India CementsはZoho Workplace によりダウンタイムゼロを実現し、週最大10時間の業務時間を削減

課題

India Cementsは15年以上にわたりLotus Notesをメール基盤として利用してきましたが、事業拡大に伴いこのレガシーシステムの限界が顕在化していきました。特にオンプレミス環境では拡張性に制約があり、ユーザー増加への対応に多くのコストと手間がかかる状況となっていました。

さらに、ハードウェア保守、ソフトウェア更新、セキュリティー対応などに多くのITリソースが必要となり、本来注力すべき戦略的業務への影響も発生していました。また、ファイル共有やリアルタイムコラボレーションといった機能が不足しており、メール中心の限定的な運用により生産性の低下を招いていました。こうした状況を受け、同社はより柔軟で統合された新たなソリューションの導入を本格的に検討するに至りました。

解決策

こうした課題を受け、India CementsはMicrosoftやGoogle、Zoho など主要ベンダーのソリューションを比較しながら、次世代のコミュニケーション基盤の検討を開始しました。

約1年半にわたる検証プロセスでは、UIデザインや操作性、レスポンスなどを詳細に評価し、既存システムからの移行時に業務への影響を最小限に抑えることを重視しました。

その中でも特に大きな課題となったのが、Lotus Notesで使用していたNSF形式のデータ移行でした。当時、この形式のデータをスムーズに移行できる手段を提供できるベンダーはほとんど存在していませんでした。

そうした中、Zoho Workplace は、この課題に対応する専用ツールを提供していた点で他社と差別化されていました。サポートチームの支援もあり、同社は大量のデータをスムーズにクラウドへ移行することができ、この点が最終的な意思決定において重要な決め手となりました。

さらに、MicrosoftやGoogleのソリューションはコストが高く、価格改定も頻繁に行われるため、予算管理や長期計画の面で課題がありました。一方、Zoho Workplace は必要な機能だけに課金できる柔軟な料金体系を提供しており、コストと機能のバランスに優れていました。また、顧客志向のサポート体制も同社のニーズと高く合致していました。

Zoho Workplace への移行

同社には800名以上のユーザーがおり、それぞれが15年以上にわたって蓄積された大量のメールデータを保有していました。

経営層向けPoC

ユーザー体験の重要性と経営陣からの承認の必要性を認識していたITチームは、まず小規模なユーザーグループを対象に限定的な移行を実施しました。彼らは戦略的な判断により、シニアマネジメント層が使用する10個のメールボックスを選定してZoho Workplace へ移行。これにより、意思決定者たちが直接ツールに触れられる環境を整えました。経営陣は新しいユーザーインターフェースを自ら操作することで、業務における使い勝手を直接評価することができたのです。この試みを通じて経営層からポジティブな評価を得たことで、ITチームは彼らの信頼を勝ち取り、Zoho Workplace への完全移行へと踏み出しました。

全社移行

試験運用を終え、ITチームは残りの全ユーザーを対象としたZoho Workplace への本格的な移行を開始しました。 わずか1週間足らずで、全800件のメールボックスの作成と運用準備を完了し、従業員はすぐに新しいメールサービスの利用を開始することができました。その一方で、15年分を超える膨大なデータ移行については、より慎重かつ段階的なアプローチをとり、4ヶ月の期間をかけて計画的に完了させました。

Zoho Mail が800個のメールボックスを即座に作成できた点には非常に感銘を受けました。これにより、従業員はダウンタイムなしで利用を開始できました。このスムーズな移行は、Zoho Mail のデュアル配信機能によって実現され、移行中も旧システムへの配信とZoho Mail への転送が同時に行われました。その結果、業務に一切の支障をきたすことなく切り替えが完了し、全体を通してシームレスな体験となりました。
— India Cements ITチーム

この大規模なデータ移行の過程において、Zoho Mail のサポートチームは各工程にわたり手厚い支援を提供し、インディア・セメンツの移行を確実にサポートしました。電話、チャット、メールを通じて常に迅速かつ継続的に対応し、移行プロセス全体を通じて円滑な進行を実現しました。こうした高品質なサポートは同社に強い信頼感をもたらし、新たなメールおよびコラボレーション基盤としてZoho を選択する大きな後押しとなりました。

Zoho Workplace のお気に入り機能

デジタルトランスフォーメーションの一環として、同社はZoho Workplace のさまざまなアプリケーションを活用し、生産性とコラボレーションの向上を実現しています。Zoho Cliq 、Zoho WorkDrive 、そしてZoho Mail といったツールを導入することで、社内外のコミュニケーションを円滑化するとともに、チーム間におけるドキュメント管理の効率化を実現しています。

Zoho Mail

同社はZoho Mail のさまざまな機能に高い評価を寄せており、メール管理の効率が大きく向上しました。中でも高度な検索機能は特に優れており、メールアドレスや日付、件名だけでなく、本文や添付ファイルの内容まで検索することが可能です。この高度な検索機能により、必要な情報を迅速に見つけ出すことができ、業務効率の向上に大きく貢献しています。

もう一つの特徴的な機能が「Streams」です。これはグループメンバー全員に向けて情報やメッセージを投稿できる仮想掲示板として機能します。投稿に対して「いいね」やコメントを付けることができるため、議論を整理しながら進めることができ、メンバー全員が状況を把握しやすくなります。

Zoho Mail の検索機能やストリーム機能に加えて、添付ファイルビューアーも非常に高く評価されています。ダウンロードすることなく、すべての添付ファイルをかんたんに表示・絞り込み・管理できる点が大きな利点です。さらに、従業員はビューアーから直接新しいメールに添付ファイルを追加できるため、ワークフローが効率化され、時間の節約にもつながっています。これらの機能により、Zoho Mail は当社にとって欠かせないツールとなっています。
— India Cements ITチーム

同社がZoho Mail の機能として特に評価している点の一つが、最大500MBまでの添付ファイルに対応していることです。従来利用していたシステムを含む他の多くのソフトウェアでは25MBまでに制限されていましたが、この容量拡張により大容量ファイルの共有がかんたんになりました。その結果、外部のファイル共有サービスに依存する必要が減り、コミュニケーションの効率化が実現しています。

Zoho WorkDrive

同社はZoho WorkDrive を活用し、社内外との大容量ファイル共有を効率的に行っています。社内においては、安全かつ効率的なプラットフォームとして機能し、従業員はリアルタイムでドキュメントへのアクセス、共有、共同編集を行うことができます。また、社外とのファイル共有においては、外部リンクの作成機能が高く評価されています。リンクにはパスワードや有効期限を設定できるため、安全かつ適切にアクセス制御を行うことが可能です。この機能により、ドキュメントの機密性を維持しながら、取引先やパートナーへのファイル共有をスムーズに行えるようになりました。

Zoho Cliq とZoho Meeting

ITチームは、社内コミュニケーションにZoho Cliq を積極的に活用しており、従来のメールベースのやり取りと比較して、よりかんたんに、かつ効率的に情報共有や議論を行えるようになりました。

Zoho Cliq で特に気に入っている機能の1つが、通話と画面共有です。これは特にITチームにとって大きなメリットとなっています。従業員が技術的な問題に直面した際、状況を正確に説明するのが難しい場合がありますが、Zoho Cliq では画面を共有できるため、ITチームが問題をより的確に把握し、迅速かつ効率的に解決できます。この機能により、大幅な時間削減を実現するとともに、社内のコミュニケーションと問題解決の質が大きく向上しました。
— India Cements ITチーム

同社は以前、オンライン会議にZoomを利用していましたが、現在はZoho Meeting へ移行しています。Zoho Meeting はZoomと同等、あるいはそれ以上の機能を備えており、スムーズな移行が可能でした。特に、Zoho Workplace とのシームレスな統合により、追加のソフトウェアを導入する必要がなくなった点が大きなメリットです。この統合により業務フローが簡素化され、コラボレーションに必要な機能を一元的に利用できる環境が整い、生産性の向上につながっています。

導入効果とROI

Zoho Mail 導入以前、ITチームはメールシステムの運用において大きな課題と業務中断に直面していました。データバックアップのために毎週30分から6時間のダウンタイムを確保する必要があり、その間は業務が停止し、顧客との連携にも支障が生じていました。このような定期的な中断は生産性の低下を招き、従業員の負担や不満の要因となっていました。

さらに、従業員の入退社に伴うアカウント管理も煩雑で時間を要する業務でした。退職時にはバックアップの実施やシステムからの削除対応など、多くの手作業が必要となり、対応の遅延が発生するケースもありました。

しかし、Zoho Mail の導入以降、これらの課題は解消されました。バックアップに伴うダウンタイムは完全になくなり、サービスは常時安定稼働を実現しています。その結果、顧客との連携も円滑になりました。また、従業員の入退社に伴う管理業務も大幅に簡素化され、ITチームの工数削減と業務効率化に大きく貢献しています。

「これまで毎週30分から6時間発生していたダウンタイムは、現在ではほぼゼロになりました。以前はメールサーバーの管理に週8〜10時間を費やしていましたが、現在はその必要がなくなり、より生産性の高い業務に時間を充てることができています」— インディア・セメンツ ITチーム

今後の展望

同チームは今後、Zoho Sheet 、Zoho Show 、Zoho Writer をはじめとするさらなるZoho 製品の活用と業務への統合に大きな期待を寄せています。クラウドベースのソリューションへ移行することで、ドキュメント管理の効率化、コラボレーションの強化、そして全体的な生産性向上が見込まれています。Zoho の各種アプリケーションを活用することで業務効率をさらに高め、技術活用の最前線を維持しながら、インディア・セメンツの持続的な成長と成功につなげていく方針です。