プロジェクト計画ソフトウェア

プロジェクト計画ソフトウェアが必要な理由

どんなプロジェクトでも、着手したらまずプロジェクト計画を作成する必要があります。仕事を速く進めるために、プロジェクト計画を無視することがよくあります。プロジェクト計画は時間、コスト、リソースなどの節約に貢献しますが、その価値は正しく評価されていません。プロジェクトの遂行に関わる多くの不確実な要素を減少させるためには、念入りな計画が不可欠です。

プロジェクトの作成前に計画することで、プロジェクトが何に関するものであるか、その範囲や達成する方法を正確に決定することができます。

プロジェクト計画

たとえば、以下のいずれのプロジェクトを実施するとします。

これらのプロジェクトを計画するには、適切な成果物の設定、リソースの割り当て、アクティビティ期間の追跡、経費の推定を行う必要があります。そのためには、使いやすく手ごろな価格の効果的なプロジェクト計画ソフトウェアが必要です。Zoho Projectsをプロジェクト計画ソフトウェアとして使用すれば、管理時間が短縮され、実際の作業に多くの時間を費やすことができます。

プロジェクト計画ソフトウェアの主なメリット

主な機能

プロジェクト基準を設定

プロジェクト全体のパフォーマンスは、対象範囲、スケジュール、コストの3つの開始点を基準にして測定されます。これらは地面の杭となり、進行中のプロジェクトが軌道に乗っているかどうかの判断に使用されます。これらはプロジェクトを適切に遂行するための基準となります。

どのような作業が必要で、どのチームメンバーが実施するのかを、プロジェクトマネージャーが明確に把握していることが重要です。マネージャーは、進行中のプロジェクトで利害関係者/クライアントのそれぞれが行う決定内容と、その実現方法を知っていなければなりません。

プロジェクト範囲を策定

範囲記述書がプロジェクト計画で最も重要なのは間違いありません。ここには、ビジネスニーズ、目的、範囲、プロジェクト完了によるメリットを記述する必要があります。プロジェクトマネージャーと利害関係者との間の契約のように扱うことができ、変更には利害関係者の承認が必要です。

プロジェクト基準をスケジュール

範囲記述書でプロジェクトの成果物を確定してから、すべての成果物の作業分解構造(WBS)を構成する必要があります。範囲にはそのプロジェクトで生成すべき成果物がすべて含まれるため、実施する必要がある作業をすべて特定できます。

プロジェクト計画についてのコミュニケーション

プロジェクト計画の重要な項目の1つにコミュニケーション計画があります。コミュニケーション計画では、プロジェクトの誰がどのレポートをどのような頻度で必要とするか、問題をどのようにエスカレーションするか、問題を誰がいつ解決するか、プロジェクトの情報をどの形式でどこに保存し、誰がアクセス可能にするかを明確化する必要があります。