人事評価シートのExcelで管理す
る方法と無料テンプレートのダ
ウンロード
Excelを使った人事評価は一見手軽に思えますが、人事評価シートをExcelで管理する際には、入力ミスやバージョン管理の問題、セキュリティ漏洩などの課題が必ず発生します。Excelによる人事評価の運用を検討している企業に向けて、事前に必ず知っておくべき課題とその解決策をご紹介します。
人事評価シートの無料テンプレート
初めて人事評価シートを作成する際のテンプレートとしては、厚生労働省のキャリアマップ、職業能力評価シートが有名です。
業界別、職種別で豊富にファイルが作り込んであり、参考にしやすい。
各職種のレベル別に「職務遂行のための基準」や「必要な知識」が設定されている。
上長の評価とは別に被評価者が記入する欄が設定されており、自己評価を促しやすい。
入力された項目が自動で「OJTコミュニケーションシート」に集計されるようになっており、面談等に活用しやすい。
（出典：職業能力評価シート / 厚生労働省）
同じく厚生労働省から、判定目安表（評価ガイドライン）も発行されていますが、こちらはあくまで評価判定のガイドラインを示すものに留まっており、ファイルの作りもかなり古いものとなっているので、あまりおすすめできません。
人事評価シートをExcelで管理する際の課題と対策
人事評価シートは、評価者や被評価者に加え、部門長や人事部門など多くの関係者が繰り返し入力や閲覧を行うため、Excelのみでの運用にはさまざまな課題が生じます。あらかじめ対策を講じておくことが重要です。
運用面の課題と対策
| 課題 | 原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 最新版がわからない | 複数人が同時編集して、 バージョンが乱立する | OneDriveやSharePointで共有して、同時編集を可能にしつつバージョン管理を自動化する |
| 入力漏れ・締め切り忘れ | リマインドを手動で行っている | OutlookとExcelを連携させた締め切りリマインダー |
| 評価者ごとの基準ブレ | 主観評価のバラつき | 評価基準シートを全評価者に配布し、研修やトレーニングを実施する |
| 配布・回収が面倒 | メール添付による評価シートの やり取り | Microsoft Formsを連携し、評価シートExcelに自動で反映させる |
運用面の課題と対策
| 課題 | 原因 | 対策 |
|---|---|---|
| 入力ミス | 手入力が多すぎる | 入力規則、条件付き書式、評価者＋承認者によるダブルチェック |
| 過去比較ができない | 年度ごとに別ファイルになっている | ファイル内に「年度タブ」 を用意する |
| 集計に時間がかかる | Power Queryで自動集計させ、個別シートからマスターへ自動で統合する | |
| データ量が増えて重くなる | 過去比較用のタブや画像貼り付け | アーカイブ化 例）過去3年以上は別ファイル とする |
セキュリティ関連（個人情報保護法・内部統制）の懸念と対策
| 懸念 | リスク | 対策 |
|---|---|---|
| 機密情報が漏洩 | メール添付・USB持ち出し | ファイル全体をパスワード暗号化 （ファイル → 情報 → 暗号化） |
| 誰が編集したか追えない | 監査証跡がない | 変更履歴オン（Excel Online） して、編集者名を自動記録 |
| 不正編集（点数改ざん） | シートが保護されていない | 計算式・評価欄をロック＋シート保護 （パスワードは評価責任者のみに通知） |
| 退職者のデータ残存 | 削除忘れ | 退職者シートを別ファイルへ移動し、 年1回のデータクリーニング |
| 外部流出リスク | ローカルでの管理 | ローカルへの保存を禁止し、 OneDriveでの運用を必須ルールに |
| 評価者以外が他人の評価閲覧 | アクセス制御ができていない | 個別シートをパスワードで保護し、 評価者だけに解除パスコードを付与する |
人事評価システムは Excelより圧倒的に効率的です
ここまでご覧いただいたように、Excelで人事評価シートを管理するのは非常に手間がかかります。
なるべく低コストで人事評価を効率化しようと考えていたにもかかわらず、気づけば運用の手間に追われ、想像以上に人事部門のリソースを消耗していたというケースが多く見られます。
そこで注目されるのが人事評価システムです。人事評価システムは、Excel管理に伴う多くの課題を効果的に解消してくれます。
例えば、Excelでは退職者のデータを別ファイルのシートに移動し、人事部が年に一度データのクリーニングを行うことが推奨されていますが、人事評価システムを利用すれば、ボタン一つで退職者のデータを簡単に隔離できます。
閲覧・編集の権限を細かく設定できるため、外部流出リスクを防止するためにすべてのファイルに保護設定を行い、社員一人ひとりに解除用のパスワードを発行するといった手間もかかりません。
さらに、人事評価システムは入力の締め切りが近づいた社員に自動でアラートを送信し、データの集計もリアルタイムで行ってくれます。
Zoho People はかんたんに導入してかんたんに使える、
初めての導入に最適な人事評価システムです
特に人事評価に関する機能は充実しており、成長過程にあって低コストで人事システムの導入を考えている中小企業様におすすすめです。いわゆる「ひとり人事」の業務負担に悩む担当者の最初の人事システムとしても最適なツールとなっています。
Zoho People のインターフェイスは、説明不要で誰でも使えます。かんたんで直感的なZoho People を使用するために、IT知識は必要ありません。そのため導入当初の研修やトレーニングも最低限でスタート可能です。
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