請求書の管理

Zoho Invoiceでは、請求業務に関するさまざまな操作を1か所で管理できます。請求書の履歴の確認、コメントの追加、書類のダウンロード、印刷、メール送付、関連ファイルの添付のほか、多岐にわたる機能が用意されています。Zoho Invoiceでよく使われる請求業務の操作について、以下の一覧から見ていきましょう。

一般的な請求処理

請求書の操作	説明
請求書の編集	請求書を編集し、内容を更新できます。顧客に送信済みの請求書を編集する場合は、あらためて送信する必要があります。
請求書のPDFダウンロード	請求書をPDF形式でダウンロードできます。
請求書の印刷	請求書を印刷し、顧客に送付したり、手渡ししたりできます。
請求書のメール送信	請求書をメールで顧客に送信します。
請求書へのファイルの添付	取引に関連する必要なファイルを対象の請求書に添付できます。
請求書の郵送	請求書を郵便で送付する郵送サービス機能です。
請求書をリンクで共有	請求書をリンクとして共有します。リンクを持つすべての人が請求書にアクセスできるようになります。
貸方票の作成	顧客に支払うべき金額や債務がある場合に、貸方票（クレジットノート）を作成できます。
請求書の複製	既存の請求書をそのままコピーして新しい請求書を作成したい場合、請求書を複製できます。
請求書の無効化	請求書を帳簿に記載せずに、記録だけを残したい場合は、無効化することができます。
納品書の印刷	納品書を印刷して、商品とともに顧客へ送付します。
内容明細票の印刷	内容明細票を印刷して、出荷する商品に添付します。
請求書の削除	Zoho Invoice上で請求書の記録を削除したい場合は、この操作を実行します。
請求書のエクスポート	Zoho Invoice内の請求書のデータをエクスポートできます。
下書きの請求書に対する処理

請求書の操作	説明
請求書を送信済みとして設定	請求書のステータスを下書きから送信済みに変換することができます。
未決済請求書に関する処理

請求書の操作	説明
支払いリマインダーの送信	支払いが遅延している場合に、顧客に支払いリマインダーを送信して、すぐに支払いを行うように依頼できます。
支払予定日の設定	顧客が支払日について事前に通知している場合は、請求書の支払予定日として記録できます。
リマインダーの停止	顧客に送信されるすべての支払いリマインダーを停止します。
請求書の損金処理	支払いの可能性が低い、回収の見込みがない請求書を損金処理できます。

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履歴とコメント

請求書の詳細セクションの上部にある ［コメントと履歴］ で、請求書の操作の簡易履歴を表示できます。請求書に対して行われたすべての操作と実行者を確認できます。また、請求書に関連する今後に有用な情報の記録など、必要に応じてコメントを追加することも可能です。

請求書へのコメントの追加

コメントを追加するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. コメントを追加する請求書を選択してください。
3. 請求書セクションの右上にある ［コメントと履歴］ をクリックして、コメントを入力してください。
4. 対象の顧客の顧客ポータルを有効にしていて、ポータル上でコメントを表示したい場合は、［顧客ポータルにコメントを表示する］ にチェックを入れてください。
5. ［コメントの追加］ をクリックしてください。

請求書のPDFダウンロード

Zoho Invoiceでは、請求書をPDF形式で簡単にダウンロードできます。ハードコピーとして印刷することも可能です。社内外への情報共有や記録保持に活用できます。

請求書をPDFとしてダウンロードするには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。

2. PDFとしてダウンロードする請求書を選択してください。

3. 上部にあるPDFアイコンをクリックすると、対象の請求書がPDFファイルとしてデバイスに保存されます。「d」 のショートカットキーでも操作できます。

請求書の印刷

Zoho Invoiceから請求書を印刷できます。

請求書を印刷するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. 印刷する請求書を選択してください。
3. 上部にある印刷アイコンをクリックしてください。「p」 のショートカットキーでも操作できます。
4. 必要な設定を選択して、［印刷］ をクリックしてください。

請求書のメール送信

請求書をメールで送信し、関係者と共有できます。

請求書をメールで送信するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. メールで送信する請求書を選択してください。
3. 上部にあるメールアイコンをクリックすると、メール送信のテンプレートが表示されます。「m」 のショートカットキーでも操作できます。必要に応じてメールの内容を編集してください。
4. 送信先のメールアドレスを確認して、 ［送信］ をクリックしてください。

請求書へのファイルの添付

Zoho Invoiceでは、請求書に他のファイルや資料を添付できます。

請求書にファイルを添付するには：

1.左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。

2. ファイルを添付する請求書を選択してください。

3. 請求書セクションの右上にある ［ファイルの添付］ をクリックすると、ポップアップが表示されます。

• クラウドからファイルをアップロードする場合は、［クラウド］ を選択してください。該当のクラウドストレージからファイルを選び、［添付］ をクリックしてください。
  
• ［ドラッグ&ドロップ］ を選択すると、ローカルデバイスからファイルをアップロードできます。

請求書をリンクで共有

Zoho Invoiceでは、請求書をURL（リンク）として顧客と共有できます。顧客は該当のURLにアクセスするだけで、請求書を閲覧できます。

請求書をリンクとして共有するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. リンクとして共有する請求書を選択してください。
3. 請求書セクションの上部バーにある ［共有］ をクリックしてください。

［表示設定］ のドロップダウンで、［公開］ または ［非公開＆安全］ を選択できます。

• 公開 - リンクのアクセス権を得たすべての人が請求書を表示できます。［リンクの期限］ で、対象のリンクの有効期限を設定できます。有効期限が過ぎると請求書は入手できなくなります。有効期限を設定した後、［リンクの作成］ をクリックするとリンクが生成されます。有効なリンクを無効にしたい場合は、［すべての有効なリンクを無効にする］ をクリックします。

• 非公開＆安全 - 顧客ポータル経由で、顧客とその連絡先担当者に請求書のリンクが送信されます。ポータル上で非公開で閲覧できます。

メモ：［非公開＆安全］ を選択した場合、取引は顧客ポータル経由でのみ共有できます。対象の顧客とその連絡先担当者のメールアドレスが登録されていること、およびそのすべてに対して顧客ポータルを有効にしていることを確認してください。

請求書を送信済みとして設定

請求書を顧客に送信すると、請求書は「送信済み」と設定されますが、未送信の請求書を送信済みとして設定することも可能です。

請求書を送信済みとして設定するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. 送信済みとして設定する下書きの請求書を選択してください。
3. ［送信済みにする］ ボタンをクリックしてください。

支払いリマインダーの送信

Zoho Invoiceでは、請求書の支払い期限が過ぎている場合に、顧客へリマインダーメールを送ることが可能です。

支払いリマインダーを送信するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. 支払いリマインダーを送信する請求書を選択してください。
3. 請求書セクションの上部バーにある ［リマインダー］ のドロップダウンから ［今すぐ送信］ を選択してください。
4. メールの内容を編集し、［送信］ をクリックしてください。リマインダーメールが顧客宛てに送信されます。

Zoho Invoiceでは、各顧客にリマインダーを手動で送信する代わりに、自動化することもできます。

支払予定日の設定

顧客が特定の日に支払いを行うことを事前に通知する場合があります。その場合、請求書の支払予定日を記録し、その当日の前または後に、自分や組織のユーザー宛てにリマインダーを送信するように設定できます。

支払予定日を設定するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書 タブに移動できます。

2. 支払予定日を設定する請求書を選択してください。

3. 請求書セクションの上部バーにある ［リマインダー］ のドロップダウンから ［次の決済日］ を選択してください。

4. 支払い予定日を選択して、メモ欄に詳細事項を入力してください。

5. ［保存］ をクリックしてください。

請求書のリマインダーの停止

請求書の支払い期限が過ぎても入金がない場合、顧客に支払いを依頼するリマインダーが送信されます。必要に応じて、まだ顧客に送信されていないリマインダーを停止することも可能です。

リマインダーを停止するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書 タブに移動できます。

2. リマインダーを停止する請求書を選択してください。

3. 請求書セクションの上部バーにある ［リマインダー］ のドロップダウンから ［リマインダーの停止］ を選択してください。

4. リマインダーの停止を確認するポップアップが表示されます。［OK］ をクリックしてください。

対象の請求書に関するすべてのリマインダーがすぐに停止されます。

繰り返し請求の作成

顧客が毎月または毎週など定期的に同じ商品を購入する場合、対象の請求書を繰り返し請求に変換できます。

繰り返し請求を作成するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。

2. 繰り返し請求にする請求書を選択してください。

3. 請求書セクションの上部バーにある3点リーダーアイコンをクリックしてください。

4. ［繰り返しにする］ を選択してください。新しい繰り返し請求の作成ページが開き、請求書の情報があらかじめ入力された状態で表示されます。

5. 繰り返しの頻度を設定し、［保存］ をクリックすると、繰り返し請求が作成されます。

繰り返し請求を設定すると、設定した定期的な間隔で、自動的に請求書が発行されます。詳細については、「繰り返し請求」をご参照ください。

貸方票の作成

商品の販売を行うなかで、顧客が返品を求める場合もあります。その場合、Zoho Invoiceでは、返品を処理するために、対象の請求書から直接、貸方票（クレジットノート）を作成して保存できます。貸方票を発行して、今後の請求書で相殺することも、顧客に返金することも可能です。

請求書から貸方票を作成するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。

2. 貸方票を作成する請求書を選択してください。

3. 請求書セクションの上部バーにある3点リーダーアイコンをクリックしてください。

4. ［貸方票の作成］ を選択し、ポップアップで ［OK］ をクリックしてください。新しい貸方票の作成ページが開き、顧客に対する貸方（クレジット）を記録できます。

5. 詳細を編集し、［保存］ をクリックしてください。

この貸方票は、対象の顧客の請求書に適用することも、顧客への返金として処理することも可能です。詳細については、「貸方票」をご参照ください。

請求書の複製

既存の請求書の情報を別の請求書に使用したい場合、複製機能を利用できます。請求書を複製することで、新しい請求書をすぐに作成でき、必要な項目を更新して保存できます。

請求書の複製を作成するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. 複製する請求書を選択してください。
3. 請求書セクションの上部バーにある3点リーダーアイコンをクリックしてください。
4. ［複製］ を選択してください。新しい請求書の作成ページが開き、複製元の請求書の情報があらかじめ入力された状態で表示されます。
5. 必要な変更を行い、［下書きとして保存する］ または ［保存して送信する］ をクリックすると、請求書が作成されます。

請求書の損金処理

業務を行ううえで、請求書の支払いを延滞する顧客や、一部の支払いしか行わない顧客が発生する場合もあります。その場合、Zoho Invoiceでは、未払い残高を損金処理することができます。請求書のステータスは支払い済みに変換されます。

請求書の損金処理を行うには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書 タブに移動できます。

2. 損金処理をする請求書を選択してください。

3. 請求書セクションの上部バーにある ［支払いの記録］ のドロップダウンをクリックしてください。

4. ［損金処理］ を選択してください。

5. 損金処理日を選択し、損金する理由を入力してください。

6. ［損金処理］ をクリックしてください。

請求書の無効化

請求書の内容が古くなっていても、記録として保持したい場合は、請求書を無効化できます。無効化した請求書はレポートなどに反映されません。

請求書を無効化するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. 無効にする請求書を選択してください。
3. 請求書セクションの上部バーにある3点リーダーアイコンをクリックし、［無効］ を選択してください。
4. 今後の参照のために、請求書を無効化する理由を入力してください。
5. ［無効にする］ をクリックすると、請求書が無効化されます。

納品書の印刷

納品書を印刷するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. 納品書を印刷する請求書を選択してください。
3. 請求書セクションの上部バーにある ［PDF/Print］（PDF／印刷）のドロップダウンから ［納品書の印刷］ を選択してください。納品書のプレビュー画面が表示されます。
4. ［印刷］ をクリックすると、納品書が印刷されます。

内容明細票の印刷

内容明細票を印刷するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. 内容明細票を印刷する請求書を選択してください。
3. 請求書セクションの上部バーにある ［PDF/Print］（PDF／印刷） のドロップダウンから ［内容明細票の印刷］ を選択してください。内容明細票のプレビュー画面が表示されます。
4. ［印刷］ をクリックすると、内容明細票が印刷されます。

請求書の削除

誤って作成した請求書や古い請求書を削除できます。支払い済みの請求書の場合は、支払いの記録を削除しておく必要があります。

請求書を削除するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。

2. 削除する請求書を選択してください。

3. 請求書セクションの上部バーにある3点リーダーアイコンをクリックし、［削除］ を選択してください。

4. 削除を確認するポップアップが表示されます。

5. ［削除］ をクリックすると、請求書が削除されます。

請求書のエクスポート

請求書のデータを別途保存したい場合は、請求書をエクスポートすることで簡単に処理できます。特定の期間を指定してエクスポートすることも可能です。CSV、XLS、XLSXの形式でエクスポートできます。

請求書をエクスポートするには：

• 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。

• 画面右上にある3点リーダーアイコンをクリックし、［請求書のエクスポート］ を選択してください。「alt + e」 のショートカットキーでも操作できます。

• すべての請求書をエクスポートするほか、［ステータスの選択］ で対象の請求書のステータスを指定することもできます。特定の期間の請求書をエクスポートする場合は、［日付の範囲］ で範囲を選択してください。

• 請求書の特定の項目のみをエクスポートする場合は、［エクスポートファイルの項目］ のドロップダウンから ［+ 新しく追加］ をクリックして、新しいテンプレートを作成してください。

  • テンプレート名を入力してください。
  • ［+ 新しい項目の追加］ をクリックして、エクスポートファイルで使用する項目を選択してください。
  • エクスポートファイルに表示される項目名は、必要に応じて変更できます。
  • ［保存して選択する］ をクリックしてください。

• ファイル形式（CSV、XLS、XLSX）を選択してください。
• ［エクスポート］ をクリックすると、エクスポートされたファイルがデバイスに保存されます

一括処理

Zoho Invoiceでは、複数の請求書に対して一括操作を実行することも可能です。送信済みの設定、PDF形式でのダウンロード、印刷、削除などを一括で行うことができます。

• 請求書を送信済みとして一括設定
• 請求書の一括メール送信
• 請求書の一括PDFダウンロード
• 請求書の一括印刷
• 請求書の一括削除
• 支払いリマインダーの一括送信

請求書を送信済みとして一括設定

複数の請求書を一括操作で送信済みとして設定するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. 送信済みとして設定する請求書のチェックボックスにチェックを入れてください。
3. 上部にある ［送信済みにする］ をクリックすると、選択したすべての請求書が送信済みとして設定されます。

請求書の一括メール送信

複数の請求書を一括操作でメールするには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. メールで送信する請求書のチェックボックスにチェックを入れてください。
3. 上部にあるメールアイコンをクリックしてください。確認のポップアップが表示されます。［送信］ をクリックすると、選択した請求書が各顧客宛てにメールで送信されます。

請求書の一括PDFダウンロード

複数の請求書を一括操作でPDFダウンロードするには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. PDFとしてダウンロードする請求書のチェックボックスにチェックを入れてください。
3. 上部にあるPDFアイコンをクリックすると、選択した請求書がPDFファイルとしてダウンロードされます。「alt + d」 のショートカットキーでも操作できます。
4. 適切な場所にファイルを保存しでください。

複数の請求書の印刷

複数の請求書を一括操作で印刷するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。

2. 印刷する請求書のチェックボックスにチェックを入れてください。

3. 上部にある印刷アイコンをクリックすると、選択した請求書を一括操作で印刷できます。「alt + p」 のショートカットキーでも操作できます。

4. 必要な設定を選択して、［印刷］ をクリックしてください。

複数の請求書の削除

複数の請求書を一括操作で削除するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. 削除する請求書のチェックボックスにチェックを入れてください。
3. 上部にある3点リーダーアイコンをクリックして、［削除］ を選択してください。
4. 削除を確認するポップアップが表示されます。［OK］ をクリックすると、選択した請求書が削除されます。

支払いリマインダーの一括送信

Zoho Invoiceでは、支払い期限超過の請求書に対して、一括でリマインダーを送信できます。

支払いリマインダーを一括送信するには：

1. 左側のサイドバーの ［請求書］ タブに移動してください。または、「shift + i」 のショートカットキーを利用すると、すぐに請求書タブに移動できます。
2. フィルターのドロップダウンをクリックし、［期限超過］ を選択してください。
3. 支払いリマインダーを送信する請求書のチェックボックスにチェックを入れてください。
4. 上部にある ［リマインダー］ をクリックしてください。
5. 選択した期限超過の請求書に対するリマインダーメールが各顧客宛てに送信されます。

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