メルマガ配信ツールを利用して自社のメール配信をGDPRに準拠させるには?

2018年5月25日に施行された一般データ保護規制(GDPR)では、メールマーケティングにおいてもその対応が迫られています。Zoho CampaignsはGDPRを準拠する為に必要な機能を備え、メールマーケティングにおけるGDPR対応をサポートします。

ダブルオプトインでメーリングリストの質を向上

Zoho Campaignsのダブルオプトインでは、メルマガの購読登録をするすべての個人に対して登録完了時に認証メールを送信することで、関心の高いメルマガ登録者のみをメーリングリストに登録することが可能です。2段階のメルマガ登録認証を行うことで、メーリングリストの健全性を高めます。

法律に準拠した個人データ管理

さまざまな用途でメルマガ登録者のデータを利用するには、GDPRに準拠した正当な目的が存在する必要があります。Zoho Campaignsでは、利用目的が単一でも複数でも「契約」「同意」「法的義務」「正当な利益」「公益性」「重要な利益」のいずれかの法的根拠をもとにデータの処理を行います。この方法は、正当な個人データ収集と利用に役立ちます。

注:各データ利用が法律的に正当か否かの判断につきましては、専門の法律顧問にご相談ください。

メルマガ受取同意の明確化

法律に準拠したデータ利用では、マーケティングメールを送信する前に、同意確認メールをメルマガ登録者に送信する必要があります。これにより、イベント、展示会、Webセミナーなどから製品・サービスに関心を持った登録者が、メルマガの受取に同意するかどうかの意思を明確にすることができます。Zoho Campaignsでは、同意メールに「受信拒否」のオプションが備わっており、その場でメルマガ拒否の意思表示をすることが可能です。

データ利用の透明性を向上

GDPRで定められたアクセス権に基づき、メルマガ購読者がいつでも自分の個人情報にアクセスすることが可能です。メルマガ登録者は、自分のデータが正当な目的で使われているかどうかを確認できます。Zoho Campaignsでは、メルマガ登録者の個人データを機械読取可能な形式でエクスポートでき、メルマガ登録者から請求された際にはデータをメールで送信することが可能です。

注:メルマガ登録情報が含まれるファイルは、パスワードで保護する必要があります。メルマガ登録者の要望に応じてエクスポートして共有した後は、データを削除することをおすすめします。

署名で送信者情報をスムーズに共有

名前、連絡先情報、納税識別番号(TIN)など、送信者の詳細を署名として追加して、メールマーケティングの透明性を向上しましょう。Zoho Campaignsでは、すべてのメールに署名(送信者情報)の差し込みタグの追加が義務づけられます。

注:代表者名と、連絡先メールアドレスの詳細は必須項目です。組織の住所、連絡先電話番号、TINや、その他の詳細は選択項目です。

メルマガ登録者の情報の入手経路を公開

Zoho Campaignsでは、メーリングリストの作成中に、個人情報の入手経路の明示が義務付けられています。詳細は、メールのフッターに自動追加され、メルマガが送信された理由を、登録者にお知らせされます。

メルマガ登録者が受信したい内容だけ配信

メルマガ登録者がコンテンツを選べる差し込みタグを追加すれば、関心度の高いタイムリーな内容だけを配信できます。登録者が受信したいメールのタイプを簡単に選択できるので、開封率やクリック率が向上します。

メルマガ登録者の個人情報を随時更新

GDPRで定義された個人情報を修正する権利(訂正権)に基づき、メルマガ登録者はいつでも自分の個人情報を編集する権利を持っています。Zoho Campaignsでは、メールフッターにプロフィール更新用のリンクを追加することで、メルマガ登録者自らの手で情報を更新することが可能です。

個人情報を削除する権利

メルマガ登録者は、GDPRの削除する権利/忘れられる権利にもとづいて、個人情報の削除を要請する権利を持っています。メールのフッターから、個人データを削除できる登録解除リンクにアクセスできます。

個人データ削除の詳細はこちら

データの暗号化による個人情報の保護

データの保護は、GDPRの最重要課題です。メルマガ登録者の個人情報の保護が第一優先となります。Zoho Campaignsでは、ワンクリックでカスタム項目の暗号化を行うことが可能です。

個人情報保護方針の周知

メルマガ登録フォームに個人情報保護方針(プライバシーポリシー)を追加しましょう。GDPRの情報の通知を受ける権利に基づいて、Zoho Campaignsで作成する登録フォームには、個人情報保護方針の下に詳細情報のリンク追加をできます。自社ブランドの情報保護の信用を高めることができます。

分かりやすい購読解除ステップ

関心の薄いメルマガ登録者は、メールのフッターに登録解除のリンクからワンクリックで配信リストから登録解除できます。削除する権利/忘れられる権利のもと、購読者が望んだ場合は組織から購読者の情報を消去することも可能です。

免責事項:GDPRの準拠は、テクノロジーのみでなく、人や業務プロセスにも依存します。Zoho Campaignsでは、GDPRをはじめとする法律を遵守するためのソリューション提供に最善の努力をしています。ここに掲載された内容は、法的助言として依拠すべきものではありません。 GDPRの影響に関して、またGDPR準拠に必要なことについては法律顧問にご連絡ください。