共有メールアカウントの作成

新しい共有メールアカウントを作成するには、以下の手順に従ってください。

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［グループ］を選択します。
2. ［共有メールアカウント］を選択して、［作成する］をクリックします。［共有メールアカウントを追加する］画面が表示されます。
   
3. 希望のグループ名やメールアドレスを入力します。説明やプロフィール写真を追加することもできます。
4. ［グループにメールを送信できるユーザー］で、受信トレイの種類を選択します。
   • 誰でも ： 公開グループ 
     • 誰でもグループにメールを送信できます。
     • すべてのメールはすべてのグループメンバーに送信されます。 
   • 組織のメンバー： 組織グループ 
     • 同じ組織のメンバーのみがグループへのメールを送信できます。
     • このグループに他のユーザーがメールを送信する場合、［メールの管理］セクションで選択した設定に基づいて、送信者へのメールを承認／送信制限できます。
   • グループメンバー： 非公開グループ
     • グループメンバーのみがグループへのールを送信できます。
     • このグループに他のユーザーがメールを送信する場合、［メールの管理］セクションで選択した設定に基づいて、送信者へのメールを承認／送信制限できます。 
   • グループ管理者のみ ： 制限グループ
     • グループの管理者のみが、グループへのメールを直接送信できます。 
     • 他のユーザーがこのグループにメールを送信すると、メールは承認対象となります。ただし、個々のメンバー／管理者の権限は、［メンバー］セクションで、カスタマイズすることもできます。詳細については、グループの管理者をご参照ください。
5. ［続ける］をクリックします。［メンバーを選択する］ページが表示され、共有メールアカウントにメンバーを追加します。
   
6. ［＋追加する］をクリックして、組織のメンバーを共有メールアカウントに追加するための優先方法を選択します。
   • 検索して組織のユーザーを追加する
   • 組織のすべてのユーザーを追加する
7. 必要に応じて、ユーザーの役割をモデレーターに変更して、［作成する］をクリックします。
   

希望するメールアドレスと選択したユーザーとの共有メールアカウントが作成されます。以下に表示した通り、グループメンバーはメールアカウントに共有メールアカウントを表示できます。

あるいは、グループページから共有メールアカウントを作成することもできます。

共有メールアカウントのエクスポート

1. Zoho Mail管理画面にログインして、画面左側の［グループ］を選択します。
2. ［共有メールアカウント］を選択して、［エクスポートする］をクリックします。
3. すべての共有メールアカウントをエクスポートするには、［すべてのグループをエクスポートする］を選択します。あるいは、個別のグループを手動で選択して、［エクスポートする］をクリックしてエクスポートします。
4. 名前、説明、メールアドレス、エイリアスアドレス、アクセス権限、会員総数などのグループ詳細は、標準でエクスポートされます。ただし、グループメンバーのメールアドレスは含まれません。
   • ［メンバーとエクスポートする］チェックボックスにチェックを入れると、メンバーと一緒にグループをエクスポートできます。メンバーと一緒にエクスポートする場合、個別グループの詳細と複数のファイルをエクスポート（ZIP）、または、すべてのグループの詳細と1件のファイルをエクスポート（CSV）することができます。
   • ［パスワードで暗号化する］チェックボックスにチェックを入れると、暗号化に使用するパスワードを入力して、ダウンロードファイルを暗号化することができます。
5. ご希望のオプションを選択後、［エクスポートする］をクリックします。
   

完了すると、エクスポートが予約設定されます。また、エクスポートファイルのダウンロードリンクが記載されたメールが送信されます。複数のグループを手動で選択し、エクスポートすることもできます。

フィルター

共有メールアカウントページからメール一覧をフィルターすることができます。上部メニューから［フィルター］オプションをクリックして、グループの一覧を以下に基づいて絞り込みます。

• 承認待ちのグループ
• ブロックされたグループ

削除

［共有メールアカウント］一覧ページから、共有メールアカウントを削除できます。一つのグループを削除するには、削除したいグループにカーソルを合わせて、削除アイコンをクリックします。

複数のグループを削除するには、削除するグループを選択して、上部メニューから ［削除する］ボタンをクリックします。

共有メールアカウントのブロック／ブロックの解除

共有メールアカウントを選択し、［ブロックする］をクリックすると、受信／送信権限をブロックできます。同様に、一覧からブロックされた権限（「ブロック」をフィルター機能にも使用できます）を持っているグループを選択し、上部メニューから［ブロックを解除する］をクリックすると、グループの受信／送信メールを許可できます。 

列の管理

1. ［列を管理する］機能を使用すると、［共有メールアカウント］に表示した列をカスタマイズできます。標準では、次の列は表示から削除できません。
   • 名前とメールアドレス
   • その他の操作
   ​
2. カスタマイズするには、画面右上の［列の管理］アイコンをクリックし、一覧から列を選択または選択解除します。
   • アクセス段階
   • メンバー数 
   • 承認
   • ブロックのステータス

共有メールアカウントの設定

設定ページから共有メールアカウントのその他の設定を表示、管理、変更できます。詳細については、ヘルプページの一般設定をご参照ください。