ドキュメント

Zoho Booksのドキュメント機能では、すべてのドキュメントを一か所で効率的に保管できます。領収書などのドキュメントをアップロードし、経費や受取請求書などの取引に添付できます。自動スキャンを有効にすると、アップロードしたすべてのドキュメントが自動でスキャンされ、新しい取引をすぐに作成できます。また、これらのドキュメントは、後で利用しやすいように任意のフォルダーに分類できます。

ドキュメント機能の主な特長

• 顧客からアカウントにドキュメントを直接メール送信してもらえます。
• 自動スキャンでドキュメントからデータを取得できます。
• スキャンしたドキュメントを取引に変換できます。
• フォルダーを作成してファイルを整理できます。
• フォルダー単位でユーザー権限を設定できます。

ドキュメントタブの有効化

ドキュメントタブを有効にするには：

• Zoho Books画面の左サイドバーから［ドキュメント］をクリックします。

初めてドキュメントタブに移動すると、［自動スキャンの設定を有効にする］よう求められます。

Zoho Booksで自動スキャン機能を有効にすると、まもなくZoho Booksのドキュメント受信トレイに移動します。

ドキュメント受信トレイと自動スキャン

ドキュメント受信トレイは、ドキュメントタブ内の主要なフォルダーです。連絡先によってアップロードまたはメール送信されたすべてのドキュメントが保存されます。ドキュメントがアップロードされると自動スキャンされ、ドキュメント内の日付、金額、取引先名などのデータが取得され、新しい取引の作成時に自動入力されます。

ドキュメントが自動スキャンされると、次のステータスを確認できます：

• スキャン中：ドキュメントまたは領収書は現在自動スキャン中です。

• 処理済み：ドキュメントまたは領収書のスキャンとデータ取得が正常に完了しています。

• 読み取り不可：自動スキャンに失敗しています。判読できないデータ、解釈できない画像、または対応していない言語であることが原因の場合があります。

ドキュメントのスキャンが完了すると、到着時刻に基づいて受信トレイに表示されます。受信トレイ内のドキュメントはまだ取引に添付されていないため、対応が必要な保留中の作業を知らせるリマインダーとして機能します。

受信トレイのクリア

ドキュメントがZoho Booksの新しい取引に追加された場合、既存の取引（経費または受取請求書）と照合された場合、またはフォルダーに移動された場合、そのドキュメントは受信トレイから自動的に消去されます。

ドキュメントが受信トレイから消去されると、復元できなくなります。後で使用するためにドキュメントのコピーを保存したい場合は、ファイルを受信トレイから別のフォルダーに移動できます。フォルダー内のドキュメントを特定の取引に関連付けることは引き続き可能です。

自動スキャンの料金

自動スキャン機能は、すべてのプランのZoho Booksユーザーが標準で利用できます。無料スキャンを使い切った後もドキュメントの自動スキャンを続けるには、アドオン（月50回の自動スキャン）を購入する必要があります。

アドオン料金：

ドキュメントのアップロードとメール送信

Zoho Booksのドキュメントには、以下のいずれかの方法でファイルをアップロードできます：

• コンピューターから単一または複数のファイルをアップロードするか、ドラッグ＆ドロップします。
• Evernote、Dropbox、Box、Google ドライブ、One Drive、Zoho Docsなどのクラウドアプリケーションからドキュメントや領収書をアップロードします。
• 組織固有のメールアドレスにドキュメントをメール送信します。

ファイルをアップロードするには、［ファイルをアップロード］ボタンをクリックする必要があります。ここで、コンピューターから任意のファイルを選択したり、オンラインアプリケーションからアップロードしたりできます。

受信トレイへのファイルのメール送信

Zoho Booksのドキュメントタブでは、組織固有のメールアドレスが生成されます。これにより、顧客、仕入先、会計担当者がドキュメントをドキュメント受信トレイに直接メール送信できます。また、仕入先から受け取った領収書や受取請求書を、このメールアドレスに直接転送することもできます。

固有のメールアドレスを生成するには：

• ［ドキュメント］タブに移動します。
• 画面上部に表示されている［ドキュメントの送信先］というメッセージをクリックします。

すぐに利用できるシステム生成のメールアドレスを使用するか、［独自のアドレスを選択］をクリックしてカスタムのメールアドレスを取得できます。

組織の固有のメールアドレスを設定すると、あなたまたは連絡先がそのアドレスにファイルをメール送信でき、ファイルは受信トレイに届きます。

銀行明細の自動転送

メールから銀行明細をダウンロードし、その都度Zoho Booksにインポートするのは時間がかかります。銀行明細を個別にインポートする代わりに、Zoho Booksではメールから銀行明細を自動転送する仕組みを設定できます。転送されたメールは、Zoho Booksのドキュメントセクション内にある銀行明細専用フォルダーで確認できます。

銀行明細の自動転送の有効化

銀行明細の自動転送は、次の2つの簡単な手順で設定できます：

1. Zoho Booksで機能を有効にする
2. メールサービスプロバイダーで明細の自動転送を設定する 

Zoho Booksでの機能の有効化

銀行明細の自動転送を有効にすると、メールサービスプロバイダーから銀行明細が自動的に転送されます。有効にするには：

• 右上にあるフォルダーアイコンをクリックして、［ドキュメント］タブに移動します。
• ［受信トレイ］セクションの下にある［銀行明細］を選択します。
• ［今すぐ有効にする］をクリックします。

銀行明細の自動転送を有効にすると、Zoho Booksで固有のメールアドレスが生成されます。このメールアドレスは、メールサービスプロバイダーからZoho Booksへ銀行明細を自動転送するために使用されます。

必要に応じて、［編集］をクリックしてメールアドレスを編集できます。編集しない場合は、［コピー］をクリックして生成されたメールアドレスをクリップボードにコピーします。

メールサービスプロバイダーでの明細の自動転送設定

Zoho Booksで機能を有効にすると、メールサービスプロバイダー（Zoho MailやGmailなど）から明細を自動転送する設定ができます。一部のメールサービスプロバイダーについて、銀行明細をZoho Booksに自動転送する手順を用意しています。他のプロバイダーでも同様に設定できるほか、詳細については各サービスのヘルプセクションを参照してください。

• Zoho Mail
• Gmail
• Outlook

Zoho Mail

Zoho Mailから銀行明細を自動転送するには

• Zoho Booksで銀行明細の自動転送を有効にし、生成されたメールアドレスをコピーします。
• Zoho Mailを開きます。
• 右上にある［歯車］アイコンをクリックします。
• 銀行からの添付ファイルがあるメールをフィルターする新しい受信フィルターを作成し、詳細を入力します。

• ［処理］セクションで［メールの転送先］を選択します。
• メールアドレスを貼り付け、［保存］をクリックします。

Gmail

Gmailから銀行明細を自動転送するには

• Zoho Booksで銀行明細の自動転送を有効にし、生成されたメールアドレスをコピーします。
• Gmailを開き、［設定］に移動します。

• ［メール転送とPOP／IMAP］タブに移動し、［転送先アドレスを追加］をクリックします。

• ポップアップに生成されたメールアドレスを貼り付け、［次へ］をクリックします。
• 開いた新しいタブで［続行］をクリックします。GmailからZoho Booksの銀行明細受信トレイに認証コードが送信されます。
• ［銀行明細受信トレイ］でGmailからのPDFファイルを確認し、認証コードをコピーします。
• Gmailの設定にある［メール転送とPOP／IMAP］にコードを貼り付け、メールアドレスを認証します。メールアドレスが認証されると、転送先アドレスとして追加されます。
• ［フィルターとブロック中のアドレス］タブに移動します。
• ［新しいフィルターを作成］をクリックし、詳細を入力します。
• 銀行明細を受信している銀行のメールアドレスを入力します。
• 添付ファイルがあるメールのみをフィルターするため、［添付ファイルあり］の設定を選択します。
• ［フィルターを作成］をクリックします。
• ［次のアドレスに転送する］設定を選択し、ドロップダウンから転送先アドレスを選択して、もう一度［フィルターを作成］をクリックして設定を完了します。

Outlook

Outlookから銀行明細を自動転送するには

• Zoho Booksで銀行明細の自動転送を有効にし、生成されたメールアドレスをコピーします。
• Outlookを開きます。
• 右上にある［歯車］アイコンをクリックし、［設定］をクリックします。

• ［Outlookのすべての設定を表示］をクリックします。
• ［メール］セクションの下にある［ルール］タブを選択します。
• ［＋新しいルールを追加］をクリックし、適切な条件で詳細を入力します。

• 添付ファイルがあるメールのみが自動転送されるように、条件として［添付ファイルあり］を必ず追加します。
• ［処理を追加］セクションで［転送先］を選択し、生成されたメールアドレスを貼り付けます。

• ［保存］をクリックします。

他のメールサービスからも銀行明細の自動転送を設定できます。参考として、いくつかを以下に示します：

• Yahoo Mail
• iCloud Mail
• AOL Mail

Zoho Booksでの銀行明細と銀行の関連付け

銀行明細が銀行セクションに転送またはアップロードされると、その明細を銀行に関連付けられます。これを行うには：

• 右上にあるフォルダーアイコンをクリックして、［ドキュメント］タブに移動します。
• ［受信トレイ］セクションの下にある［銀行明細］を選択します。
• ［銀行に追加］をクリックします。

• パスワードを設定している場合は、［この明細はパスワードで保護されています］チェックボックスをクリックし、パスワードを入力します。
• 明細を関連付ける銀行を選択します。

• PDF明細の銀行を選択します。
• 利用規約に同意します。
• ［続行］をクリックします。

［続行］をクリックすると、銀行明細が上記で選択した銀行に関連付けられます。

フォルダー単位の権限

会計担当者、記帳担当者、ビジネスパートナーなど、信頼できる個人を組織のユーザーとして招待し、ドキュメントタブにアクセスできるようにすることで、アクセス権を付与できます。

組織に新しいユーザーを追加して役割を定義する方法については、ユーザーと役割に関するドキュメントを参照してください。

ドキュメントタブの権限

ドキュメントの表示：ユーザーが［ドキュメント］タブ内のすべてのファイルを表示できるようにする場合に使用します。ユーザーはタブ全体にアクセスできます。

ドキュメントのアップロード：ユーザーがファイルをアップロードおよび表示できるようにし、ドキュメントの削除は許可しない場合に有効にします。

ドキュメントの削除：ユーザーが［ドキュメント］タブ内のファイルを削除および表示できるようにします。

フォルダーの管理：この権限により、ユーザーは新規フォルダーの作成や既存フォルダーの管理を行えます。

フォルダーの管理

［ドキュメント］タブ内で、ドキュメントをさまざまなフォルダーに整理して管理できます。実行できる操作は次のとおりです。

• フォルダーの作成、名前変更、削除

• フォルダー単位の権限の割り当てを組織内の各ユーザーに対して行えます。

フォルダーの作成

新しいフォルダーを作成できるのは、管理者と「フォルダーの管理」権限を持つユーザーのみです。

新しいフォルダーを作成するには、左サイドバーの［フォルダー］の横にある［＋］アイコンをクリックします。

表示されたポップアップウィンドウで、［フォルダー名］を入力し、［保存］をクリックします。

ユーザーのアクセスに対するフォルダー単位の権限の設定。

フォルダーを作成するユーザーは、そのフォルダーへのアクセスを許可する他のユーザーに対して権限を設定できます。

フォルダーのアクセス権限は、新しいフォルダーの作成時または既存のフォルダーに対して設定できます。

新しいフォルダーの作成時に権限を設定するには。

• ［ドキュメント］タブの左パネルで、［フォルダー］の横にある［＋］アイコンをクリックします。

• ポップアップウィンドウが表示されるので、新しいフォルダー名を入力する必要があります。

• 次に、［フォルダー権限］を設定するオプションが表示されます。ここには次の2つのオプションがあります。

  • ［ドキュメントへのアクセス権限を持つすべてのユーザー］
  • ［カスタム］：ここでは、このフォルダーを表示できるユーザーを追加できます。

受信トレイからフォルダーへのファイルの移動

前述のとおり、受信トレイから取引にファイルを添付すると、［ドキュメント］タブからそのファイルは完全に削除されます。ファイルをタブ内に保存しておきたい場合や、今後複数の新しい取引で使用したい場合は、受信トレイからフォルダーに移動するだけです。

受信トレイからフォルダーにファイルを移動するには。

• ［受信トレイ］に移動します。

• 移動するファイルを選択するために、チェックボックスをクリックします。

• 上部に表示される［移動先］ドロップダウンをクリックします。

• ファイルの移動先となるフォルダーを選択します。

同じ手順で、あるフォルダーから別のフォルダーにファイルを移動することもできます。

取引へのドキュメントの添付

アップロードしたファイルは、Zoho Booksアカウントで作成した各種取引に添付できます。

取引にファイルを添付する方法は2つあります。

A. ［ドキュメント］タブからファイルを添付する：

1. 受信トレイまたはフォルダーから、取引に添付するファイルを選択します
2. 画面上部またはドキュメント一覧の右側に表示される［追加先］ドロップダウンをクリックします。
3. ドロップダウンから、ファイルを添付する取引の種類を選択します。

次のページに表示される取引には、自動スキャンで取得された日付、取引先名、金額などのデータが事前入力されています。

4. 残りのデータを入力して、取引を作成できます。

B. 取引からファイルを添付する：

B.1.見積書、受注書、請求書、経費、受取請求書などの既存の取引の場合：

• 取引をクリックして開きます。

• 右上にあるクリップアイコンをクリックします。

• ファイルを添付するために、［自分のドキュメント］を選択します。

• ［ドキュメント］タブからフォルダーまたは受信トレイを選択→添付するファイルを選択→［ファイルを添付］をクリックします。

B.2.新しい取引の場合：

• 任意の新しい取引を作成します。

• ［ファイルを添付］／［ファイルをアップロード］ボタンをクリックします。

• ［自分のドキュメントから添付］を選択します。

• ［ドキュメント］タブからフォルダーまたは受信トレイを選択→添付するファイルを選択→［ファイルを添付］をクリックします。

連絡先へのドキュメントの添付

連絡先にファイルを添付すると、顧客はあなたから受け取ったすべてのファイルの記録を保持できます。これらの添付ファイルを表示できるのは、顧客ポータルへのアクセス権を持つ顧客のみです。

連絡先にファイルを添付するには。

• ［連絡先］タブに移動します

• ファイルを添付する連絡先を選択します。

• 右上のクリップアイコンをクリックします。

• ファイルを添付するために、［自分のドキュメント］を選択します。

• 添付するファイルを選択します。

• ［ファイルを添付］をクリックします。

顧客ポータルからのドキュメントの表示

顧客ポータルへのアクセス権を持つ顧客は、添付ファイルを自分のポータルからも表示できます。

取引にファイルを添付する際は、［顧客ポータルとメールに添付ファイルを表示する］設定を有効にする必要があります

この設定は、次の場合に有効にできます。

1. 作成済みまたは既存の取引にファイルを添付する場合。

2. 取引の作成中にファイルを添付する場合。

連絡先にドキュメントを直接添付することもできます。これらのドキュメントには、契約書、資産・負債レポート、商品カタログなどが含まれます。顧客は、それぞれの顧客ポータルからこれらの添付ドキュメントを表示できます。

連絡先にドキュメントを添付するには

• ［連絡先］に移動します。

• ドキュメントを添付する連絡先を選択します。

• 右上のクリップアイコンをクリックして、ファイルを添付します。

• 次のメニューで［ドキュメント］をクリックし、Zoho Booksの［ドキュメント］タブからファイルを選択します。

• 最後に、ウィンドウ下部にある［顧客ポータルとメールに添付ファイルを表示する］ボタンを有効にします。

顧客は顧客ポータルのどこでドキュメントを表示できますか？

顧客ポータルでは、ホーム画面の［共有ドキュメント］にこれらの添付ファイルが表示されます。

顧客ポータルの設定について詳しくは、こちらをクリックしてください。

ドキュメントと取引の照合

経費や受取請求書などの新しい取引を作成する際、［ドキュメント］タブでは、仕入先名、日付、金額などの特定の照合ルールに基づいて最適な照合候補が提示されます。提示された照合候補を確認し、取引の作成時にドキュメントを取引に添付できます。

「照合候補」がユーザーにとって役立つ例をいくつか見てみましょう。

［ドキュメント］タブでの照合候補

アップロードされたドキュメントが自動スキャンされると、スキャンステータスとともに受信トレイに一覧表示されます。そこからドキュメントを選択すると、照合される可能性のある候補一覧が提示されます。これらの照合候補は、すでにシステムに入力されている取引です。

［統合］をクリックするだけで、既存の取引にドキュメントを添付できます。

新しい請求書、経費、または新しい銀行取引の作成時

Zoho Booksで新しい取引を作成する際、日付、取引先名、金額などの取引情報を入力し始めると、一致する可能性のあるドキュメントの候補一覧が表示されます。

候補の中に必要なドキュメントがある場合は、その横のチェックボックスを選択するだけで直接添付できます。

新しい銀行取引（経費や受取請求書など）を作成すると、領収書の情報に基づいて照合候補が提示されます。また、データが最も正確に一致している最適な照合候補も表示されます。候補を確認していずれかを選択し、取引を送信できます。

これにより、照合作業にかかる時間をさらに節約できます。

銀行取引明細の照合-未分類の取引とドキュメント

［銀行］タブ内の一部の取引は未分類であり、適切な領収書と照合する必要があります。分類するには、提示されたドキュメントを確認して1つ選択し、勘定科目を追加するだけです。

ドキュメントの自動スキャンにより、領収書から抽出された金額、日付、仕入先名などの残りの詳細が入力され、取引が照合されます。また、その取引にドキュメントも添付されます。

［ドキュメント］タブの検索

検索

［ドキュメント］タブには検索機能があります。Zoho Books画面の上部中央にある検索バーを使用して、特定のドキュメントを検索できます。［ドキュメント］タブでは、現在のコンテキスト内で検索されます。

たとえば、［すべてのファイル］タブを表示している場合、［すべてのファイル］タブ内のファイルが検索されます。［受信トレイ］、［フォルダー］、［ごみ箱］の場合も同様です。

検索は次のように機能します。

• 探しているドキュメントに含まれるドキュメント名、仕入先名、金額などの任意の単一の値を入力します。
• 検索結果には、一致するすべての結果が表示されます。これには、検索バーに入力した検索キーを含むすべてのドキュメントが含まれます。
• 結果を確認し、探しているドキュメントを選択できます。

詳細検索

探しているドキュメントに関する特定の情報が分かっている場合は、詳細検索を実行できます。

ここでは、特定の仕入先名や領収書の金額範囲など、ドキュメントを検索するための具体的な情報を入力できます。これにより、ドキュメントの受信トレイから最適な一致結果が取得されます。

メモ：現在、他の表示では、詳細検索で使用できる項目は［ファイル名］のみです。