Netoplay、Zoho People の活用で人事業務の負荷を40％削減

課題

同社の人事業務は複数のプラットフォームに分散していました。従業員データや個人ファイルはMegaに保存される一方で、勤怠管理、休暇管理、各種書類管理といった中核的な人事業務はExcelスプレッドシートに依存し、手作業で更新されていました。これらのツールは使い慣れていて信頼できるものでしたが、不要な複雑さを生んでいました。また、相互に連携していなかったため、更新のたびに複数のプラットフォームで同じ作業を何度も手動で行う必要がありました。将来的な事業拡大を見据え、約50名の従業員に関する現在の人事業務を効率化するため、Netoplayは分断された仕組みに代わる、よりスマートで統合的なソリューションを求めていました。

ソリューション

すでに社内で Zoho Mail を導入していたことから、別の Zoho ソリューションへ移行するのは自然な次の一手でした。Netoplayは、クラウド型の人事ソリューションである Zoho People の導入を決定しました。これにより、同社のメールプラットフォームとのシームレスな連携と、すべての人事機能を一元管理できる仕組みという、2つの大きなメリットを得られました。導入を円滑かつ効率的に進めるため、同社はミッドマーケット企業や大企業向けの Zoho 導入を専門とする認定パートナー、Tamayoに支援を依頼しました。導入プロセスは約1か月で完了し、Netoplayの人事業務全体がZoho People 上で運用されるようになりました。

システムの本格稼働後、同社はプラットフォームに備わる自動化機能とセルフサービス機能を活用して、中核的な人事業務を支えています。たとえば休暇申請は、申請から承認までをプラットフォーム上で直接行い、自動で処理されるため、最小限の手作業で休暇日数が給与計算に正確に反映されます。Zoho People ではさらに、組織図、社内ポリシー、お知らせ、契約書や重要書類を含む個人ファイルにも、各従業員が使いやすい一元化された画面から直接アクセスできます。

「調査を進めるうちに、Zoho People には使いたい機能が次々に見つかりました。唯一の懸念は、導入プロセスが長く複雑になることでした。しかし、現地パートナーのTamayoとZoho チームの支援により、全体の導入はわずか1か月で完了し、しかも効率的で手間のないものでした」

Melissa Rippa 氏
Netoplay人事部長

効果とROI

Zoho People プラットフォームの活用により、Netoplayは日々の業務を効率化しながら、手作業による更新への依存を減らす人事管理体制を構築しました。自動化されたプロセスとトラッキングにより、これまでデータ入力に費やしていた時間は40％削減されました。社内のお知らせ、従業員情報、社内ポリシーにかんたんにアクセスできるようになったことで、社内コミュニケーションと情報共有も改善されています。さらに、関連資料の自動配布によってオンボーディングに要する時間は30％短縮され、マネージャーと従業員の双方向フィードバック機能により、人事評価はより透明で体系的なものになりました。

「単に人事業務を効率化できたというだけではありません。Zoho People によって、スプレッドシートや承認作業に費やしていた多くの時間と手間を取り戻すことができました。そのおかげで、ようやく本当に大切なこと、つまり仲間をしっかり支え、一人ひとりがベストを尽くせる環境づくりに集中できるようになりました」

Melissa Rippa 氏
Netoplay人事部長

今後の展望

NetoplayはZoho People の導入成果に満足しており、今後も人事部門の運営基盤として活用していく予定です。現時点ではソフトウェア構成にZoho 製品をさらに追加する予定はありませんが、他の業務機能を支援できる新製品や新機能の動向を継続的に把握し、将来的な拡張の可能性に備えています。