グループウェア選定の3大ポイント

定着率

・「操作性」が高いものを選ぶ
・グローバル企業では
「多言語対応」の有無が選定基準

機能

・利用率が高い「スケジュール」「メール」機能を重視
・最初から多機能な製品は不要

コスト

・グループウェアは全社員で利用することが前提
・低コストであるほど好ましい

選定のポイント①「定着率」

グループウェアを導入する際には、どの点を重視すべきでしょうか。
結論として、グループウェアは利用者の「定着率」を最優先に考えて選ぶべきです。

情報システム部門を対象に実施された調査によると、グループウェアの導入を見送る理由として「導入後に現場へ浸透するか不安である」と回答した企業が44.8%にのぼりました。グループウェアは、全社員が横断的に活用してこそ、その真価を発揮します。そのため、企業に与える影響は非常に大きいものです。また、一度導入したグループウェアを他社製品に切り替える際には、多大な工数がかかります。せっかくコストをかけて導入したツールが十分に活用されず、大きな損失を招かないよう、グループウェアの選定にあたっては「定着率」を重視することが重要です。

現場も「操作性」を最優先

グループウェアに求めるポイント　※複数回答

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（出展：グループウェアの利用状況に関するアンケート　/　キーマンズネット）

キーマンズネットの調査によると、企業がグループウェアに最も求めるのは「操作性」であり、61.5%の支持を集め、他の要素を大きく引き離してトップとなっています。これは、グループウェアが定着しない最大の原因が使い勝手の悪さにあることを示しています。

また、同調査で3位に挙げられた「ユーザーインターフェース」（45.0%）も、現場の使いやすさへの配慮が重視されていることを裏付けています。一方で、「機能の豊富さ」は32.5%、「AI機能」は18.3%にとどまり、多機能や高機能であることを重視する企業は少数派であることが分かります。全社員が常にアクセスし利用するソフトウェアだからこそ、機能の多さよりも「操作性」が重要視されていると言えるでしょう。

現場に使われないグループウェアを導入してしまわないために、製品トライアルを活用して「操作性」を入念に確認するようにしてください。もちろんZoho Connect は無料で製品の完全版をお試しいただけます。

グローバル企業では「多言語対応」が選定基準に

グループウェアは、基本的に全社員が利用するものです。そのため、外国籍の社員が多いグローバル企業においては、言語切り替え機能の有無に注目することが重要です。
言語の切り替え機能の有無は、まさに「操作性」に直結し、その結果として利用者の定着率に大きく影響します。

Zoho Connect は、「操作性」に優れた「多言語対応」
のグループウェアとして世界中で選ばれています

Zoho Connect は、世界中で6,000社以上、100万人を超えるユーザーにご利用いただいているグループウェアです。
最大の特長として高く評価されているのは、直感的で操作性に優れたインターフェースです。ITリテラシーが低い方でもすぐに利用を開始できるため、情報システム部門や経営者が抱える「導入後に現場に浸透するかどうか」という不安を解消します。こうした課題に真摯に向き合い、高い定着率を実現したグループウェアです。

ぜひ、いますぐ製品トライアルを活用して、その優れた「操作性」をご体験ください。

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世界中で利用されることを前提に、インターフェースは日本語や英語のほか、中国語やドイツ語、フランス語、ロシア語、韓国語など多くの国の言語に対応しています。
グローバル企業に特にご好評いただいているのが、翻訳機能です。Zoho Connect 内の投稿・コメントは即座に翻訳されますので、利用者は言語の壁を超えてかんたんにコミュニケーションできます。

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選定のポイント② 機能はまず
「スケジュール」と「メール」を重視

グループウェアの利用頻度の高い機能

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（出展：グループウェアの利用状況に関するアンケート　/　キーマンズネット）

キーマンズネットの調査によると、多様なグループウェア機能の中でも、現場での利用頻度には明確な偏りが見られます。企業の規模を問わず、特に「スケジュール管理」と「メール機能」の利用頻度が高く、これらはグループウェア選定時に最も重視すべきポイントと言えるでしょう。一方で、一見便利に思えるタスク管理機能は、現場ではあまり積極的に活用されていないことが明らかになりました。

グループウェアを導入する際には、「多機能であること」を選定基準にする必要はありません。まずは「スケジュール管理」や「メール機能」の操作性をしっかりと確認し、その上で「施設予約」や「ファイル共有」など、自社に必要な機能が追加可能かどうかを慎重に見極めることが重要です。

Zoho 製品ならではの、優れた拡張性

Zoho 製品は、その高い柔軟性と拡張性により、業種や企業規模を問わず、幅広い企業に導入されています。
例えばグループウェアにメール機能を追加したければZoho Connect にZoho Mail を追加するのがおすすめです。オンライン会議機能を付加するならばZoho Meeting が提供されています。このように必要なときに必要な機能を拡張しながら、常に最小限のコストで運用できるのがZoho 製品の特徴です。

生産性向上に貢献するZoho 製品を統合したZoho Workplace というパッケージもご用意しておりますので、企業の成長に合わせて最適なプランをご選択いただけます。

選定のポイント③「コスト」をしっかりと比較する

こちらは「グループウェアを利用していない理由」を訪ねた別の調査結果です。
「利用コストが高い」が33.3%、「上層部に対して費用対効果の説明が難しい」が16.7%を占める結果となっています。

グループウェアを利用していない理由

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（出展：グループウェアの利用状況に関するアンケート　/　キーマンズネット）

たしかにグループウェアの導入効果である「コミュニケーションの円滑化」や「情報共有」は体感として得られたとしても、社内に費用対効果を明示しにくいものです。また、グループウェアは年々、高機能化・高額化しています。

例えば、Google Workspaceのスタンダードプランは1ユーザーあたり月額が￥1,600（2025年現在）となっており、社員数によっては年間で大きな負担となります。

Zoho Connect と他社製品の比較

Zoho Connect の特徴はその圧倒的な低価格で、グループウェア導入における「コスト」「費用対効果」の懸念を解消しています。
オーソドックスなエンタープライズプランにメール機能を付加しても、1ユーザーあたりの月額わずか￥220/月（年間払いの場合）でご利用開始していただけます。これは、他社グループウェアのわずか1/3のコストです。

製品ユーザー月額
￥220 / 月～
G社グループウェア￥1,600 / 月～
M社グループウェア￥899 / 月～
C社グループウェア￥600 / 月～
N社グループウェア￥600 / 月～

※ いずれも法人プラン、年間払いの場合の最安値。Zoho Connect は Zoho Mail をオプションとして追加
（Zoho Mailライトプラン + Zoho Connect エンタープライズプラン）とした場合の月額。
低コストで使いやすく、定着率に優れたZoho Connect が、御社のコミュニケーション課題を解決に導きます。ぜひ、無料の製品トライアルをお試しください。

導入事例

“予定・連絡・マニュアル”を一つに。
大学研究室に最適な情報基盤をZoho Connect で構築

課題

研究室として扱う情報量が多く、情報が流れていくスピードが速いので、メールを学生が見逃すこともあり同じ連絡を何度も送る必要が発生していた。

施策

研究室のさまざまな情報をひとつにまとめる「情報共有の基盤」として、グループウェア「Zoho Connect」を導入。

結果

Zoho Connect だけ見れば、研究室運営に必要な情報がすべて揃う状況が実現。学生が行事やゼミの予定を見落とすケースも減り、教授の負担も削減。

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「年度が替わっても情報をそのまま引き継げるZoho Connect の使い勝手の良さは、研究室運営にとって非常に大きな価値です」

芝浦工業大学 建築学部 建築学科 教授
博士（工学）　志手 一哉 氏

芝浦工業大学の志手研究室では、基礎研究からゼネコンとの共同研究まで、幅広いテーマが同時並行で進行する中で、情報共有に課題を抱えていました。

従来はメールやクラウドストレージを併用して情報管理を行っていましたが、情報が散在し、過去の資料が埋もれてしまうため、新入生への情報受け渡しが円滑に進まないという問題がありました。そこで同研究室では、予定や連絡、マニュアルを一元管理できるグループウェアとして「Zoho Connect」を導入し、課題の解決を図りました。

導入後は、予定とフィードが連動する仕組みにより、リマインドもスムーズに。特に高く評価されているのがマニュアル機能で、
研究室のルールや機材の使い方を体系的に整理することで、年度替わりの引き継ぎにかかるコストを大幅に削減しています。

また、外部ゲスト機能の導入により、OB・OGとの適切な範囲での情報共有が可能となりました。「ここを見ればすべてがわかる」という情報基盤を構築したことで、教員の管理負担が軽減されるとともに、学生の迷いも解消。研究室運営の効率化と活発なコミュニケーションの両立を実現しています。

※本資料は各社製品ページの情報(1)をもとに作成しています。なお、製品の実際と異なる場合においても、弊社では責任を負いかねます。
(1)https://workspace.google.com/intl/ja/
※掲載情報は2025年9月18日時点のものです。最新情報につきましては、必ず各社にお問い合わせのうえご確認ください。
※本ページ／本文書に記載されている会社、ロゴ、製品の固有名詞は各社の商号、商標、または登録商標です。