Kelola proyek secara efisien dengan perangkat lunak Manajemen Tugas

Setiap hari, kita menghabiskan sebagian besar waktu untuk mengerjakan tugas mendesak tetapi berprioritas rendah dan menunda tugas terpenting. Prinsip Pareto 80/20 berlaku di sini, yaitu 80% tugas terpenting akan selesai jika Anda berusaha mengidentifikasi 20% tugas prioritas tinggi. Perangkat lunak manajemen tugas yang efektif harus memandu Anda untuk menemukan 20% tugas prioritas tinggi tersebut.

Dengan Zoho Projects sebagai perangkat lunak manajemen tugas, Anda akan menggunakan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas dan lebih sedikit waktu untuk mengelolanya. Modul manajemen tugas membantu Anda melacak pencapaian, mengatur dependensi, dan menyelesaikan tugas secara efektif sehingga produktivitas Anda meningkat.

Manfaat Utama Perangkat Lunak Manajemen Tugas

  • Membantu Anda mengatur, menetapkan, dan memprioritaskan tugas menggunakan kode warna, semuanya dari tempat terpusat.
  • Menguraikan proyek kompleks menjadi banyak tugas, baik yang terkait maupun dependen.
  • Mengintegrasikan semua tugas untuk memastikan kualitas produk bagi klien dengan biaya lebih rendah.
  • Meniadakan kebutuhan untuk mengingat semua tugas dan membuat Anda lebih produktif dengan mengirim pengingat yang tepat waktu.
  • Memungkinkan Anda mengatur tujuan dan pencapaian serta melacak dan mengelola tenggat waktu pelaksanaan.

Kelola Aktivitas Proyek dari Tempat Terpusat

Tugas proyek dan daftar tugas menjadikan pekerjaan Anda mudah ditata dan dikelola, di satu halaman terpusat serta di lokasi yang mudah diakses. Anda dapat memantau status tugas, menugaskannya ke anggota, mengatur dependensi tugas, mengirim email pengingat, dan melacak kemajuan proyek Anda. Anda pun bisa mengonversi email menjadi tugas.

Pencapaian

Pencapaian dapat digunakan untuk mengelompokkan tugas dan melakukan evaluasi cepat tentang seberapa dekat hasil kerja proyek dengan penyelesaiannya. Proyek Zoho mengelompokkan pencapaian sebagai mendatang, tertunda, diarsipkan, atau selesai.

Siapkan Proses Persetujuan Lembar Waktu

Kini Anda bisa menetapkan proses persetujuan untuk lembar waktu, guna merampingkan proses persetujuan dan penagihan. Entri yang tidak disetujui ditampilkan sebagai pemberitahuan dalam warna merah, di ikon Lembar Waktu di dalam setiap proyek. Dan entri lembar waktu dapat disetujui per item atau secara massal.

Aktifkan Timer untuk Tugas

Anda dapat memulai timer untuk tugas yang akan mencatat jam kerja aktual. Setelah menyelesaikan tugas, Anda dapat menghentikan timer. Dan entri Anda dicatat secara otomatis dalam lembar waktu. Anda dapat mencatat waktu untuk tugas harian atau mingguan dengan cara yang nyaman bagi Anda dan menghitung jam yang dapat ditagihkan dan yang tidak dapat ditagihkan untuk setiap proyek dengan mudah.

Subtugas

Subtugas digunakan untuk memecah tugas induk menjadi sejumlah anak tugas yang dapat ditetapkan dan dilacak secara terpisah dalam proyek. Pemecahan tugas menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, atau struktur uraian pekerjaan, seringkali dapat memberikan gambaran yang lebih baik tentang kemajuan proyek.

Tampilkan Tugas

Sekarang Anda bisa menampilkan tugas dengan lebih dari satu cara. Anda bisa menampilkan tugas dalam Tampilan Klasik, Tampilan Biasa, Tampilan Kanban, Tampilan Dependensi, dan Tampilan Gantt. Tampilan yang berbeda-beda ini membantu Anda melihat tugas dari berbagai perspektif dan menjelaskan status khusus dalam hasil kerja proyek.

Laporan Tugas

Anda dapat melihat laporan tugas dengan seketika di bawah Tugas & Pencapaian. Laporan tugas menyediakan tampilan terkonsolidasi semua tugas yang terbuka dan tertutup, dalam proyek yang dipilih. Anda bisa mengeklik dan melihat perincian pemilik, pencapaian, atau prioritas.

Memperbarui Tugas Sekaligus

Anda bisa memperbarui tugas secara selektif atau massal. Di Tampilan Klasik, Anda dapat menutup tugas, menetapkan prioritas, mengubah pemilik tugas, dan memindahkan tugas dari satu daftar tugas ke daftar tugas lainnya. Dan di Tampilan Biasa, Anda dapat menutup tugas, menetapkan prioritas, dan mengubah pemilik tugas.

Pengaturan Pengingat Tugas dan Durasi

Dengan pengingat tugas di Zoho Projects, Anda dapat terus mengetahui apa yang terjadi melalui email pengingat tepat waktu, sehingga Anda tidak melewatkan kegiatan penting di proyek Anda. Anda juga dapat mengatur durasi tugas dalam satuan hari atau jam berdasarkan kebutuhan proyek Anda. Anda bisa membuat tugas meskipun jika Anda tidak yakin kapan waktu mulainya di Zoho Projects.

Konfigurasikan Liburan dan Atur Jam Kerja

Dalam proyek apa pun, tanggal mulai, tanggal berakhir, waktu mulai, waktu berakhir, dan durasi tugas dihitung berdasarkan konfigurasi Jam Kerja. Sekarang Anda bisa secara otomatis mengatur pengingat tugas ke hari kerja sebelumnya jika hari itu jatuh pada akhir pekan.