfsbeleid moet naleven). Maar toch wilt u e-mails verzenden vanuit CRM. |
| Oplossing | Geen e-mailconfiguratie noodzakelijk. Begin meteen met het verzenden van e-mails vanuit CRM. |
| Voordelen |
|
| Nadelen |
Deze twee nadelen doen zich voor omdat CRM geen toegang heeft tot uw e-mailclient. Het systeem kan dus geen uitgaande e-mails of inkomende e-mails ophalen bij de e-mailclient. Om dezelfde reden zijn de e-mailanalyses ook beperkt tot e-mails die via CRM worden verzonden. |
Optie 3:
| Vereiste | U wilt uw e-mailaccount niet configureren in CRM. U wilt echter wel binnen CRM een kopie van e-mails zien die rechtstreeks vanuit uw e-mailclient zijn verzonden. |
| Oplossing | BCC Dropbox gebruiken. |
| Voordelen |
|
| Nadelen |
|
Tabel met beschikbare e-mailfuncties
| Functie | Beschikbaar zonder activering van uw e-mailaccount in CRM | Beschikbaar na activering van uw e-mailaccount in CRM |
| Inkomende e-mails koppelen aan CRM-records | ✘ | ✓ |
| Zoho SalesInbox | ✘ | ✓ |
| E-mails afzonderlijk verzenden | ✓ | ✓ |
| Bulk-e-mails verzenden | ✓ | ✓ |
| BCC Dropbox | ✓ | ✓ |
| E-mailinzichten en -rapporten | ✓ | ✓ |
| E-mailadressen van de organisatie | ✓ | ✓ |
| Uitgaande e-mails koppelen aan CRM-records | ✓ | ✓ |
Uw e-mailaccount instellen in Zoho CRM
U kunt een e-mailaccount instellen van de populaire e-mailclients zoals Gmail, Yahoo enz., met behulp van IMAP-configuratie.
- IMAP (Internet Message Access Protocol) is handig als u wilt dat uw gehele postvak wordt gerepliceerd in Zoho CRM. IMAP-configuratie is ook een voorkeursprotocol van veel bedrijven, omdat het synchronisatie tussen meerdere apparaten mogelijk maakt. Wanneer u een IMAP-account activeert in CRM, kunt u automatisch profiteren van de voordelen van SalesInbox.
- POP (Post Office Protocol) staat geen synchronisatie met meerdere apparaten toe. Het is echter handig als u er zeker van wilt zijn dat er een back-up van uw e-mails kan worden gemaakt. Dit is handig wanneer bijvoorbeeld een persoon uit uw organisatie vertrekt en u een back-up hebt van al zijn/haar e-mails. In dat geval is het handig om een e-mailaccount via POP3 te configureren.