案件管理とは？案件管理の基本と重要性

案件管理とは

案件管理は、営業プロセスの一部として、商談の進捗を追い、次に取るべきアクションを明確にする重要な取り組みです。営業担当者は案件ごとに進捗を追い、見込み客との関係を深めながら、最終的に成約に結びつけることを目指します。効果的な案件管理を行うことで、営業活動全体のパフォーマンス向上や売上増加が期待できます。

案件管理の管理項目

案件管理を行う際に重要なのは、商談の進捗を正確に把握するために必要な情報を整理しておくことです。この情報は、案件の進行をスムーズにし、適切なタイミングで次のアクションを取るために不可欠です。具体的な管理項目は以下の通りです。

これらの項目を管理することで、案件の進行状況を把握し、スムーズに次のアクションを実行することができます。

案件管理の目的と重要性

案件管理を行う主な目的は、営業担当者が商談の進捗を確実に把握し、最適なタイミングで次のアクションを取ることです。管理をきちんと行うことで、成約率の向上が期待できます。案件管理の目的は主に以下です。案件管理の目的は主に以下です。

• 商談の進捗状況を把握する
  案件管理を行うことで、商談のステータスを常に把握し、商談がどの段階にあるのかを明確にします。進捗状況がわかると、次に取るべきアクションがスムーズに決められます。特に複数の案件を同時に抱える営業担当者にとっては、進捗状況を適切に把握することは。優先順位の判断やフォローのタイミングを逃さないにも重要です。
• 商談の優先順位を決める
  すべての商談が同じ重要度で進むわけではありません。案件管理を行い、決裁者が明確で、購入意欲や予算がある案件、あるいは売上へのインパクトが大きい大型案件などを見極めることができれば、優先的にリソースを投入するなど、効果的なアクションを取ることができます。特に、BANT情報（Budget：予算、Authority：決裁者、Need：ニーズ、Timing：導入時期）などを整理しておくことで、案件の温度感や確度が定量的に判断しやすくなります。
• 売上を最大化する
  案件管理がしっかりできていると、営業活動が漏れなく、無駄なく進みます。例えば「提案後のフォローを忘れていた」「契約予定日を過ぎていた」といった機会損失を防ぐことで、受注率が安定し、売上の取りこぼしが減少します。また、失注した案件の情報も蓄積できるため、次回以降のアプローチや営業戦略の改善にもつなげることが可能です。
• 営業活動の見える化
  案件管理によって、個々の営業担当者がどのような活動をしているかが一目でわかるようになります。「どの案件が進んでいて、どこが停滞しているか」を把握することで、マネージャーのフォローや改善指示がしやすくなります。さらに、チーム内での共有が進むことで、情報が属人化せず、誰が引き継いでも対応できる“営業組織としての力”が底上げされます。

このように、案件管理の目的は単なる情報整理にとどまらず、商談の成功確率を高め、チーム全体で成果を出すための仕組みづくりにあります。特にBtoBなど、商談が長期化しやすく、関係者も多くなる業界では、誰が、いつ、どのような対応をしたかを正確に把握し、継続的にフォローすることが不可欠です。対応の漏れやタイミングのずれが信頼関係に直結するため、案件管理の精度がそのまま営業成果につながり、組織全体の営業力の差となって表れます。

案件管理を行わないと生じるトラブル

案件管理が行われていない、あるいはその管理が不十分な場合、営業活動においてさまざまな問題が発生する可能性があります。ここでは、案件管理をしっかりと行わないことで生じる主なトラブルと、それらの影響について説明します。

1. 商談の進捗が不明確になる

案件管理を行わないと、商談が現在どの段階にあるのかを把握できなくなります。進捗状況が把握できていないと、次に取るべきアクションが遅れ、適切なタイミングでのフォローができず、提案の遅れや放置によって商談のチャンスを逃す原因になります

また、どこで商談が停滞しているのかが不明なままだと、次の行動が決められず、何が必要なのかを明確にできないため、無駄な時間をかけてしまうことにもつながります。さらに、マネージャーにとっても、案件のボトルネックやチーム全体の進捗状況を把握できない状態では、的確なアドバイスやリソース配分が難しくなります。

結果として、支援のタイミングを逃したり、マネジメント判断の遅れによって、営業機会を損なうリスクも高まります。

2. 顧客のニーズを見逃す

案件が適切に管理されていないと、顧客が抱える新たなニーズや課題に気づかないことがあります。顧客のニーズは時間とともに変化しますが、継続的にフォローアップやコミュニケーションを取らなければ、顧客の関心が薄れたり、競合他社に先を越される可能性もあります。

また、定期的に進捗を管理しなければ、顧客が現在どのような課題を抱えているかを正しく理解できず、適切な提案や情報提供のタイミングを逃してしまいます。その結果、成約の可能性が下がり、商談が停滞・失注につながるリスクが高まります。

さらに、案件管理ができていないと、一度失注した案件に対しても、過去のやり取りやニーズを元に再アプローチする「掘り起こし施策」が行いにくくなります。

例えば、「過去に価格面で断られたが、予算が増えていそうなタイミング」や、「競合製品導入後の不満が出始める頃合い」に合わせた再提案は、管理された情報があってこそ可能になる営業戦略です。

3. 営業チームのコミュニケーション不足

案件管理が不十分だと、営業チーム内で情報共有がされず情報が分断され、チームメンバーが各案件について異なる認識を持ったまま動いてしまうリスクがあります。

例えば、同じ顧客に複数の営業が異なる提案をしたり、過去のやり取りを知らずに再アプローチしたりといった、非効率な営業活動やミスコミュニケーションが起こりやすくなります。こうした状況が続くと、営業活動の一貫性が失われ、チームとしてのパフォーマンスや信頼性も低下します。

また、業界によっては、営業がマーケティング部門や技術部門、カスタマーサクセスチームと連携して顧客対応を進めるケースもあります。その際、案件情報が一元管理されていなければ、連携ミスや対応の重複・抜け漏れが発生しやすくなり、顧客に対する印象にも悪影響を与えてしまいます。

4. 顧客満足度の低下

案件が管理されていない場合、顧客との約束を守れなかったり、期日を過ぎた対応をしたりすることが増えます。商談のステータスが正確に把握できていないと、顧客からの問い合わせに迅速に対応できず、信用を失うことになります。こうした対応は、顧客満足度を大きく下げ、信頼関係が崩れ、他の競合に移ってしまう可能性があります。顧客満足度が低下すれば、クロスセルやアップセルの活動にも影響が出て、売上にも悪影響を及ぼします。

5. 売上予測や営業分析ができない

案件管理が不十分な状態では、商談の進捗や受注確度が可視化されず、売上の見込みを正確に立てることができません。

パイプラインが整理されていないと、どの案件が今月・来月の売上に繋がるのかを把握できず、予測が感覚や経験に頼った不確かなものになってしまいます。特に複数の営業担当者が並行して案件を持っている場合、営業マネージャーにとって「どこに注力すべきか」「誰を支援すべきか」を判断できないことは、大きな課題となります。

また、過去の商談履歴や失注案件の情報が管理されていなければ、営業活動のどこに改善の余地があるかが見えず、同じ失敗を繰り返すリスクも高まります。

加えて、データに基づいた分析ができなければ、経営レベルで「どの市場に注力すべきか」「どの顧客セグメントが最も利益に直結するか」といった戦略的な判断も困難になります。

案件管理の基本的なステップ

案件管理では、商談の進捗を正確に把握し、次に取るべきアクションを明確にすることが求められます。

そのためには、日々の営業活動を以下のようなステップで管理・運用していくことが効果的です。

1. 案件の登録

まず、商談が発生した時点で、その案件を登録/記録します。登録時に必要な情報としては、顧客の基本情報（企業名、担当者名、連絡先など）、商談内容、担当者、案件のステータスなどが含まれます。この初期登録が曖昧だったり漏れていたりすると、後からの進捗追跡や適切なフォローアップができなくなる恐れがあります。

案件の登録を行うことで、情報が一元化され、営業チームが必要なときにすぐに商談の詳細を確認できるようになります。また、案件の進行に合わせて情報を随時更新していくことが重要です。

2. ヒアリングと状況収集

案件を登録したら、次に行うべきは顧客の課題やニーズを把握するためのヒアリングです。ここでは、以下のような情報を意識して収集します。

• 現在抱えている業務上の課題や改善したいポイント
• 導入の目的や背景
• 予算感・導入時期（BANT情報）
• 決裁者や関係者の構成
• 過去に他社製品を検討した経験があるか

こうした情報があってはじめて、商談の温度感（見込み度）やステージ判断が可能になります。また、ヒアリングした内容はすぐに案件に紐づけて記録することで、後の提案活動や社内共有にも役立ちます。

3. 案件の進捗管理

商談がスタートしたら、案件ごとに進捗状況を管理していきます。商談のステージ（例：アプローチ段階 → ヒアリング段階 → 提案段階 → 交渉段階 → 契約）を明確に定義し、それぞれの段階で必要なアクションを把握しておきましょう。

進捗管理では、「どこで時間がかかっているか」「次の行動は何か」といった観点で確認を行い、停滞やトラブルがあれば早期に対応することがポイントです。ステージ定義が曖昧だと、進捗判断が人によってブレてしまうため、チーム全体で共通認識を持つことが重要です。

4. フォローアップと調整

案件の状況に応じて、定期的にフォローアップを行い、問題があればスムーズに調整して対応しましょう。フォローの例としては、検討状況の確認をするメール、追加で提案をするための資料の送付、セミナー・ウェビナーの案内などがあります。特にBtoBの場合、商談が長期化しやすいため、連絡が途絶えることで顧客が競合に流れてしまうリスクもあります。

フォローアップでは、顧客の検討状況はどうなのか、商談が進展しそうかなど確認しましょう。また、商談中にニーズが変化するケースもあるため、常に最新の情報を確認しながら柔軟に調整する姿勢が求められます。常に顧客の状況を把握し、適切な対応をすることを心がけましょう。

5. 案件のクローズ

商談が進み、成約に至った場合、その案件をクローズします。クローズ時には、契約書の作成や条件の最終確認、納品スケジュールの調整、請求・支払い条件の確認などを丁寧に行います。加えて、アフターサポートやオンボーディング、定期フォローなど、成約後の対応計画もセットで考えておくことが理想的です。

また、商談後にはチーム内での振り返りを行い、その案件についての反省点や成功要因を共有し、次回に活かすことも重要です。なお、失注した案件についても、理由を記録しておくことで、将来的な再アプローチに活かすことができます。

業種別に見る案件管理の特徴

案件管理はすべての業界に共通して重要な業務ですが、その運用方法や重視されるポイントは業界ごとに異なります。各業界の特徴を理解し、その業界に最適な案件管理を行うことが重要です。ここでは、BtoB、BtoCの2つの業界について、案件管理の特徴を解説します。

BtoB業界における案件管理

BtoB業界では、商談が長期化しやすく、複数の関係者が関与することが多いのが大きな特徴です。そのため、BtoBの案件管理は単に「進捗を追う」だけでなく、関係者同士の情報共有や社内調整、決裁構造の把握までを含めてマネジメントする必要があります。以下では、BtoB案件を管理する上で特に重視したいポイントを3つの視点でまとめました。

長期的な商談プロセス

BtoBの商談は、初回の問い合わせから契約に至るまで数ヶ月〜半年以上かかるケースも多く、途中で状況が変わることも少なくありません。例えば、製造業における設備導入やSaaS企業が大企業にシステムを提案する場合など、複数回の提案・調整・検討が必要になります。このため、案件管理では、談の進捗状況を細かく追い、各段階で取るべきアクションを明確にすることが必要です。

さらに、大企業や複数部署にまたがる商談では、「案件単位」ではなく「アカウント単位」で全体の関係性を見ながら動くアカウント営業の視点が不可欠です。例えば、すでにIT部門とは契約しているが、今後は人事部門や経営層にも展開したいといったケースでは、部署間の接点や過去の履歴を把握しながら、長期的に関係を育てていく必要があります。

このように、長期化するBtoB商談では、単なる進捗管理ではなく、「関係を深めて広げる」という視点を持った案件管理が求められます。

複数のステークホルダーとの調整

BtoBの商談では、営業担当者だけでなく、開発部門・技術部門・購買・経営層・法務など、社内外の多くの関係者が関わります。

そのため、案件管理では単なる連絡調整にとどまらず、「誰が最終的な意思決定者か」「決裁プロセスはどうなっているのか」といった、商談の進め方そのものを理解し、戦略的に対応していくことが求められます。例えば、現場担当者からは高評価を得ていても、決裁者の関心や懸念に応えられていなければ契約には至りません。

また、企業によっては、「現場承認 → 課長決裁 → 本部長承認 → 稟議書提出 → 契約」といった段階的な承認フローをたどる場合もあります。そのため、営業担当者は、

• 誰が情報を求めているのか（情報収集層）
• 誰が判断しているのか（キーパーソン）
• 誰が決裁するのか（決裁者）

を見極め、それぞれの役割と関心に応じた対応を整理・管理しながら案件を進める必要があります。こうした複雑な構造を正確に把握し、ステークホルダーとの関係性を記録・可視化することが、スムーズな社内調整と商談において重要なポイントとなります。

営業プロセスの詳細なステップ化

BtoB営業では、商談の進め方が複雑で、業種や顧客によってステップが異なることも多いため、案件ごとにステージを明確に管理することが欠かせません。例えば、「初回打ち合わせ → 要件ヒアリング → 提案書提出 → デモ実施 → 価格交渉 → 契約」というように、段階を細かく分けて進捗を管理することで、営業担当者は次にやるべきアクションを迷わず実行できます。また、CRM/SFAなどのツールを活用すれば、各ステージにある案件数や失注率、滞留期間などを定量的に分析でき、営業マネージャーによる改善策の立案や、重点アプローチ先の選定にも役立ちます。

BtoC業界における案件管理

BtoC業界における案件管理は、スピードと効率が最も重視される領域です。BtoBと異なり、商談の期間が短く、顧客の購買行動も感情やタイミングに左右されやすいため、案件を個別にじっくり追うというよりは、「今」アクションを起こすべきリードを見極め、素早く対応することが求められます。ここでは、BtoC業界における案件管理の特徴と、実務で押さえておきたいポイントを3つの視点から整理します。

短期的な商談プロセス

BtoCにおける商談は、顧客が興味を持ってから購入に至るまでの期間が非常に短いのが特徴です。例えば、家電量販店での対面販売や、ECサイトでの問い合わせ対応では、数時間〜数日で意思決定が完了することも多く、タイミングを逃せば購買機会はすぐに失われます。そのため、案件管理では、「どのリードが今、購入を検討しているのか」「問い合わせに即時対応できているか」を把握し、アクションをリアルタイムで取る体制が必要になります。

迅速な対応と決定

BtoCの顧客は、「今買いたい」「今だけ安い」「急ぎで必要」といった一時的な動機で動くことが多く、そのチャンスを逃さない即応力が重要です。例えば、セール期間中に製品について問い合わせがあった場合、即時に在庫確認・見積提示・購入導線の案内を行えるかどうかで、成約率は大きく変わります。

案件管理では、「お問い合わせから●時間以内に対応」「購買意欲が高い顧客に●分以内に架電」など、対応ルールやSLA（サービスレベルアグリーメント）を設定し、営業プロセスにスピード感を持たせることが成果につながります。

大量のリードを効率的に管理

特にWeb経由で集客するBtoC業態（ECサイト、オンライン塾、不動産見学、保険比較サイトなど）では、大量の見込み顧客（リード）を同時に扱う必要があります。すべてのリードに対して個別対応を行うのは現実的ではないため、以下のような絞り込み・優先順位付けが重要です。

• 「資料請求＋電話問い合わせ」など複数アクションがあるリードを優先
• 「閲覧ページが価格比較・FAQ」など購入意欲が高い動きをしたリードを抽出
• 「過去の購入履歴がある顧客」を優先フォローする

このように、顧客の行動履歴（閲覧ページ、問い合わせの有無、過去の購入状況など）をもとに、関心度や購入意欲を判断するための「見極めポイント」を設定しておくことで、対応の優先順位を明確にすることができます。例えば、「複数のページを閲覧し、問い合わせもしている顧客」は、確度の高いリードとして早めにアプローチするといった対応が可能になります。

このような判断軸を使って、今アクションを起こすべき顧客を選び、効率的に案件を進めていくことが、BtoC案件管理の大きなポイントです。

案件管理ツールの種類

案件管理を効率的に行うためには、適切なツールを使うことが重要です。ここでは、よく使われる案件管理ツールの種類について解説します。それぞれのツールには特徴やメリットがあるので、どのツールが自社の営業プロセスに最適かを選ぶ参考にしてみてください。

ExcelやGoogleスプレッドシート

ExcelやGoogleスプレッドシートは、案件管理の導入初期によく使われるシンプルな方法です。予算をかけずにすぐ始められるため、小規模な営業組織や、営業担当が1〜2名の企業には特に適しています。

特徴とポイント

• すぐに使える・コストがかからない： ExcelやGoogleスプレッドシートは、すでにパソコンにインストールされていることが多く、コストをかけずに始めらる
• 柔軟にカスタマイズできる：自社に合わせて項目やシート構成を自由に編集可能
• 手作業での更新が必要： 情報の入力・更新が手作業のため、更新漏れやミスのリスクが高く、案件数が増えると管理が煩雑に

Excelやスプレッドシートは「小さく始める」のに最適ですが、案件数が増えてきたタイミングで次のステップへの移行を検討するとよいでしょう。

CRMツール

CRM（顧客管理）ツールは、顧客とのやりとりを中心に、商談履歴や対応内容を一元管理するツールです。「誰に」「いつ」「どんな対応をしたか」がすぐに確認でき、営業だけでなく、カスタマーサポートやマーケティング部門との連携にも役立ちます。

特徴とポイント

• 顧客情報を一元管理：企業名、担当者情報、連絡履歴、案件ステータスなどが一画面で確認可能
• 営業活動の可視化： 商談の進捗や対応履歴を全員がリアルタイムで共有できる
• 作業の自動化：メール送信、リマインダー、顧客対応のタスクなどを自動で処理できる

CRMツールは、チームで案件を共有したい企業や、顧客対応の履歴を正確に残しておきたい場合に特に効果を発揮します。

SFAツール

SFA（営業支援）ツールは、営業担当者の活動や案件進捗を可視化し、営業プロセス全体を効率化・自動化するツールです。営業チームが複数いる中堅〜大企業では、個々の営業活動を把握・分析する手段として非常に重要です。

特徴とポイント

• 営業活動の自動化：訪問・架電記録、進捗更新、次回アクションの設定などを自動管理
• 営業データの可視化：案件の滞留状況や受注見込みがグラフや数値で一目でわかる
• レポート機能で成果を分析：営業実績をもとに、改善点や成功パターンを見つけやすくなる

案件数が多く、マネージャーが複数人の営業担当者を管理する場合は、SFAの導入によってチーム全体のパフォーマンスが向上します。

下記のそれぞれを比較した内容を表で整理しました。各ツールの特徴が簡単に比較でき、どのツールが自社に適しているかを判断しやすくなります。

ツール選びのポイント

案件管理ツールは、業務の規模や課題感に応じて選ぶのが基本です。

案件管理ツールを使うメリット

案件管理ツールを導入することで、営業チームは効率的に営業活動を進めることができ、商談をスムーズに進行させることが可能になります。ここでは、案件管理ツールを使うことで得られるメリットについて、具体的に解説します。

データの一元管理と共有

案件管理ツールを導入する最大のメリットは、顧客情報や案件の進捗を一元的に管理できる点です。営業担当者だけでなく、マネージャーや他部門のメンバーもリアルタイムで最新情報を共有できるようになり、情報の行き違いや二重対応を防ぐことができます。特に複数人で案件を対応している場合や、部署をまたいだ連携が必要な場合には、効果的です。

営業活動の効率化

案件管理ツールを使うことで、営業活動の多くの作業が自動化されます。例えば、商談の進捗をリアルタイムで記録したり、必要なアクションをタスクとして登録したりすることで、営業担当者が手動で行っていた作業を軽減できます。また、ツールの機能を活用して、、営業担当者は本来の営業活動に集中できます。

案件の優先順位付けの容易さ

案件管理ツールでは、複数の案件が同時に進行する中で、優先順位を付けることが容易になります。システム内で案件のステータスや進捗状況、見込みのある売上額などを一目で確認できるため、最も重要な案件にリソースを集中させることが可能です。優先順位を適切に付けることで、時間とリソースを効率的に配分し、重要な商談を逃すことなく、売上の最大化を図ることができます。また、案件ごとに設定した期限やアクションをリマインダーで管理できるため、タイムリーに対応すべき案件を見逃すことがなくなります。

見積もりや契約書作成の自動化

案件管理ツールには、見積もりや契約書の作成を自動化する機能があることが多いです。営業担当者はテンプレートを使って、すばやく見積もりを作成したり、契約書を生成したりすることができます。また、手動で行う際のミスを減らし、時間の節約になります。

営業活動の可視化と分析

案件管理システムは、営業活動を可視化し、データ分析が可能です。例えば、どの案件が進捗しており、どの案件が停滞しているのかをグラフやダッシュボードで確認できます。また、営業チーム全体のパフォーマンスや、営業活動の成功率を測定することができ、次に向けての改善点を明確にすることができます。このデータを基に、営業戦略やアクションプランを見直すことができます。

顧客との信頼関係の強化

案件管理システムでは、顧客とのやり取りの履歴が自動的に記録されるため、過去の接触内容やニーズを容易に参照でき、顧客一人ひとりに対して適切なタイミングでアプローチを行うことが可能になります。さらに、継続的なフォローアップや提案がしやすくなり、顧客との信頼関係を強化するために役立ちます。

スケジュール管理とリマインダー機能

案件管理システムには、スケジュール管理やリマインダー機能が搭載されていることが多いです。これにより、営業担当者は重要な商談やフォローアップのタイミングを見逃すことなく、適切なタイミングで顧客と連絡を取ることができます。また、商談の進捗に応じて必要なアクションを忘れずに実行でき、案件の成功確率を高めることができます。

案件管理システム選びのポイント

案件管理システムを選ぶ際には、単に多機能であることだけでなく、自社の営業プロセスや規模に合ったシステムを選ぶことが重要です。システム選定は、営業活動の効率化に直結するため、慎重に選ぶ必要があります。以下のポイントを参考に、最適なシステムを選びましょう。

自社のニーズに合ったシステム選定

案件管理システムを選ぶ際、まず重要なのは自社の営業活動や業務フローに合ったシステムを選ぶことです。例えば、BtoB営業を行っている企業では、複数の担当者や部門が関わることが多いため、チーム全体での情報共有がしやすいシステムが必要です。一方、BtoC営業の場合は、短期間での商談成立が求められるため、リアルタイムで進捗が把握できるシステムが適しています。自社の営業スタイルや規模に合わせて、必要な機能（例: 商談ステータス管理、見積もり作成、契約書作成など）を考慮して選びましょう。

ツールの使いやすさと柔軟性

営業担当者が日々使用するツールであるため、案件管理ツールは使いやすさが非常に大切です。直感的に操作できるインターフェースや、データの入力・更新が簡単にできる機能が求められます。さらに、業界や企業によって営業プロセスが異なるため、システムのカスタマイズや設定が容易であることも重要です。例えば、自社の営業フローに合わせて商談のステージを設定できる機能があれば、より効率的に業務を進めることができます。システムが自社にフィットするかどうかは、無料体験や試用版を使って確かめることをおすすめします。

サポート体制と導入後のトレーニング

システム導入後にスムーズに使いこなすためには、サポート体制がしっかりしていることが重要です。システム提供会社がどのようなサポートを行っているか（例：FAQ、オンラインサポート、電話サポート）を事前に確認しましょう。また、システムに慣れるためのトレーニングが提供されるかどうかも確認するポイントです。特に、新しくシステムを導入する場合、営業担当者がスムーズに操作できるようにトレーニングを行うことが運用を定着させるための重要なポイントとなります。