支払いの受領
一般的なビジネスプロセスとして、販売や契約が成立した後、請求書を発行し、顧客から支払いを受けます。Zoho Invoiceでは、顧客に請求書を送付するだけでなく、顧客からの支払いを受領することも可能です。顧客からの支払いに対する処理や記録を行うための機能が備わっています。
請求書の詳細ページから、支払い方法を設定できます。Zoho Invoiceでは、オンライン決済(インターネット上での決済処理)とオフライン処理(現金や小切手)で支払いを受領できます。
オンライン決済
顧客からオンライン上での支払いを受け取るには、決済サービスを設定する必要があります。決済サービスの設定を完了した後、請求書の詳細ページで [変更] をクリックすると、対象の決済サービスが有効になります。
顧客は、メールで送信された請求書に対して、次の2つの方法でオンライン支払いを行うことができます。
1. 公開リンクによる支払い
公開リンクとは、「請求書をリンクで共有」のオプションで共有されるリンクのことで、顧客に送信されるメールからアクセスできるリンクです。顧客はこのリンクにアクセスして請求書を開き、[今すぐ支払う] ボタンをクリックすることで、対象の請求書に対する支払いを行うことができます。
また、ページの上部にある [今すぐ支払う] リンクを通じて、すべての未払い請求書に対する支払い処理が可能です。リンクをクリックすると、支払いページに移動します。顧客はそこで認証情報を入力し、オンライン支払いを行うことができます。
ヒント:オンライン決済に対応しない請求書がある場合、公開リンクから未払い請求書に対する支払いが行えるのは、オンライン決済対応の請求書のみが対象になります。
2. 顧客ポータルでの支払い
専用の顧客ポータルがある場合、顧客は顧客ポータルで請求書の詳細を確認し、支払いを行うことができます。顧客ポータルで表示される請求書で [今すぐ支払う] をクリックすると、支払いページに移動します。顧客はそこで認証情報を入力し、オンライン支払いを行うことができます。
オフライン決済
Zoho Invoiceでは、発行した請求書に対して、オフライン支払いの受領と記録を行うことができます。一部のみの支払いの記録も可能です。
ヒント:現金支払いや銀行振込など、決済サービス経由以外で受領した支払いは、Zoho Invoiceでオフライン支払いとして認識されます。
アドバイス:銀行振込による支払いを受けるために、自社の銀行口座情報を請求書のテンプレートに追加することをお勧めします。
オフライン支払いを記録するには:
- 左側のサイドバーの [請求書] タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
- 支払いを記録する請求書を選択してください。
- 右上にある [支払いの記録] ボタンをクリックしてください。
- 受領額と銀行手数料(オプション)を入力してください。
- 受領額から差し引かれた源泉徴収税を記録するには、[源泉徴収税について]の項目で [はい、源泉徴収税です] を選択し、対象の金額を入力してください。
- 支払い日と支払い方法を選択してください。
- 新しい支払い方法をリストに追加するには、[支払い方法] のドロップダウンの [+ 決済方法の設定] をクリックしてください。
- 必要に応じて、支払いに関連する参照番号とメモを入力してください。
- (任意)ファイルを添付するには、[ファイルのアップロード] のドロップダウンをクリックしてください。
- デバイスからファイルをアップロードする場合は、[デスクトップから添付] を選択してください。
- オンラインドライブからファイルをアップロードする場合は、[クラウドから添付] を選択してください。
- お礼状のメールを送信する場合は、[この支払いについての確認・お礼メールを送信する] にチェックを入れてください。[支払いの記録] をクリックするとすぐに送信されます。
- [支払いの記録] をクリックしてください。
下書き請求書の支払い記録
Zoho Invoiceでは、下書きのステータスの請求書に対しても、支払いを記録できます。下書きの請求書に対して支払いを記録することは、顧客がその請求書を受理したうえで支払いを行なったことを意味します。そのため、支払いを記録する前に、対象の請求書を発行済みのステータスに変換する必要があります。請求書を「送信済み」に設定することで、請求書のステータスは発行済みとして自動的に更新されます。上記について、チャールズの例で説明します。
シナリオ: チャールズは、下書きで保存した請求書を印刷して、顧客に引き渡します。顧客から現金で支払いを受けた後、チャールズはZoho Invoiceで支払いを記録しようと考えます。そこで彼は、[支払いの記録]ボタンを直接クリックし、請求書のステータスを「送信済み」にすることを了承して、支払いの記録を遂行します。
下書き請求書の支払いを記録するには:
- 左側のサイドバーの [請求書] タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
- 支払いを記録する下書きの請求書を選択してください。
- 右上にある [支払いの記録] ボタンをクリックしてください。
- 請求書のステータスの変更についての確認を求めるポップアップが表示されます。[OK] をクリックして、ステータスを下書きから送信済みに変更してください。[次から表示しない] オプションにチェックを入れると、今後のすべての支払い記録で、請求書のステータスが自動的に送信済みに変更されます。
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受領額と銀行手数料(オプション)を入力してください。
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受領額から差し引かれた源泉徴収税を記録するには、[源泉徴収税について] の項目で [はい、源泉徴収税です] を選択し、対象の金額を入力してください。
-
支払い日と支払い方法を選択してください。
- 新しい支払い方法をリストに追加するには、[支払い方法] のドロップダウンの [+ 決済方法の設定] をクリックしてください。
-
必要に応じて、支払いに関連する参照番号とメモを入力してください。
-
(任意)ファイルを添付するには、[ファイルのアップロード] のドロップダウンをクリックしてください。
- デバイスからファイルをアップロードする場合は、[デスクトップから添付] を選択してください。
- オンラインドライブからファイルをアップロードする場合は、[クラウドから添付] を選択してください。
-
お礼状のメールを送信する場合は、[この支払いについての確認・お礼メールを送信する] にチェックを入れてください。[支払いの記録] をクリックするとすぐに送信されます。
-
[支払いの記録] をクリックしてください。
請求書への前払金の適用
前払金請求書は、製品やサービスを納品する前に、顧客から前払いを受けたときに作成します。請求書を発行する際、受領した前払い金額を請求書に適用し、請求残高を減額することができます。詳細については、「前払金請求書」をご参照ください。
アドバイス:請求書に前払金請求書を適用する前に、その顧客に対して前払金請求書が作成されていること、またそれに対して支払いが記録されていることを確認してください。
請求書に前払金請求書を適用するには:
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左側のサイドバーの [請求書] タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
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前払金請求書を適用する請求書を選択してください。
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請求書セクションの上部にある [今すぐ適用] をクリックすると、利用可能な前払金が請求書に適用されます。このオプションは、利用可能な前払金が存在する場合のみに表示されます。
- ポップアップで、請求書に適用する金額を入力してください
- [前払金の適用] をクリックしてください。
前払金が適用され、請求書の残額が相当に減額されます。
請求書への貸方票の適用
Zoho Invoiceにおいて、貸方(クレジット)は顧客への支払い義務を意味します。Zoho Invoiceでは、顧客への貸方を貸方票(クレジットノート)として記録し、既存または今後の請求書に適用できます。
請求書に貸方票を適用するには:
- 左側のサイドバーの [請求書] タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利 用すると、すぐに請求書 タブに移動できます。
- 貸方票を適用する請求書を選択してください。
- 請求書セクションの上部にある [今すぐ適用] をクリックすると、利用可能な貸方票が請求書に適用されます。
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ポップアップで、請求書に適用する金額を入力してください。
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[適用] をクリックしてください。
入金
顧客の支払いを記録すると、請求書セクションに入金情報として表示されるとともに、左側のサイドバーにある [入金] モジュール内に更新されます。
Zoho Invoiceでは、[請求書]モジュールから、受領した支払いの編集または削除を行うことができます。支払い受領の記録を編集または削除するには、以下の手順に従ってください。
- 左側のサイドバーの [請求書] タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
- 支払い受領の記録を編集または削除する請求書を選択してください。
- 請求書セクションの上部に表示されている [入金] をクリックしてください。
- 対象の支払いの記録の欄で、鉛筆(編集) アイコンをクリックして支払いを編集するか、ごみ箱(削除) アイコンをクリックして支払いを削除してください。