エクセル/紙管理でよくあるお悩み顧客情報が社内のバラバラの場所・方法で散在
日々の営業活動において、重要な顧客情報が営業担当やチームごとに “様々な場所やフォーマットでバラバラに管理”
されている状態は、営業現場の生産性の低下や営業機会の損失を招く大きな要因となっています。
個人のパソコン
点在する保管場所
さまざまなフォーマット
- 欲しい情報がすぐに手に入らない
- 探すことに時間を取られる
- タイムリーに対応できない
- 顧客ニーズを把握できない
- 営業担当の生産性の低下
- 営業機会の損失
はじめの一歩検討を始めるなら、まず「いまのやり方」を見直す
エクセルや紙を用いた顧客管理を続けるか、それともCRMなどのツールに移行するか。
その判断をするためには、まず現在の業務フローや情報管理の状況を見直すことが大切です。
改善の余地があるポイントを整理することで、「なぜ移行すべきか」「何を改善したいのか」が見えてきます。
| 業務フロー・情報管理の見直し例 | ||
| 項目カテゴリ | 現状の課題 | 見直しの観点 |
| 保存形式 |
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| 管理項目の統一性 |
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| 更新フロー |
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| 情報共有 |
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| 引き継ぎ・属人性 |
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| 情報の整合性 |
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| 分析・活用 |
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「まず何から着手すべきか？」を整理しましょう
改善は一度にすべてを変える必要はありません。 まずは「必須」の施策から着手し、順次「できれば」「将来的に」の改善へと広げていくことで、リスクを抑えつつ確実に管理レベルを高めていくことが可能です。
必須
- クラウド移行・キーワード検索可能な形式
- 入力フォームの統一／記入ルールのシステム制御
- 一元的な共有場所の設定／編集履歴ログの導入
できれば
- アラート通知・ワークフロー連携
- 自動通知による最新情報共有
- マニュアル・標準化／ナレッジの共有
将来的に
- ダッシュボードでの可視化
- データ活用の仕組み化
- データをもとに行動つなげる
評価する「コストをかけて移行する」か、冷静に見極める
移行には一定のコストや工数がかかります。
一方で、今のやり方を続ければ、将来的な非効率やリスクが残り続ける可能性もあります。
「変えた方がいいのかもしれない。でも、今のままでも困っていない気もする」
そんな迷いがあるときは、移行によるメリットと、移行しないことによるデメリットの
両面を整理し、移行の必要性を冷静に見極めることが大切です。
効果として過小評価されがち
- 情報を一元管理できる
- 情報を一元管理できる
- 履歴が残り、更新が明確
- 自動化で業務が効率化される
- 検索・分析がしやすくなる
- セキュリティが強化される
- 拡張・連携がしやすくなる
特に見落としやすい隠れコスト
- 情報が分散・属人化する
- 担当変更時に混乱・漏れが発生しやすい
- 更新履歴が追えず、トラブル時に困る
- 手作業・メール中心で非効率が続く
- データは溜まるが活用できない
- 紙・個人PC管理による情報漏えいリスク
- 他ツールと連携しづらく活用範囲が限定される
あわせて読みたい：導入/移行によるコスト削減
結論自社に合った選択肢を、冷静に見極める
現状の整理や課題の整理ができたら、次に考えるべきは、「顧客管理の仕組み化の方向性」です。
一口に移行といっても、仕組み化の方向性にはそれぞれ特徴と制約があり、目的や体制よって適切な方法は異なります。
| 導入形態別の比較表：機能・柔軟性・コスト | ||||
| Zoho CRM | 表計算ソフト | 専門ソフト | フルスクラッチ | |
| 方向性 | コストをなるべくかけずに、 現状の仕組みのまま顧客データを整理 | コストをなるべくかけずに、 現状の仕組みのまま顧客データを整理 | コストを掛けて 業界・業務に特化した課題を解決する | 予算と時間を投入して、 自社の課題解決のための仕組みを導入する |
| 選ぶ状況 | よくある課題を低コストで解決し、 将来的な拡張性も持たせたい場合の選択肢 | 予算がほとんどなく、社内に ITリテラシーの高い人がいる場合の選択肢 | 解決すべき課題が明確で将来的な 拡張・カスタマイズが限定的な場合の選択肢 | 解決すべき課題が特殊で、 潤沢な予算と時間があるときの選択肢 |
| ニーズ対応 | 顧客管理、営業支援、マーケティングオートメーションなど幅広い機能を備え、幅広い業務に対応可能。 | シンプルな顧客情報の管理や基本的なデータ管理や分析が可能だが、メール送信などの直接のアクションにつながりづらい。 | 特定の業界や業務に特化した機能を備えているが、自社の課題にマッチしない部分は取り残される。 | 企業の独自の課題や業務に合わせた機能を搭載できる。 |
| 拡張性・外部連携 | 用意された汎用的な機能の中から、使いたい機能をいつでも自由に選んで活用できる。システム連携も得意。 | 基本的なデータ管理以上のことはできないことが多く、他のシステムとの自動連携も苦手。 | 特定の業界や業務に特化した機能以外の拡張性は低い。システム連携も限定的なことが多い。 | 用意された汎用的な機能の中から、使いたい機能をいつでも自由に選んで活用できる。システム連携も得意。 |
| 求められる体制 | 多くの企業で活用されている機能をもとに、試しながら活用を進めることができる。ユーザー部門が活用を進められる。 | 適切な管理項目の設定や運用ルールを自社で決めて、常に監視する必要がある。実は一番リテラシーや組織体制が求められる。 | 自社の業務とのマッチしている部分はそのまま導入できる。漏れた部分をどうするかの検討と解決のためのリテラシーや組織体制は必要。 | コストに見合うだけのビジネス上の要件整理やプロジェクト管理など、求められる組織体制やリテラシーが高くなる。 |
| 求められる体制 | 月額1,680円~の月額課金制で、利用するユーザーや機能に応じて料金が変動する。初期費用もかからず、すぐに導入できる。 | すでに支払い済みの場合、追加コストはなし。 | 初期導入費が高いだけでなく、カスタマイズやメンテナンス、サポートに追加の費用がかかる。 | システムをゼロから構築するため、多大な初期費用・運用コスト・カスタマイズ費用が必要。 |
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いまは移行しない現状を維持する選択もある
移行の必要性を検討した結果、「いまは移行しない」という判断に至ることもあるでしょう。その場合は、Excelや紙を活用した運用方法の中で、できる範囲での改善を模索することが現実的な選択です。
Excelでの顧客管理を学ぶ
Zoho ビジアカでは、Excelでもよりスムーズに顧客データを管理するための具体的な方法を解説しています。便利なテンプレートの提供に加え、その使い方についても丁寧に紹介しており、現状維持を選んだ場合の改善のヒントが得られます。
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