人事業務のペーパーレス化と一元管理を実現。オンボーディングや各種申請の自動化により、人事部門の負担軽減と業務効率化を達成｜Invictus Education Group導入事例

Invictus Education Groupは、アフリカを代表する民間の職業教育・訓練ネットワークとなることをビジョンに、2014年に設立されました。学生が安定した就業機会を得られるよう、教育とスキル習得を通じて支援することを目的としています。
実務に基づいた実践的な学習、革新的な教育手法、オンラインを重視したアプローチにより、学生は必要な経験を身につけ、即戦力として社会に出られる状態で卒業できるよう設計されています。

Invictus Education Groupは、International Hotel SchoolおよびSAE Creative Media Instituteといった教育機関に加え、Summitという法人向け研修事業を展開しています。
現在、8つのキャンパスと3つの地域オフィス、さらにオンライン教育部門を擁し、260名の熱意あるチームメンバーが在籍しています。設立以来、これまでに 50,000人以上 の学生および法人向け受講者の教育・研修を行っており、そのうち 直近5年間で30,000人 を支援してきました。
Invictus Education Groupは、掲げるビジョンの実現に向けて着実に歩みを進めています。

課題

Invictus Education Groupでは、従業員の一部が完全にリモートワークで勤務し、一部は学生を支援するためにキャンパスに常駐、さらに別のメンバーは、より多くの人に教育を届けるためにキャンパス間を移動しながら業務を行っていました。こうした多様な拠点と役割を抱えるなかで、同社にとって最大の課題は、人事業務を一元化し、物理的な距離を越えて従業員とマネジメントをつなぐ組織文化を構築することでした。

「当時の人事プロセスや管理業務は、Excelシートや書類棚、そして大量の紙の申請書に依存していました。毎週、データを手作業でまとめるだけで、ほぼ1日を費やしていたのです。従業員がさまざまな場所で働いている状況では、この管理方法は非効率でした。私たちは体制を見直し、より効率的な運用を実現したいと考えていました」と、Invictus Educationの導入責任者であるCarmen Botes氏は語ります。

導入の決め手

Invictus Education Groupでは、採用プロセスですでにZoho Recruit を利用していたこともあり、Zoho People の導入は自然な選択でした。

Zoho People の導入により、Invictus Educationは 完全なペーパーレス化を実現しました。セルフサービス機能をはじめ、休暇管理、パフォーマンス管理、学習管理、社内コミュニケーションまで、人事業務の全体をZoho People 上で一元管理しています。

新入社員が最初に直面しがちなのが、煩雑なオンボーディング書類です。新しい役割への期待感が削がれ、負担に感じてしまうことも少なくありません。Zoho People では、電子署名に対応したステップバイステップのオンボーディングプロセスにより、従業員にとって負担の少ない体験を提供しています。

「美しく機能的なオンボーディングポータルが、新入社員にとってスムーズなスタートを実現してくれます。初日の負担を軽減し、リモート勤務の場合でも快適な体験を提供できています」とCarmen Botes氏は語ります。

Zoho People 導入以前は、休暇申請のような基本的な業務でさえ、台帳やExcelシートを使った手作業で行われていました。現在では、Invictus Educationのチームは日々の業務をセルフサービスで完結できるようになっています。多くの従業員が、このセルフサービス機能のためにZoho People のモバイルアプリを積極的に活用しています。さらに、モバイルポータルとデスクトップアプリの両方を通じて、部門責任者やチームリーダーは、メンバーの管理をより容易に行えるようになりました。

また、Invictus Educationの各チームは、Zoho People の 高いカスタマイズ性を最大限に活用しています。不正行為を防ぐ業務フロー、財務調達システム、専門的なレポーティング機能などを構築し、自社の要件に合わせてZoho People を柔軟に最適化しています。

「私は以前からZoho のファンですが、要件に合うかどうかを確認するため、他のソリューションも検討しました。そのなかで、Zoho People は優れたカスタマイズ性により、最も高評価でした。必要なカスタムプロセスを、文字どおり自由に構築できます。これほど柔軟な製品には、これまで出会ったことがありません。コストパフォーマンスの面でも非常に優れています」

— Carmen Botes氏（導入責任者、Invictus Education Group）

導入効果と ROI

Zoho People の導入後、Invictus Educationでは、従業員の利用率が100％ に達しました。
「従業員は自分の情報を主体的に管理できるようになり、すべての申請や処理には後から参照可能なデジタルの記録が残ります。Zoho People の導入によって、人事部の負担は大きく軽減されました」とBotes氏は語ります。

Zoho People は、安全な権限管理のもと、適切な人が必要な情報にアクセスできる信頼性の高い環境を提供しています。以前は、Invictusの人事スタッフがデータを収集・分析し、人事レポートを作成するまでに約10時間もかかっていました。現在では、Zoho People によって自動生成されるレポートをすぐに利用できるため、時間と労力の削減につながり、意思決定の質も向上しています。

「Zoho People は、COVID-19の期間中、全員を同じ基盤につなぎ、事業を継続するうえで大きな支えとなりました。また、Zoho には大きな安心感があります。項目単位でアクセス権限を細かく制御できるため、見るべきでない情報が誰かに表示されることはありません。この点は、私たちにとって非常に大きな安心材料です」とCarmen Botes氏は話します。

今後の展望

Zoho People の活用により、Invictus Education Groupの人事チームは、管理業務に費やす時間を減らし、従業員エンゲージメント施策により注力できるようになりました。
さまざまな導入効果と、向上した従業員体験を背景に、同社は今後もZoho People の活用を継続し、Zoho 製品内での新たな可能性を探りながら、人事プロセスをさらに強化していく考えです。

Invictus Education Group導入事例

  • 業種：教育
  • 従業員数:100～500名
  • ビジネス：B2B,B2C