最大900時間かかっていた採用対応がわずか５分に。
Zoho Recruitが実現する人材採用の新しいかたち

インタビューに答えてくれた株式会社デジタル・クリエイティブ・ネットの草間千恵氏。Zoho Recruitを導入する前は応募者への対応など面接の前段階のプロセスに非常に多くのリソースを割かざるを得ず、本来の業務を圧迫していたと語る。

株式会社デジタル・クリエイティブ・ネット デジタルアドバイザー 草間千恵氏

―Zoho Recruitの導入についてお話しいただく前に、人材採用における課題について教えてください。

草間氏：当社は以前、事業再生をした際に事務作業はすべてシステムやロボットに代行させるなど徹底したデジタル化によって極限まで合理化してきました。ただ、何から何まで無人化できるかというとそうではなく、たとえば当社はレンタルスタジオを運営しているのですが、そこの現場スタッフはやはり人でないと対応できない。なぜなら、現場でのクライアント対応や資材の搬出入といった実作業が求められるからです。実際、一度スタジオスタッフもゼロにしてみたのですが、お客様からクレームをいただくことがあり「やっぱり現場スタッフは必要だね」と採用に迫られました。
ところが、いざ採用を行うにしてもプロセスがまったく整備されていない。採用フローもなければ、求人媒体に出稿して応募者を募るものの過去に不採用にした人も紛れ込むなど、戦略的な採用がまったくできていない状態だったのです。
企業の人事って、労務の関係から採用後は社員名簿のような形で管理するのですが、こと採用前の情報についてはまったく持っておらず、過去に応募があった候補者の「出身大学」や「前職」といった情報については皆無なのです。
なぜ採用前の情報を管理したいかというと、当社のスタジオスタッフは年1回募集をかけるのですが、必ず何人かは前回の募集で不採用だった人が応募してきます。中には面接を無断欠席した人まで再び応募してくるのですが、忙しい業務の合間を縫って採用を行う側としてはそこに時間をかけている暇はないわけです。
このように、当社では「現場対応スタッフの採用」と「候補者の管理」というふたつの課題を抱えていました。

―Zoho Recruitを導入する前は、どのように採用を行っていたのでしょうか。

草間氏：当社はZoho Recruitを導入して3年目になりますが、それ以前は他の多くの企業と同じように求人媒体に出稿して応募者を募るというスタイルでした。しかし、いくつかの求人媒体を使っていく中で、2つの問題を感じるようになったのです。
ひとつは「過去に応募されて不採用になった候補者の再応募を発見できない」というもの。実は求人媒体の多くは、求人に対する応募者のデータを1ヶ月〜半年ほどで消してしまうのです。ですから、過去に応募されて不採用だった人が再度応募してきてもそれが再応募であることに気づけない。去年不採用だった人が今年採用になることはまずないので、採用する側としてはこのような候補者を初期段階で見極めたい。
そしてもうひとつの課題が「応募者への事務連絡などがテンプレート化できない」こと。たとえば応募が100件あった場合、私たちはその一通一通について逐一手打ちやコピペで作業しなければなりません。これには途方もない時間がかかります。

―Zoho Recruitを導入した理由と、導入における要件を教えてください。

草間氏：まず何よりもコストパフォーマンスが高い点です。当社ではかねてよりZohoを導入していたため特に追加費用をかけることなく使えたというのもZoho Recruitを使おうと思った大きな動機のひとつです。
そしてもうひとつの理由が、同じくZohoが提供する人事管理ツールである「Zoho People」と連携できる点。採用後入社までに必ず実施しないといけない業務の自動化/タスク化、雇用契約や機密保持契約書の電子化、自動送付などまでシームレスに行えるのは他の採用ソフト比べて大きなアドバンテージでしたね。
要件に関してはもともとExcelで応募者を管理していたこともあり、導入ハードルはそれほど高いものではなく、「メールが送れる」「候補者のリストが管理できる」「候補者のステージを管理できる」の3つだけ。とはいうものの、候補者のステージ管理を細かく実行できる人材採用管理ソフトは他になく、これがZoho Recruitを使い続ける大きな理由になっていることも事実です。

採用がどこまで進んでいるかを一目で把握できるZoho Recruitのステージ管理画面。デジタル・クリエイティブ・ネットでは「書類登録直後」「書類選考中」「面接調整中」「内定」「採用」など、各候補者のステージを７段階に分けて管理している。

―Zoho Recruitの機能をどのように活用されているのでしょうか。

草間氏：まず求人を登録して、それに紐づけるかたちで候補者を管理しています。そこで中心となるのが「採用ステップ」です。当社では「書類登録直後」「書類選考中」「面接調整中」といった7段階の採用ステップを設け、さらにそれぞれを3〜5段階に分けて管理しています。
これにより求人によっては2回面接するといった採用パターンにも対応できます。
そして、面接のセッティングで便利なのが「カレンダー予約機能」。これは採用担当者の予定をgoogleカレンダーと連携させることで、たとえば面接候補日を設定する際などにはNGの日時が最初から選べないようにするもの。候補者の方には「この中で空いている日時を選んでください」と伝えるだけで面接調整が完了します。
そして、面接が終わったら、「評価の送信」で候補者に対する評価を細かく登録。Zoho Recruit で標準搭載されたビデオ機能などを使ったリモート面接なら、面接をしながらその場で評価までできてしまうわけです。
その他にも、当社では面接時に「アセスメント機能」も活用しています。これは面接時に応募者に対して行うべき質問のスクリプトですね。面接時に候補者へ聞くべき項目が一目でわかるため、面接の質を一定に保てるというメリットがあります。
また、求人に応募していただく場合は専用の応募フォームを開設。これによりメール添付では管理に時間がかかった応募書類の管理が格段に向上しました。

―Zoho Recruitを使うことで、採用にかかる工数はどの程度削減されましたか。

草間氏：もともと当社では応募者をExcelシートで管理していました。どのように管理していたかというと、求人媒体から応募メールが届くそれをExcelシートに手打ちで登録して、次のステップへ進めるか否かを判断して、担当者にメールを送って、面接に進める候補者であればカレンダーとにらめっこしながら面接日程を記したメールを送信する。この工程をすべての応募者に対して行っていたのです。一人あたり、ざっと1時間はかかっていたかと思います。
それがZoho Recruitを使えば、求人媒体から送られてきた応募データをインポートするだけ。1件につき30秒～1分くらい。圧倒的に工数が削減できました。
また、単純に工数を削減した以外に、採用活動の質そのものを向上するというメリットもあります。
たとえば当社は2021年春頃にもスタジオスタッフを募集したのですが、応募45人に対して、書類選考を通過したのが14人、そのうち実際に面接を行ったのが4人。つまり、当社が「会ってみたい・会うに値する」候補者は全体の10％にも達しません。
にもかかわらず、Zoho Recruitを導入する前はこれら一人ひとりの応募者について、応募書類を精査・検討し、メールで返信をし、面接をセッティングし…と途方もない時間をかけていたわけです。しかも、中には連絡もなく面接を欠席する候補者も一定数いる。
私たちのような専任の採用担当者を置かない中小企業の場合、それぞれが日常業務を行いながら採用担当を兼任するわけですから、これでは到底追いつきません。
でもZoho Recruitを使えば、このような無断欠席者に対しても「面接無断欠席の却下」という項目を作っておけば、前回の募集時に無断欠席した人が再応募して来た際に自動的に排除してくれるわけです。

―今お話しいただいた採用にかかる工数減以外に、Zoho Recruitを導入することでどのようなメリットがありましたか。

草間氏：候補者のデータ、採用する前のデータが集まるので、端的に言うと「見えなかったコスト」があぶりだせるようになったことは非常に大きいですね。
「見えなかったコスト」とは、選考に入る前の方への対応コストだったり、選考に入る前のコストだったり、求人媒体にかかるコストのことです。
特に求人媒体の費用対効果を“見える化”できたことは重要です。というのも以前使っていた求人媒体は応募者の数も少なく、候補者の質も全体的に低かったのです。そこで、新たに別の求人媒体に出稿してみたところ、候補対象となる人の数・質が共に上がりました。
このように候補者のターゲットが明確になったことで求人を出稿する媒体を限定できるようになった。加えて、全応募者の中から確度の高い人だけを絞り込めるようになり採用にかかる工数を削減できるようになった。この２つの成果によって採用コストを半分まで減らすことができた。これもZoho Recruitを導入した大きなメリットだと思います。

Zoho Recruitを活用することで「採用の質」だけでなく「人材の質」まで向上したと語る草間氏。スタジオの収益向上にまでつながったことを受けて、「人」の重要性に気づかされたと語る。

―採用にZoho Recruitを導入する前と後で、人材の質そのものに変化はありましたか。

草間氏：もともと私たちのスタジオは、離職率が非常に高いという問題を抱えていました。せっかく時間とコストをかけて採用したのにもかかわらず、たった4か月で辞められてしまうこともあったほど。しかし、Zoho Recruitを導入して採用の質を向上できたことで、いい人材が長く定着してくれるようになっています。
実際、先日もスタジオを利用したクライアントから「スタジオスタッフの対応がすごく良くなりましたね！」というお褒めの言葉もいただくなど、採用の質が改善したことで採用した人材の質も向上できましたのではないかと思います。
また、この人材の質の向上もあってか例年では閑散としている８月のスケジュールも予約でびっしり埋まっており、採用活動が収益面にまで好影響を与えています。「採用にかかる時間とコストを減らしながらも、質の高い人材を採用して事業全体の収益性を上げる」という好循環は、Zoho Recruitあってこその成果ではないでしょうか。
Zoho Recruitを導入してからまだ3年目ですから、これを4年、5年…と続けていくことでもっと大きな変化があるのではないかと期待しているところです。

―採用における今後の目標と、人材採用の見通しについてお聞かせください。

草間氏：採用に関する今後の目標としては、引き続きZoho Recruitで採用にかかるコストを削減していくのはもちろんですが、求人媒体と比べて採用の確度が高いといわれる自社コンテンツを用いた採用にもチャレンジしたいと考えています。
人材市場を俯瞰すると現時点では新型コロナウイルスによる不況の影響でにわかに人材が余っている状況ですが、これがずっと続くとは思えません。なぜなら、社会の高齢化に伴い労働人口の平均年齢も確実に上がっており、優秀かつ若い人材を確保することのハードルは高くなっているからです。
ですから、採用に関わっている方は企業の大小にかかわらず、候補者をデータ化するなど自社にとってベストな人材を採用するための準備を今すぐにでも行っておくべきではないでしょうか。
また、人事・総務部があり「採用に人手をかけられる」という企業であっても、その部署の社員たちは日々の労務管理で手一杯のケースが多いはずです。「いい人材がまったく集まらない」という状態に陥る前に、Zoho Recruitの導入をお勧めしたいですね。