CRM/SFAを活用したターゲットリストの作成

「ターゲットリスト」と「営業リスト」はどう違うのか

「営業リスト」と聞くと、会社名・電話番号・担当者名が並んだExcelのファイルを思い浮かべる方も多いでしょう。こうしたリストは、情報を「持っている」という意味では価値があります。しかし、実際にはこのようなリストを使って架電やアプローチを行っても、それだけでは成果にはつながりません。

なぜなら、「誰でもいいからアプローチする」状態では、自社の商品やサービスを必要としていない相手に時間とエネルギーを費やすことになるからです。断られ続ける営業担当者のモチベーションは下がり、チームの生産性も落ちていきます。

「ターゲットリスト」とは何か

ターゲットリストとは、「自社の商品・サービスを必要としている可能性が高い見込み客を、一定の条件で絞り込んだリスト」のことです。

単なる連絡先の羅列ではなく、「なぜこの会社にアプローチするのか」という根拠が伴っている点が、一般的な営業リストとの最大の違いです。

戦略的なターゲットリストを持つことで、営業活動の質が上がるだけでなく、チーム全体で同じ情報を共有でき、成果の属人化を防ぐことができます。

ターゲットを絞り込む前に「自社の勝ちパターン」を知る

ターゲットを絞り込む際に最も信頼できる手がかりは、「過去に成約した顧客の共通点」です。

どんな業種の会社の、どんな役職の方が、どんな課題を抱えていたときに受注できたか。このような情報をまとめて振り返ることで、「自社の商品が最も刺さる相手」の輪郭が見えてきます。

このような「自社にとっての理想的な顧客像」を明確にイメージして営業リストの中から対象者を絞り込んでいくことで、効率的な営業アプローチを実現できるようになります。

理想的な顧客像を定義する4つの軸

理想的な顧客像を定義するときは、以下の4つの軸で整理すると考えやすくなります。

例えば、中小企業向けのクラウド型CRM/SFAツールを販売している会社であれば、理想的な顧客像は「従業員30～150名の製造業・サービス業で、営業部長または経営者が意思決定し、顧客情報の管理がExcelや紙で属人化しているという課題を持つ会社」のように定義できます。

データがない場合は「仮の理想像」から始める

これまでの顧客データや商談データが整備されていない状態の組織やCRM/SFAツールを活用して間もない場合には、「成約データがまだ少ない」「新しい商材で実績がない」という状況もありえます。

そのような状況では、仮の理想の顧客像を設定してアプローチを始め、3～6ヶ月後に実績データで見直す「仮説検証型」のアプローチが現実的です。

最初から完璧な理想像は必要ありません。「こういうお客さんに刺さりそうだ」という仮説を持って動き始めることが大切です。

「絞ること」への恐怖を乗り越える

大量にある営業リストから戦略的にターゲットを絞ることに対して、「アプローチ先が減ってしまう」、「チャンスを逃すのでは」という不安を感じる方は少なくありません。

しかし、ターゲットを絞ることで、提案の内容が相手の課題にピンポイントで刺さるようになり、結果として成約率が上がります。「全員に届けようとすると、誰にもメッセージが届かない」という逆説を、ぜひ意識してください。

ターゲットリストに必要な「情報項目」を決める

ここからは活用しやすいターゲットリストを作る際に管理すべき項目を具体的に見ていきましょう。既存のデータには含まれない項目があるかと思いますが、その場合にはわかる範囲で準備を進め、活用しながら項目を埋めてターゲットリストの精度を高めていくイメージを持っておきましょう。

管理すべき情報の4カテゴリ

ターゲットリストに何を載せるかは、営業活動の質を左右します。項目が多すぎると入力負荷で運用が続かず、少なすぎると判断材料が不足して、無駄なアプローチが増えてしまう可能性が高まります。

管理すべき項目としては、まずは以下の4カテゴリを基本として押さえておきましょう。

① 企業情報

• 会社名（正式表記）
• 業種・業界
• 所在地（本社・拠点情報）
• 企業規模（従業員数 または 売上規模）

② キーパーソン情報

• 担当者名
• 部署
• 役職（意思決定権の有無がわかるとより良い）
• 電話番号・メールアドレス

③ アプローチ履歴

• 初回接触日・手段（電話・メール・訪問など）
• アプローチの結果（興味あり・検討中・不要など）
• 最終接触日
• 次回アクション予定日

④ 温度感・ステータス

• 購買意欲レベル（後述のホット・ウォーム・コールド）

このような項目をターゲットリストとしてまとめておくことで、営業的なアプローチを行う際に、具体的な優先順位をもって、リストを絞り込んで活用することができるようになります。

入力ルールを最初に決めておく

管理すべき項目が明らかになったら、次は、情報の「入力のルール」を統一しておきましょう。どの担当者から見ても迷わず入力できるルールが定められていないと、データの入力内容がバラバラになり、後から集計・分析できなくなります。

入力ルールを定めるときに、特に注意すべきは以下の点です。

• 業種など、内容がある程度固定化できるカテゴリのような項目は「製造業」「建設業」など「選択式（プルダウン）」の入力項目とそて自由記述を避ける
• 企業規模などの情報は「従業員数ベース」か「売上規模ベース」のどちらかに統一する（自社にとってどのような規模感が重要なのかを決めておく）
• 見込み客や顧客の状態を管理するステータス項目は、「コールド⇒ウォーム⇒ホット」のように段階的な項目を意識する
• 最初から必須入力項目を増やしすぎない

最初から顧客に関する項目を完璧に埋めようとする必要はありません。「今の営業活動に必要な最低限の項目」から始めて、運用しながら追加していくのが現実的です。

ターゲット情報の収集方法

管理すべき項目を決まったら、具体的に社内外にある顧客情報を収集してターゲットリストを作成していきましょう。リストを収集する方法にはさまざまなものがありますので、自社の状況に応じて採用すべき手法を取捨選択できるとよいでしょう。

オンラインでの情報収集

企業の公式Webサイトは、最も手軽で信頼性の高い情報源です。会社概要ページから、会社名・所在地・業種・従業員数・代表者名などの基本情報を取得できます。

より網羅的に情報を集めたい場合は、業界データベース・企業情報サービスの活用も有効です。帝国データバンクや東京商工リサーチなどのサービスを使うことで、売上高・決算情報・資本関係なども取得できます。有料にはなりますが、ターゲットリストを短期間で整えたい場合にはコスト以上の効果が期待できます。

実際にはターゲットとなる組織を収集して、そこから電話やダイレクトメールなどのアプローチを行って、担当者の情報を収集するという別の方法を組み合わせてリストを作成していく流れになります。

オフラインでの情報収集

展示会・セミナーなどは、ターゲット企業のキーパーソンと直接つながれる貴重な機会となる可能性があります。

名刺交換だけで終わらせず、会話の中で得た「困りごと」や「課題感」をその場でメモしておいたり、会話した見込み客が協力的であればアンケート回答などをしてもらえるとよいでしょう。後でターゲットリストとしてまとめる際に、この一次情報が営業アプローチや提案の質を大きく左右することになります。

代表的なリストの収集方法をご紹介しましたが、他にも、組織内にある名刺情報、過去のセミナー参加者リストを収集する、有益なメールマガジンを発信して登録を促す、ホワイトペーパーやお役立ち資料を用意して、情報提供する代わりに個人情報とアプローチの許諾を得るなど、さまざまな手法があります。

情報収集時の注意点

収集した個人情報（担当者名・メールアドレスなど）の管理・利用は、個人情報保護法・特定電子メール法に従って行う必要があることに留意しましょう。

また、組織内に残っているいつ取得したのかがわからない古い情報（担当者異動・移転・古い部署名など）を使い続けると、顧客側の印象を損ねるリスクもあります。

情報を収集したらすぐにCRM/SFAツールへ登録する習慣をつけ、どのような経路で取得した情報なのか、現在も情報提供を必要としているのかなど、アプローチを行うたびに情報を更新することもターゲットリストを運用する上では大切です。

リストの「絞り込みと優先順位づけ」

ターゲットリストの収集ができて、一定数以上にリストが集まったら、活用していく流れになりますが、活用を始める前にリストの絞り込みが必要です。

例えば、1000件の企業・個人情報が入っていたとして、電話でアプローチする場合、その全員に同じタイミングで同じ対応をすることはできません。

限られた営業リソースの中で成果を出すには、「今すぐアプローチすべき相手」と「じっくり育てていく相手」を分けることが必要となってきます。

3段階の温度感分類

リードの優先順位づけにはさまざまな方法がありますが、まずは、以下の3段階で分類することから進めてみましょう。

まだ課題認識もない段階から具体的な商談設定を行っても、お互いに時間を浪費するだけの結果になってしまう可能性が高いです。

あくまでいま自社のサービスや商品を必要としている可能性がある顧客に適切な情報提供を行う目的で商談を設定する意識をもつようにしましょう。

優先順位をつける際に見るべき3つのポイント

先ほどの顧客の温度感以外にも、いくつかポイントがあります。

優先度が高いリードを見分けるには、温度感に加えて、以下の3点を確認します。

• 理想的な顧客との一致度：業種・規模・役職が自社のターゲット像と合っているか
• 行動履歴の有無：資料請求・セミナー参加・過去の問い合わせ歴があるか
• 接触のしやすさ：担当者の直接連絡先が取れているか

この3点が揃っているリードほど、アプローチの優先度を上げて動きます。

Zoho CRM でターゲットリストを作成する

ここからは、Zoho CRM を使って実際にターゲットリストを作成・管理する具体的な手順を説明します。

Zoho CRM の登録を行っていない場合には、まずは無料で利用できるトライアルにお申込みください。トライアルの申込手順は以下の記事に詳しく記載されています。

CRMとは～Lesson6 CRMの環境準備と導入ステップ～

Zoho CRM の「見込み客」タブとは

Zoho CRM には「見込み客」「取引先」「連絡先」など複数のタブ（情報を管理する単位・テーブル）がありますが、アウトバウンド営業でまだ取引のない新規の見込み客を管理する場合は、「見込み客」タブを使います。商談が進んで取引先として正式に登録するまでの段階を、このタブで一元管理するのが一般的です。

見込み客タブをカスタマイズする

まずは準備段階で検討した管理項目を追加・編集していきます。

Zoho CRM では見込み客の管理によく使われる項目（姓名、メールアドレス、電話番号、会社名、職位など）が最初から用意されていますが、自社独自の管理項目はカスタイズする必要があります。

カスタマイズの方法も、

• 項目を追加する
• 自社で使わない項目を削除する
• 選択肢の項目を自社に併せて編集する

などさまざまなことが可能です。自社で管理すべき項目の準備を最初にしておきましょう。

以下の動画では、項目の追加や編集などの操作方法をご覧いただけます。

既存リストをインポートする

すでにExcelや他のツールで管理している営業リストがある場合は、CSV形式でZoho CRM に取り込むことができます。

見込み客タブへのデータインポートの手順

1. Excelファイルを用意する
2. Zoho CRM で【見込み客】タブを表示
3. [見込み客を作成]ボタンの横の▼アイコンをクリック
4. [見込み客のインポート]を選択
5. CSVファイルをアップロード
6. Excelの列とインポート先となる CRMの項目のマッピング（対応付け）を設定
7. インポートを実行し、完了メッセージを確認
8. インポートに成功したデータ、スキップされたデータを確認し、場合によってはデータを修正して再インポートする

具体的な手順は以下の動画をご確認ください。

データのインポートは失敗しても、取り消し処理でもとに戻すことも可能です。

カスタムビューでターゲットリストを作る

カスタムビューは、各タブにおいて、「特定の条件に合う情報だけを絞り込んで表示する機能」です。

Excelのフィルター機能をより強力にしたものと考えてください。例えば「業種が製造業で、東京都にある会社だけを表示する」というビューを作ることができます。

このビューを営業リストとして利用することで、誰がどのタイミングでリストを見ても、常に最新の情報を表示させることが可能となります。

カスタムビューの作成手順

1. 【見込み客】タブをクリック
2. ビューの選択肢を表示させ、一番下にある[新しいカスタムビュー]をクリック
3. ビューの名前を入力（例：「アプローチリスト東京×製造業」）
4. 絞り込み条件を設定（例：業界＝製造業、都道府県＝東京都）
5. 表示する列（項目）を選択（会社名・担当者名・電話番号・ステータス・都道府県・業界など）
6. 共有対象を選択：組織内で共有する場合は、[すべてのユーザー]を選択
7. [保存]をクリック

作成したビューは、【見込み客】タブのビュー一覧に表示され、いつでも呼び出せます。「今週アプローチリスト」「ホットリード」「展示会接触済み」など、目的に合わせて複数のビューを作っておくと便利です。

ターゲットリストを運用・更新する

どれだけ精度の高いターゲットリストを作っても、更新されなければ「古い情報の塊」になってしまいます。担当者の異動、会社の移転、廃業など、企業情報は常に変化しています。作成したリストを継続的に使えるものにするには、運用のルールを最初に決めておくことが重要です。

アプローチのたびに情報を更新する

電話・メール・訪問を行った後は、その結果を必ず記録します。記録すべき内容は以下の5点です。

• いつ（接触日）
• 誰が（担当者名）
• 何をして（電話・メール・訪問など）
• 結果は（興味あり・検討中・不要・不在など）
• 次回は何を・いつするか（次回アクション予定）

Zoho CRM では、見込み客に紐づけて、通話履歴や訪問履歴を追加可能です。

見込み客タブの項目として管理すべき項目と、通話履歴のように別の情報として管理する方法がありますので、自社の組織の管理目的に沿った方法を選択しましょう。

月1回の棚卸しサイクルを作る

ターゲットリストの管理では、個別の対応履歴などを残すだけではなく、長期間反応がないリードの整理・整頓なども必要です。月1回などスケジュールを決めて、ターゲットリストの精度と鮮度を維持するようにしましょう。

具体的には以下のような内容を定期的に実行していきます。

• ターゲットリストからの除外：3～6ヶ月間まったく反応がない場合は「コールド」に分類し直し、中長期的なフォローを行うナーチャリング対象リストに移す
• 情報の鮮度チェック：担当者の名前・電話番号・メールアドレスを確認し、古い情報は更新または削除
• 新しい見込み客の追加：展示会・セミナー・紹介などで得た新規情報を定期的に追加
• リストからの成果を確認し、理想の顧客像などの見直しを行い、優先順位付けの定義も見直す

まとめ

本レッスンでは、効率的なアウトバウンド営業の起点となる「戦略的なターゲットリスト」の作り方を学びました。

ターゲットリストとは、ただの連絡先の羅列ではなく、「自社の勝ちパターン」に基づいて絞り込まれた、根拠のある見込み客リストです。

リストの見直しを行い、常に各営業担当者が最新の情報に基づいて営業アプローチを実践できる環境を整えましょう。

次のレッスンでは、作成したターゲットリストを使って、実際に営業アプローチを実践する方法を学びます。