Blueprint: verklarende woordenlijst

Status

Status verwijst naar alle fasen in uw bedrijfsproces, dat wil zeggen, naar alle waarden van het gekozen keuzelijstveld.

Sleep statussen naar het canvas aan de linkerkant om te beginnen met het tekenen van uw Blueprint.

Voorbeelden van statussen: keuzelijstwaarden van het veld Onderhandelingsfase.

• Kwalificatie
• Vereisten verzamelen
• Productdemonstratie
• Juridische beoordeling
• Gesloten gewonnen
• Gesloten verloren
• Gesloten verloren aan concurrentie

Overgang

Een overgang is een koppeling tussen twee statussen in een proces. Een overgang bepaalt de voorwaarden die nodig zijn om een record van de ene status naar de andere te laten overgaan.

• Elke overgang die u configureert, wordt weergegeven als een knop op de pagina met recordgegevens.
• Om een overgang te voltooien, klikt u op de overgangsknop en voert u de acties uit die in het pop-upvenster worden vermeld.
• Als de overgang met succes is voltooid, gaat u naar de volgende status in de Blueprint.

Voorbeeld

In het proces voor het sluiten van deals zou Documenten indienen een overgang kunnen zijn tussen Juridische beoordeling en Gesloten gewonnen.

Deze overgang wordt weergegeven als een knop wanneer de deal de status Juridische beoordeling bereikt. Een gebruiker moet klikken op de knop Documenten indienen en de opgegeven voorwaarden uitvoeren om die overgang te voltooien en naar de volgende status te gaan.

Voor overgang

In dit gedeelte kunt u kiezen wie verantwoordelijk is om de overgang uit te voeren en voor de records waarop de overgang van toepassing is.

• Overgangseigenaren: geef de personen op die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van deze overgang.
• Criteria: geef op op welke records deze overgang van toepassing is. De overgangsknop wordt weergegeven voor de records die aan deze criteria voldoen.

Bijvoorbeeld:

Vóór de overgang van Juridische beoordeling naar Gesloten gewonnen kan de juridische afdeling de eigenaar van de overgang zijn. Het criteria om de overgang in te zetten, kan zijn dat de productdemonstratie is uitgevoerd.

Tijdens overgang:

In dit gedeelte worden de acties beschreven die moeten worden uitgevoerd om de overgang te voltooien.

• Gebruikers kan worden gevraagd om verplichte velden in te vullen, die ook door CRM kunnen worden gevalideerd.
• U kunt berichten voor salesmedewerkers toevoegen en samenvoegvelden gebruiken om gegevens van CRM op het scherm weer te geven.

Bericht en velden invoegen

• Vink het selectievakje Notities verplicht stellen aan om gebruikers te verplichten notities aan de record toe te voegen.
• Verplichte velden invullen. De overgang kan niet worden voltooid zonder dat er een waarde in het veld is ingevoerd.
• Laat de velden valideren door Validatiecriteria te definiëren.
• Voeg specifieke berichten in die uw salesmedewerkers moeten lezen wanneer zij de overgang uitvoeren.
• Gebruik samenvoegvelden om gegevens van CRM op het scherm weer te geven.

Bijvoorbeeld:

Tijdens de overgang van Juridische beoordeling naar Gesloten gewonnen:

• Vraag gebruikers om een notitie te maken over juridische documenten die bij de record zijn gevoegd.
• Toon berichten die hen helpen om de documenten te laten goedkeuren.
• Stel het veld Documentenstatus verplicht en valideer de status. Bijvoorbeeld als de status niet is bijgewerkt naar Ingediend, kan de overgang niet worden uitgevoerd.

Na overgang

Definieer in dit gedeelte de handelingen die moeten worden geautomatiseerd na de voltooiing van de overgang.

De handelingen die kunnen worden geautomatiseerd, zijn

• E-mail verzenden
• Taak toewijzen
• Veld bijwerken
• Webhooks activeren
• Aangepaste functies

Bijvoorbeeld:

Automatiseer aan het einde van de overgang Juridische beoordeling een e-mailbericht aan de salesmanager.

Gemeenschappelijke overgang

Kies deze optie als u een overgang wilt configureren voor een status die kan worden bereikt vanuit een andere status in het proces.

Als gevolg hiervan wordt een gemeenschappelijke overgang weergegeven in alle statussen van het proces (of de statussen van uw keuze). In deze statussen kan die overgang opnieuw worden gebruikt. Een gemeenschappelijke overgang is ideaal voor een afsluitstatus (een afsluitstatus is de laatste fase in een proces).

Bijvoorbeeld:

Stel dat u vijf fasen hebt in het proces voor het sluiten van deals.

• Kwalificatie
• Vereisten verzamelen
• Productdemonstratie
• Juridische beoordeling
• Gesloten gewonnen/verloren

Gewoonlijk is Juridische beoordeling een status die alleen kan worden bereikt nadat u de productdemonstratie hebt voltooid. Maar er kunnen situaties zijn waarin een klant al overtuigd is van uw product en de deal wil doorzetten. In dat geval kunt u een overgang maken met de naam Juridische beoordeling en daar een gemeenschappelijke overgang van maken. Het resultaat is dat deze overgang wordt weergegeven voor alle statussen en niet alleen na de productdemonstratie.

Actief proces

Een actief proces is een proces dat al in gebruik is. U kunt desgewenst een actief proces bewerken. De wijzigingen die in het actieve proces worden aangebracht, zijn echter alleen van toepassing op records die het proces binnenkomen nadat de wijzigingen zijn aangebracht.

Inactief proces

Inactieve processen zijn processen die momenteel niet in gebruik zijn. U kunt een inactief proces naar behoefte bewerken of verwijderen.