Zohoのタスク管理ソフトウェアでプロジェクトを効率的に管理

私たちは業務時間のほとんどを優先順位の低い急ぎのタスクに費やし、最も重要なタスクが後回しになっています。ここにパレートの法則の80/20ルールを適用すると、優先順位の高いタスクの20%を把握すれば、最も重要な作業の80%が完了するということになります。効果的なタスク管理ソフトウェアは、優先順位の高いタスクからこれらの上位20%を特定できる必要があります。

Zoho Projectsをタスク管理ソフトウェアとして使用すれば、タスク管理の時間が短縮され、複雑なタスクに多くの時間を費やすことができます。タスク管理モジュールによって、主要なマイルストーンの効果的な追跡、依存関係の設定、タスクの達成が可能になり、生産性が向上します。

タスク管理ソフトウェアの主なメリット

  • タスクの構成と割り当て、色分けによるタスクの優先順位付けをすべて1か所から実行
  • 複雑なプロジェクトを、関連性または依存関係のある多数のタスクに分解
  • すべての作業を連携させ、顧客向けの高品質な製品を低コストで実現
  • リマインダー通知をタイミングよく送信。すべてのタスクを頭の中に記憶しておく必要がなくなり、生産性が向上
  • 目標とマイルストーンの設定、成果物の追跡、期限の管理を実現

プロジェクトアクティビティを一元管理

プロジェクトタスクとタスクリストを使用すれば、アクセスしやすい場所でかんたんに作業項目を一元的に整理して管理できます。タスクのステータスのモニタリング、メンバーへのタスクの割り当て、タスクの依存関係の設定、リマインダー通知メールの送信、プロジェクトの進捗管理が可能です。さらに、メールをタスクに変換することもできます。

マイルストーン

マイルストーンを使用してタスクをグループ化し、プロジェクトの成果物がどれほど完了に近付いているかを迅速に評価できます。Zoho Projectsでは、マイルストーンを予定、期限切れ、アーカイブ済み、完了に分類します。

タイムシート承認プロセスを設定

タイムシートの承認プロセスを設定して、承認と請求を合理化できます。各プロジェクトの[タイムシート]アイコンで、未承認のエントリーは赤色の通知として表示されます。タイムシートのエントリーは、単一の項目として、または一括で承認することができます。

タスクのタイマーを起動

タスクでタイマーを起動して実際の作業時間を記録できます。タスクの完了後にタイマーを停止します。これにより、タイムシートにエントリーが自動的に記録されます。すべてのプロジェクトで、使いやすい方法でタスクを日次や週次で記録し、請求可能な時間と請求不可の時間をかんたんに計算できます。

サブタスク

サブタスクを使用して親タスクを複数の子タスクに分解します。子タスクはプロジェクト内で個別に割り当てて追跡できます。タスクを細かい複数のタスクに分解するWBSにより、多くの場合、プロジェクトの進捗がより分かりやすくなります。

タスク表示

タスクの表示には複数のスタイルがあり、クラシックビュー、プレーンビュー、カンバンビュー、依存関係ビュー、ガントビューで表示できます。異なるビューにして、各種の観点からタスクを確認でき、プロジェクト成果物の明確なステータスが示されます。

タスクレポート

[タスクとマイルストーン]でタスクレポートを瞬時に表示できます。タスクレポートには、選択したプロジェクトのオープンされたタスクとクローズされたタスクをすべて統合したビューが表示されます。所有者、マイルストーン、優先順位をクリックして、その詳細を表示できます。

複数のタスクを一度に更新

タスクは選択して更新することも、一括で更新することもできます。クラシックビューでは、タスクのクローズ、優先順位の設定、タスク所有者の変更、タスクリスト間でのタスクの移動が可能です。一方、プレーンビューでは、タスクのクローズ、優先順位の設定、タスク所有者の変更が可能です。

タスクのリマインダー通知と期間の設定

Zoho Projectsのタスクリマインダー通知を使用すれば、タイムリーなメールリマインダー通知で最新情報を把握できるため、プロジェクトの重要なマイルストーンを見逃しません。さらに、プロジェクトでの必要性に応じて、タスクの所要時間を日単位または時間単位で設定できます。たとえ開始時刻が不明でも、Zoho Projectsでタスクを作成できます。

休日と勤務時間の設定

すべてのプロジェクトで、勤務時間の設定に基づいて、タスクの開始日、終了日、開始時刻、終了時刻、所要時間を計算します。タスクのリマインダー通知が週末にあたる場合には、その前の営業日に通知を自動設定できます。