プロジェクト計画とは
プロジェクト計画は、効率的なプロジェクト管理に欠かせないツールです。プロジェクトマネージャー、チームメンバー、パートナー、クライアント、関係者にとっての指針であり、全員が共通の目標に向かって連携するうえでの鍵となります。プロジェクト計画には、プロジェクトが円滑に遂行され、逸脱があった場合も管理できるよう、プロジェクトを細かく分解したすべての要素が書き込まれます。
プロジェクトチームにプロジェクト計画ソフトウェアが必要な理由
プロジェクト計画ソフトウェアは、プロジェクトチームが目標達成に向けて作業方法を定義するのに役立ちます。
たとえば、以下のいずれのプロジェクトを実施するとします。
- 新製品や新規サービスの開発
- 家屋やその他の建築物の工事
- ブランドマーケティング、広告会社、建築家、Webデザイン向けのデザイン
- 中小企業の事業目標を達成させるためのコンサルティング
これらのプロジェクト計画を実行するには、適切な成果物の設定、リソースの割り当て、アクティビティ期間の追跡、経費の推定を行う必要があります。そのためには、使いやすく手ごろな価格の効果的なプロジェクト計画ソフトウェアが必要です。
チームにプロジェクト計画ソフトウェアが必要な理由を理解するには、まずプロジェクト計画とは何かを理解する必要があります。プロジェクトチームは、プロジェクトの範囲、すなわち理由（Why）を追跡することで、自分たちの目標に適っているかどうかを確認できます。プロジェクト計画ソフトウェアを使えば、チームはさらに、範囲を満たすためにすべき作業（What）、関与すべき人（Who）、プロジェクトの各段階の完了時期（When）を設定できます。
プロジェクト計画ソフトウェアの主な機能
01プロジェクトのベースラインを設定
プロジェクト全体のパフォーマンスは、対象範囲、スケジュール、コストの3つの開始点を基準にして測定されます。これらは地面の杭となり、進行中のプロジェクトが軌道に乗っているかどうかの判断に使用されます。これらはプロジェクトを適切に遂行するための基準となります。
02プロジェクト範囲を設定
範囲記述書がプロジェクト計画で最も重要なのは間違いありません。ここには、ビジネスニーズ、目標、範囲、プロジェクト完了によるメリットを記述する必要があります。プロジェクトマネージャーと関係者との間の契約のように扱うことができ、変更には関係者の承認が必要です。
03プロジェクトのベースラインをスケジュール
範囲記述書でプロジェクトの成果物を確定してから、すべての成果物の作業分解構造（WBS）を構成する必要があります。範囲にはそのプロジェクトで生成すべき成果物がすべて含まれるため、実施する必要がある作業をすべて特定できます。
04プロジェクトのリソースを管理
プロジェクト計画プロセスの次のステップは、プロジェクト範囲を分解したパーティションに、予算とその他のリソースを割り当てる作業です。これには、割り当てを最適化して全従業員に割り振り、負荷の偏りがないようにする作業も含まれます。この作業はプロジェクトのスケジュール管理と連動しており、相互に影響を及ぼします。
05プロジェクト計画の伝達
プロジェクト計画の重要なステップの1つはコミュニケーション計画です。コミュニケーション計画では、プロジェクトの誰がどのレポートをどのような頻度で必要とするか、課題をどのようにエスカレーションするか、課題を誰がいつ解決するか、プロジェクトの情報をどの形式でどこに保存し、誰がアクセス可能にするかを明確化する必要があります。
プロジェクト計画をオンラインで作成するには
プロジェクト計画は、オンラインで任意の作業計画ソフトウェアを使用して作成できます。プロジェクト計画には次のステップがあります。
01.作業分解構造（WBS）を構成
範囲を定義したら、管理しやすいパーティションへと分解します。プロジェクト計画ツールを使えば、各段階をかんたんに記録・追跡できます。マイルストーンや大目標は、いずれも最終目標に関わる要素です。タスクはマイルストーンの達成に関連し、サブタスクはタスクの達成に関連します。これらすべてを数分で設定できるのが、プロジェクト計画ツールです。
02.ガントチャートを用いたプロジェクトのスケジュール設定
プロジェクト計画プロセスの次のステップは、プロジェクトタイムラインをスケジュールすることです。また、作業項目間の相互依存関係を検討することも重要です。このような場面で役立つのがガントチャートです。ガントチャートを使えば、タスクのスケジュール設定、依存関係の設定、クリティカルパスの分析のほか、実際の進行状況との比較に使うベースラインも設定できます。
03.最適な状態でリソースを割り当て
ここまでできたら、チームメンバーやその他のプロジェクト関係者をプロジェクトに呼び込みます。チームメンバーのスキルや専門領域を考慮に入れながら、適任者または適切なチームに作業を割り振ることが重要です。作業計画ソフトウェアを使えば、従業員の負荷を分析し、対応可能かどうかを確認できるため、最適な状態で作業の割り振りができます。
04.計画予算を設定
実績コスト（実際の支出や経費）と比較するために、計画予算を設定します。支出合計を定期的に追跡するほか、予算予測、EVM、計画レポートと実績レポートなどのテクニックを用いて、予算超過を回避します。プロジェクト計画やプロジェクト管理において作業項目に初期予算を設定するのが重要なのは、このためです。
05.効率的なコミュニケーションを計画
バーチャルツールの主なメリットは、コラボレーションを促進するインタラクティブな機能が充実している点です。ステータス更新、通話、バーチャルミーティングなどを定期的に計画し、プロジェクト関係者全員に情報が確実に行き渡るようにしましょう。フォーラム機能やフィードのようなソーシャルメディア機能も、自然な会話の発生を促します。
Zoho Projectsが最適なプロジェクト計画ソフトウェアである理由
Zoho Projectsは使いやすいプロジェクト計画ソフトウェアであるだけではなく、プロジェクト管理プロセスのあらゆる要素に対応する機能を備えています。カスタムビュー、カスタムステータス、リマインダー、繰り返し、ステータスタイムラインなどの機能を備える包括的なタスク管理タブでは、詳細な作業分解構造を構成できます。ガントチャートはシンプルなドラッグ＆ドロップ操作で直感的に使え、依存関係管理、クリティカルパス、ベースライン、チャートの拡大縮小などの機能があります。
柔軟な業務時間とリソース利用率チャートに基づく効率的なリソース割り当て、計画と実績の対比レポートによる予算管理、予算予測とEVM、チャット、ミーティング、フィード、フォーラムなどの組み込み機能が支援する円滑なコラボレーション。Zoho Projectsが最適なプロジェクト計画ソフトウェアである理由は、これだけではありません。モバイルアプリケーションで利用できるほか、コスト面でも使いやすいソフトウェアです。ご存知ですか？無料プランにはガントチャートビューアが付属します。こちらから料金体系の詳細を確認してください。
プロジェクト計画の簡易テンプレート
テンプレートを使うと、プロジェクト計画の策定にかかる時間を大幅に短縮できます。同じようなプロジェクトをいくつも手がけている組織では特にテンプレートが有効です。Zoho Projectsでは、編集してカスタマイズできる標準のテンプレートに加え、業界別のテンプレートも用意しており、ユーザー登録すると、建設、ソフトウェア開発、自動車製造などのテンプレートをご利用いただけます。
また私たちは、企業それぞれでニーズが異なることも理解しています。そのため、Zoho Projectsでは新規作成したプロジェクト計画をテンプレートとして保存し、必要なときに使えるようにしました。タスクを分解したシンプルなテンプレートから詳細なコスト分解まで、使い方は自由です。プロジェクトテンプレートの詳細はこちらを参照してください。