在留資格と雇用契約の管理が必須
外国人労働者の労務管理では、従事させる業務内容が在留資格に適合しているか、また資格外活動の許可が不要であるかどうかを厳密に確認し、不法就労の防止に努めなければなりません。また、在留期限を常に把握し、適切なタイミングで更新手続きを行うためのリマインド体制の整備が求められます。
外国人労働者雇用の真の課題は「言語」と「コミュニケーション」
しかし、外国人労働者の雇用に際して在留資格と雇用計画の管理・運用に困っている、という企業はあまり多くないようです。
帝国データバンクの調査によると、外国人労働者を雇用する企業が直面する課題として、「スキルや語学などの教育」（55.8％、前回比0.7ポイント増）と「コミュニケーション」（55.7％、同0.7ポイント増）がいずれも50％を超え、特に顕著となっています。一方で、「行政関連、雇用契約などの各種手続き」の回答率は30.7%と、低水準に留まっています。
外国人労働者の雇用・採用における課題
言語とコミュニケーションの問題は労務管理でも顯著です。
① 雇用契約書と労働条件（就業規則や労務慣行）の明示が必要
外国人労働者が日本の労働基準法や社会保険、税制を正しく理解し、適切に適用できるよう努める必要があります。これを怠ると、例えば副業が発覚した際に「禁止規定を知らなかった」と主張され、処分が難しくなるケースや、有給休暇の取得条件（6ヶ月勤務で10日付与など）が周知されず、「有休がないのは違法だ！」とSNSに投稿されて炎上するといったトラブルが考えられます。
特に、有給休暇の取得や時間外労働の上限に関しては、文化的な違いによる認識のずれが生じないよう、丁寧かつ分かりやすい説明が求められます。必要なら重要事項に関しては母国語の資料を用意しましょう。
② 普段のやり取りもできるだけ母国語で行う必要がある
人事部と外国人従業員とのコミュニケーションにおいては、認識のズレが生じないよう細心の注意を払うことが重要です。例えば、一斉メールで「明日は出勤をお願いします」とメッセージを送ったにも関わらず相手が内容を理解できず当日欠勤してしまった場合に無断欠勤として扱うと、「聞いていない」といったトラブルに発展するリスクがあります。
他言語対応の労務管理システムが見つからない！という企業様へ
こうした負担を少しでも軽減しようと、「自動翻訳機能を備えた多言語対応の労務管理システムはないか」と検討された人事担当者の方も多いのではないでしょうか。しかし、一般的に労務管理システムの多言語対応はカスタマイズが必要であったり、月額料金が非常に高額になることが多いのが現状です。
そのような中、Zoho Peopleは日/英含む24言語に対応しているにも関わらず、プレミアムプランでも1ユーザーあたり¥360 / 月という低コストにてご提供しています。
事例
Zoho People で多国籍な社員の人事管理業務を大幅に効率化
会社概要
「StellarStation」を開発・提供する株式会社インフォステラは、その革新的なビジネスモデルと高度な技術力により、国際的に高い評価を得ています。
課題
同社では社員の半数以上が外国籍であり、日本語を話せない社員も多く在籍しています。事業の特性から、今後もこの傾向は一層加速していく見込みです。
事業拡大に伴い社員数が増加する中で、従来の表計算ソフトを用いた人事情報管理には限界を感じていました。例えば、休暇の残日数に関しては、従業員一人ひとりと個別にやり取りを行う必要があり、コミュニケーションが煩雑化していました。
以前は国産の人事管理ソリューションを導入していましたが、英語表示が不十分で、日本語を理解できない新入社員のオンボーディング時には人事部が代理で入力作業を行わざるを得ず、人事システムが業務効率化につながっていないことが最大の課題でした。
人事システムの選定経緯
日本企業の製品は英語をはじめとする多言語対応が十分でない一方、外資系大手の製品は初期費用だけで数千万円もの見積もりを提示されていました。そのような中、Zoho People は初期費用無料で、ユーザーあたりの月額料金も非常に低コストである上に、日本語や英語を含む多言語に対応している点が、導入の決め手となりました。
導入結果
全員に平等に就業規則に従った休暇日数が割り当てられて管理されていることが明確になり、個々人がきちんと申請して承認される状態が人事システムによって実感できる状態が実現されました。本事例は、適切な人事システムの導入により外国人雇用の労務管理課題を解消し、効率化と情報の一元管理を実現した代表的なケースと言えるでしょう。
外国人従業員の労務管理に役立つZoho People の機能一例
従業員情報の一元管理
従業員データベース管理システムにより、データ収集と安全な保管を合理化します。在留資格や雇用契約などを一元管理し、外国人従業員の労務管理を簡略化可能です。
休暇のリクエストと承認
Zoho People を使えば、問い合わせ内容はあらかじめ設定された問い合わせカテゴリーに従業員はWebやZoho のモバイルアプリを通じてどこからでも有給休暇をリクエスト可能です。承認を依頼するメールとプッシュ通知がマネージャーに自動で送信されます。
ドキュメント管理
多言語版の雇用契約書や労働条件通知書など、人事関連文書すべての管理と共有を大幅に効率化します。多言語版の雇用契約書や労働条件通知書などご用意いただき、人事関連文書の保管・管理・共有を効率化します。
従業員からの問い合わせ管理
従業員はWebやモバイル端末から人事部門に対して問い合わせできます。
問い合わせ内容はあらかじめ設定された問い合わせカテゴリーに応じて分類され、適切な担当者に割り当てられます。外国人従業員向けのFAQを作成することも可能です。
Zoho People のインターフェイスは、説明不要で誰でも使えます。かんたんで直感的なZoho People を使用するために、IT知識は必要ありません。そのため、いわゆる「ひとり人事」の業務負担に悩む担当者の最初の人事システムとしても、最適です。
ぜひ、無料トライアルでZoho People の優れた機能をお試しください。
「どのプランが適しているか分からない」「契約前に確認したい
ことがある」などお気軽にお問い合わせください。